Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007

При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Word, в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.

увеличить изображение
Рис. 1.34. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007

увеличить изображение
Рис. 1.35. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007

Уровень 3. Изменение параметров сохранения файлов Изменение папки, используемой по умолчанию По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в личную папку Документы. Для удобства работы можно выбрать другую папку.

Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
В категории Сохранение диалогового окна Параметры Word (рис. 1.36) введите другое имя в поле Расположение файлов по умолчаниюили нажмите кнопку Обзор и выберите нужную папку.

увеличить изображение Рис. 1.36. Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов Настройка формата файла для сохранения по умолчанию По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в формате Word 2007 (*.docx). Если, например, требуется создаваемые документы пересылать пользователям, у которых не установлен Office 2007, можно изменить этот формат.

Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
В категории Сохранение диалогового окна Параметры Word (рис. 1.37) щелкните по стрелке раскрывающегося списка Сохранять файлы в следующем формате и выберите требуемый формат.

увеличить изображение Рис. 1.37. Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении Заполнение свойств файла Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам. Свойства документа делятся на следующие пять типов. Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы. Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера. Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно. Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства. Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе. При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.

Нажмите кнопку Office, наведите указатель мыши на команду Подготовить и выберите команду Свойства.
Введите необходимые свойства документа в соответствующие поля (рис. 1.38).

увеличить изображение Рис. 1.38. Заполнение стандартных свойств документа

Для заполнения пользовательских свойств нажмите кнопку Свойства документа в левом верхнем углу области сведений о документе (см. рис. 38) и выберите команду Дополнительные свойства.
Во вкладках Документ и Прочие диалогового окна Свойства (рис. 1.39) введите необходимые свойства.

увеличить изображение Рис. 1.39. Заполнение пользовательских свойств документа