Филиал мгюа в Г. Вологде

Сохранение документа.По окончании создания или редактирования документа его следует сохранить в файле на диске. В пункте меню Файл для этого имеются две команды: Сохранить и Сохранить как…. Когда файл сохраняют впервые, любая из этих команд выводит на экран диалоговое окно Сохранить как. В этом окне надо выбрать папку, в которой должен быть сохранён файл, и ввести его имя в строке для ввода имени файла. Если требуется сохранить документ в новой папке, её можно создать тут же, пользуясь контекстным меню окна или кнопкой на панели инструментов

При последующих операциях сохранения этого файла команда Сохранить будет записывать новую редакцию поверх старой в том же файле, а команда Сохранить как… будет выводить диалоговое окно для сохранения новой редакции под другим именем и, при необходимости, в другой папке.

Сохранить файл можно, используя кнопку на панели инструментов комбинацией клавиш Ctrl+S. В обоих случаях при первом сохранении будет выведено диалоговое окно Сохранить как, а при последующих – новая редакция будет записываться поверх старой.

Предварительный просмотр и печать документа. Когда работа над документом закончена и его необходимо распечатать, имеет смысл вначале просмотреть на экране, как он будет выглядеть в напечатанном виде, все ли требования к его оформлению соблюдены. Для этого во всех текстовых редакторах есть команда Предварительный просмотр меню файл и соответствующая ей кнопка на панели инструментов Стандартная. По этой команде текстовый редактор открывает окно с документов в том виде, в каком он будет напечатан. Кнопки на панели инструментов этого окна позволяют:

- отправить документ на печать;

- перейти к просмотру следующей или вернуться к предыдущей странице;

- выводить на экран сразу две страницы;

- показать документ в другом масштабе;

- закрыть окно.

Если вы хотите увидеть в режиме предварительного просмотра сразу несколько страниц документа, то, щелкнув мышью кнопку «Несколько страниц» в панели инструментов просмотра, как показано, выберите нужное количество страниц и отпустите кнопку мыши. После этого в окне Word будет выведено изображение заданного вами количества страниц документа. Например, на рисунке отображен выбор просмотра документа перед печатью сразу на четырех страницах.

Если вид документа устраивает пользователя, можно сразу перейти к печати. В противном случае надо вернуться в окно редактирования, внести необходимые правки и (с предварительным просмотром или без него) запустить печать документа. Для этого используется команда Печать меню Файл или соответствующая кнопка панели инструментов Стандартная (или сочетание клавиш Ctrl+P). В появившемся окне Печать можно установить все необходимые параметры печати: как самого документа, так и количества копий, печати необходимых страниц и т.п.

Если вы хотите при печати документа определить параметры печати, отличающиеся от установленных по умолчанию, то в диалоговом окне Печать выберите принтер, выберите часть печатаемого документа и задайте номера печатаемых страниц или все страницы, количество копий (по умолчанию - 1 экземпляр).

Для определения дополнительных параметров качества печати щелкните кнопку «Свойства». В окне Свойства: принтер, выбирая вкладки Качество, Изображение, Бумага и др. (их состав может отличаться в зависимости от выбранного принтера), просмотрите и переустановите параметры настроек принтера.

Для вступления в силу внесенных изменений параметров печати щелкните кнопку «ОК» в окне Свойства: принтер. Для печати документа с установленными параметрами щелкните мышью по кнопке «ОК» в окне Печать.

1. Назовите группы программ подготовки текстов. 2. Чем отличаются текстовый редактор и текстовый процессор? 3. Перечислите основные функции текстового процессора Microsoft Word. 4. Назовите основные элементы окна Microsoft Word. 5. Какие панели инструментов можно установить в данном окне и как это сделать? 6. Какие режимы ввода текста существуют? Как их переключать? 7. Прочитайте внимательно и заполните правила набора текста. Какими способами можно открыть текстовый файл? сохранить? распечатать?

Тема 3.2: Редактирование и форматирование текстового документа.

1. Перемещение по документу. Работа с фрагментами текста (выделение, удаление, копирование, перемещение). Поиск и замена текста.
2. Форматирование шрифтов, абзацев и страниц. Правила нумерации страниц и применения колонтитулов.
3. Правила проверки правописания.

1.

Подготовка текстовых документов в Microsoft Word состоит из нескольких этапов:

- ввод текста;

- редактирование (изменения, касающиеся непосредственно текста: вставка, замена, удаление, перемещение символов, слов, абзацев…);

- форматирование (придание документу вида: параметры шрифта, абзаца, страницы…).

Эти этапы четко разделяются между собой. Однажды набранный текст может быть неоднократно в дальнейшем переформатирован. Насколько легко, при необходимости, можно будет изменить вид текста, зависит от того, насколько безошибочно он был набран.

Перемещение по документу

Для перемещения по документу можно использовать мышь и клавиатуру. Перемещение по документу с помощью мыши осуществляется следующим образом:

Для перемещения курсора с помощью клавиатуры нужно использовать следующие клавиши:

Основными объектами текстового процессора являются документ, абзац, символ. Для того чтобы выполнить операции редактирования текстового документа, вначале следует уметь выделять его объекты.

Чтобы найти в тексте слово или некоторую последовательность символов, воспользуемся командой Найти пункта меню Правка (или кнопкой на панели инструментов, или комбинацией клавиш Ctrl+F). На экран будет выведено диалоговое окно Поиск. В строке ввода Образец набирают искомый текст. Чтобы выполнялся поиск только целых слов, следует установить флажок √ Только слово целиком (щёлкнув на белом квадратике или его подписи). Если при поиске необходимо различать верхний и нижний регистры, то надо установить флажок √ С учётом регистра. Затем щёлкните на кнопке Найти далее или просто нажмите клавишу Enter. В тексте документа будет выделен первый лежащий ниже курсора фрагмент, совпадающий с образцом. Каждое последующее нажатие на кнопку Найти далее или клавишу Enter выделит следующий такой фрагмент.

Если требуется по всему тексту или его части заменить один фрагмент на другой, то необходимо воспользоваться командой Заменить, меню Правка, или комбинацией клавиш Ctrl+H. На экран будет выведено диалоговое окно Замена, подобное окну Поиск. Оно имеет ещё одну строку для ввода заменяющего текста.

После того как указаны заменяемый и заменяющий фрагменты и установлены требуемые флажки, следует щёлкнуть на кнопке Найти далее, чтобы переместиться к ближайшему от курсора фрагменту, совпадающему с искомым. Если его нужно заменить, щёлкните на кнопке Заменить. Целесообразно сохранить документ перед заменой, чтобы можно было вернуться к исходному тексту.

2.

Форматирование – это п реобразование внешнего вида текста и его расположения на странице. В Word есть несколько способов форматирования:

· форматирование символов (шрифтов), т.е. шрифтовое оформление документа;
Различают следующие основные атрибуты символов текста: гарнитура (особенности оформления символов), размер (кегль или высота символов), начертание, цвет.

Форматирование символов

Для изменения шрифтового оформления текста используется подпункт Шрифт пункта меню Формат либо контекстного меню документа. Все изменения будут относиться ко вновь набираемому тексту. Если необходимо изменить шрифт во фрагменте уже набранного текста, его нужно предварительно выделить. В открывшемся диалоговом окне следует выбрать требуемые параметры: шрифт, его начертание, размер, цвет, установить или снять флажки подчёркивания и зачёркивания текста. Вид получаемого формата шрифта отображается в поле Образец. Настройку параметров шрифта можно выполнять и с помощью панели форматирования: следует выбрать в раскрывающихся списках шрифт и его размер; нажать требуемые кнопки (Ж К Ч) для выбора начертания: жирного, курсива и подчёркнутого соответственно.

• форматирование абзацев, т.е. выравнивание текста абзаца и задание отступов;

Форматирование абзаца

Форматирование абзаца включает в себя его выравнивание (влево, по центру, вправо) и задание абзацных отступов. Для этого используется подпункт Абзац пункта меню Формат или контекстного меню. Все изменения применяются к текущему абзацу и вновь набираемым. Если требуется отформатировать уже набранный абзац, следует установить курсор в любое место абзаца и выполнить форматирование. Диалоговое окно Абзац позволяет указать размеры левого и правого отступов для всех строк абзаца, а также отступ первой строки абзаца от левого края. Эти значения могут быть как положительными (отступ), так и отрицательными (выступ). По умолчанию в качестве единицы длины выбран сантиметр, однако с помощью подпункта Параметры пункта Вид можно выбрать и дюйм (=2,54 см). В раскрывающемся списке Выравнивание следует выбрать подходящий тип выравнивания (по умолчанию абзац выравнивается по левому краю). Выравнивание по центру удобно использовать для заголовков и подзаголовков. Форматирование абзаца легче выполнять, используя линейку и кнопки на панелиинструментов. Для установки абзацных отступов нужно протащить мышью соответствующий маркер вдоль линейки в нужную позицию.

· форматирование страницы, т.е. выбор размеров страницы и её разметка.

Установку позиций табуляции можно отнести к форматированию страницы. Кроме того, форматирование страницы включает в себя настройку её размеров, ориентации (в высоту или в ширину), полей. Как и для других параметров, в Word имеются умалчиваемые значения для параметров страницы. Их можно посмотреть и изменить, используя подпункт Параметры страницы … пункта меню Файл. Соответствующее диалоговое окно позволяет:

· выбрать размеры страницы, используя раскрывающейся список;

· установить способ подачи бумаги;

· переключаться с книжной на альбомную ориентацию страницы и наоборот;

· изменить размеры полей (верхнее, нижнее, левое и правое);

· установить зону переплёта (это отступ, который добавляется либо к левому, либо к верхнему полю);

· установить отступ от верхнего и нижнего края листа до колонтитулов.

· установить зеркальные поля (как для двусторонней печати);

· установить две страницы на листе;

· установить ориентацию страницы (книжную или альбомную) и др.

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле (пустое пространство на странице за пределами области печати.) каждой страницы документа.

В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.

Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите в меню Вид команду Колонтитулы.

Для нумерации страниц используют команду Вставка /Номера страниц. При этом открывается окно Номера страниц. С помощью кнопки Формат… можно установить формат номеров страниц. В раскрывающемся списке Положение выбрать место расположения номера, а в списке Выравнивание – способ выравнивания номеров страниц. В поле Образец будет выведен пример размещения номера страниц.

Перед изменением размеров страницы и её полей следует удостовериться в возможности принтера напечатать такую страницу. Каждый принтер требует, чтобы ширина полей была не меньше определённого значения. Параметры страницы, установленные по умолчанию, всегда соответствуют характеристикам выбранного принтера.

3.

Проверка орфографии (правописание) – это средство текстового редактора Word, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания). Существуют несколько способов проверки правописания:

· Проверка правописания и грамматики при вводе текста

· Ручная проверка орфографии и грамматики.

Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику. Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку. Также можно вызвать это окно, щёлкнув на кнопке панели Стандартная).

1. Перечислите этапы подготовки текстового документа. 2. Что называется редактированием? форматированием? 3. Изучите способы перемещения текстового курсора с помощью мыши и клавиатуры. 4. Изучите способы выделения объектов текста; их удаления, копирования, перемещения. 5. Что понимают под форматированием символов? 6. Изучите возможности форматирования абзаца. 7. Что относят к форматированию страницы? 8..Что такое колонтитулы? Как проверить правописание в документе?