Н.С. Селиванову

Производственных объединений

Генеральным директорам

И.С. Соловьеву

И.С. Соловьеву

Н.А. Петрову

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:

Завод «Луч»

Генеральному директору

Генеральному директору

завода «Луч»

ул. Восточная, 183,

Москва, 117134

Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают через 1,5 – 2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех

остальных случаях во избежание ошибки он необходим.

Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание.

Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать обобщенно:

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:

Главному редактору

Издательского дома «Дрофа»

Гриф утверждения документа (16)

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного на

именования должности руководителя, утверждающего документ (в им.пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Личная подпись А. Б. Сидоров

«____»___________2003

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора предприятия

от 05. 08. 2003 № 15

Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже.

Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Луч»

Личная подпись А. Б. Сидоров

«____»_______________2003

Резолюция (17)

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Например:

К. А. Воробьеву.

Прошу подготовить проект контракта

к 26. 01. 2003

Личная подпись А.В. Фролов

06. 01. 2003

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Заголовок к тексту (18)

Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:

приказ – о приеме на работу;

положение – о бухгалтерии;

протокол – собрания акционеров;

должностная инструкция – менеджера по рекламе.

Отметка о контроле (19)

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» – проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.

Текст документа (20)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Отметка о наличии приложения (21)

Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении налоговой службы на 46 л. в 1 экз.

2. Правила оформления документов отчетности налоговых служб на 7 л. в 2 экз.

Если в прилагаемом документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 № 12-04/20 и приложение к нему, всего на 20 л.

Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о его

наличии оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в

правом верхнем углу пишут:

Приложение № 2

приказу директора завода

от 15.09.2003 № 238

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Слово «приложение» допускается печать прописными буквами

«ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.

Подпись (22)

Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия, например:

Генеральный директор А.П. Попов

Наименование должности будет полным, если документ оформлен на листе бумаги, например:

Исполнительный директор

ОАО «Тема» В.А. Рублев

При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами

их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.П. Попов

Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Бердюгина

При подписании документа несколькими лицами равного статуса

их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

завода «Прогресс» завода «Сатурн»

Личная подпись В.Р. Фролов Личная подпись А.М. Милов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель Личная подпись С.В. Сараев

Члены комиссии Личная подпись В.В. Попов

Личная подпись В.А. Куликов

Личная подпись Г.А. Ветров

Гриф согласования документа (23)

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим образом:

Дата добавления: 2014-01-05