Требования к оформлению управленческих решений

Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:

– переданы устно;

– на электронных носителях;

– письменно в форме документов.

Существуют две трактовки понятия «документ»:

– юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;

– любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

– уровень иерархии нормативно-методического обеспечения – международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;

– правовой статус документа – обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления и т. д.) и рекомендательные (инструкции, методики, советы и т. д.);

– содержание документа – технические, экономические, организационные.

Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов (табл. 11.1).

Обязательные атрибуты документов:

– цель документа;

– основание для разработки;

– место данной цели (задачи, функции и т. д.);

Таблица 11.1

	Содержание и набор реквизитов
№ реквизита	Содержание реквизита
01 и 02	Государственный герб РФ и субъектов РФ
	Эмблема организации или ее товарный знак
04 и 05	Код организации (по ОКПО – Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) и код формы документа (по ОКУД – Общероссийскому классификатору управленческой информации)
	Наименование организации (автор документа)
	Справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронная почта и адрес в Интернете и др. сведения)
	Наименование формы документа (приказ, указ и т. д.)
	Дата подписания или утверждения документа
	Регистрационный номер документа
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ
	Место составления или издания документа
	Гриф ограничения доступа к документу
	Адрес получателя
	Гриф утверждения документа
	Резолюция
	Заголовок к тексту
	Отметка о контроле
	Текст документа
	Отметки о наличии приложения
	Подпись уполномоченного лица
	Гриф согласования документа
	Визы согласования документа с текстами возможных замечаний
	Печать организации
	Отметка о заверении копии
	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документа
	Отметка о поступлении документа
	Отметка для автоматического поиска документа

– ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели;

– потребитель информации;

– нормы и правила их (документов) использования;

– возможный круг исполнителей;

– требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;

– санкции;

– источники информации.

Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и во многих документах – «Информационное обеспечение».

Содержание (примерное) «Основных положений»:

– основание для разработки;

– актуальность;

– назначение;

– основные термины и обозначения;

– область применения (т. е., кому документ предназначен);

– органы, контролирующие применение документа;

– ответственность за несоблюдением требований документа.

Содержание (примерное) «Информационного обеспечения»:

– классификация информации, используемой при применении документа;

– требование к информации;

– источники получения информации;

– технологии и технические средства сбора, обработки, передачи, накопление и использование информации.

Документы оцениваются по следующим критериям качества:

1. Комплексность документа, то есть рассмотрение в нем различных аспектов в их взаимосвязи, целесообразности документа.

2. Степень соответствия документа международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.

3. Степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами.

4. Количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.).

5. Количество примененных при разработке документа современных методов (ФСА, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе.

6. Экономическая обоснованность управленческих решений.

7. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.

8. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике.

9. Имидж организации.

10. Органы, согласовавшие и утвердившие документ.

11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

В РФ в настоящее время действует более двадцати систем оформления документов: государственная система стандартизации (ГСС), единая система конструкторской документации (ЕСКД), система качества (СК), система сертификации и др. При разработке систем были учтены требования международных стандартов и рекомендации ИСО (Международной организации по стандартизации) и других организаций.

Документы с высоким качеством оформления будут конкурентоспособными на внутренних и внешних рынках, и, стало быть, таковыми же будут и товары, которые изготавливаются в соответствии с требованиями этих документов, фирм и стран, выпускающих эти товары.

Дата добавления: 2014-01-05