Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами

В типовой конфигурации предусмотрены средства регистрации документооборота, учета и анализа состояния взаиморасчетов с подотчетными лицами.

Взаиморасчеты с подотчетными лицами ведутся в так называемой валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом. Валюта устанавливается в момент первого события - в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу или в момент формирования авансового отчета. При этом валюта взаиморасчетов может отличаться от валюты выдачи денежных средств. В этом случае документ выдачи денежных средств может быть проведен только по управленческому учету.

Данный подход отличается от того, который используется в учете взаиморасчетов с контрагентами, где валюта учета однозначно определяется в карточке договора еще до того, как начинаются движения по нему. В дальнейшем именно в этой валюте выдачи денежных средств сотруднику в подотчет будет проводиться погашение задолженности при оформлении авансового отчета или при возврате денег в кассу.

Например, сотруднику нужны российские рубли для командировки. Из кассы ему выдается нужная сумма в гривне (для обмена национальной валюты на рубли), а валютой взаиморасчетов устанавливается российский рубль. Потом "Авансовый отчет" также будет оформляться в российских рублях.

Если аванс сотруднику не выдавался и первым оформляется авансовый отчет о затратах, то валюта взаиморасчетов с подотчетником однозначно определяется валютой авансового отчета. Взаиморасчеты с подотчетными лицами по управленческому учету ведутся одновременно в валюте управленческого учета и в валюте взаиморасчетов. Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется с точностью до работника и расчетного документа.

В качестве расчетного документа выступает документ, по которому образуется задолженность:

• "Расходный кассовый ордер" Если сначала выдавался аванс;

• "Авансовый отчет" Если сначала был отчет о затратах.

Для хранения информации о взаиморасчетах с подотчетными лицами используется остаточный регистр накопления "Взаиморасчеты с подотчетными лицами" Остатки по регистру отражают состояние взаиморасчетов:

• отрицательный остаток означает долг предприятия перед подотчетником,

• положительный - долг подотчетного лица перед предприятием.

В типовом решении предусмотрен следующий порядок отражения операций с подотчетными лицами:

• Выдача аванса документом "Расходный кассовый ордер" с видом операции "Выдача денежных средств подотчетнику";

• Оформление "Авансового отчета". Сумма потраченных средств может быть равной или превышать полученного ранее аванса;

• Возврат неиспользованных авансов документом "Приходный кассовый ордер" с видом операции "Возврат денежных средств подотчетником".

Возможен и обратный порядок отражения операций, то есть сначала оформляется "Авансовый отчет", а затем выдаются денежные средства. В случае выплаты задолженности подотчетным лицам по предоставленным ранее авансовым отчетам имеется возможность указать только один авансовый отчет. Расчетным документом будет выступать "Авансовый отчет", он должен быть указан в реквизите расходного кассового ордера "Авансовый отчет". Поэтому, в ситуациях, когда имеется задолженность по нескольким авансовым отчетам, для корректного учета расчетов с подотчетными лицами, нужно оформлять несколько расходных кассовых ордеров.

Отражение затрат предприятия, произведенных через подотчетное лицо

Информация о затратах на нужды предприятия, сделанных подотчетным лицом, регистрируется с помощью документа "Авансовый отчет".

Документ может оформляться в любой валюте. Но от выбора валюты зависит - какие авансы подотчетному лицу этот документ "увидит", то есть сможет закрыть при проведении. Например, если валюта авансового отчета в форме "Цены и валюта" задана USD, на закладке "Авансы" пользователь сможет указать только те "Расходные кассовые ордера", у которых в качестве валюты взаиморасчетов с подотчетным лицом указана валюта USD.

В табличной части "Авансы" (см. рис. 203) необходимо указать документы, по которым был выдан аванс подотчетному лицу, и суммы использованного аванса. Если аванс не выдавался, то эта табличная часть не заполняется.

Документ "Авансовый отчет": авансы

Предусмотрено автоматическое заполнение табличной части теми кассовыми ордерами, по которым были получены подотчетником деньги, но еще не был сформирован отчет об использовании этих денег. Это действие выполняется по кнопке "Заполнить - Заполнить по остаткам".

После окончания заполнения данных о расходе денежных средств, можно воспользоваться кнопкой "Заполнить Распределить по РКО". В результате сумма затрат будет корректно распределена по списку расходных ордеров. Допустимо и ручное исправление суммы в реквизите "Израсходовано", но при проведении в "оперативном режиме" контролируется соответствие итоговых сумм:

• по графе "Израсходовано",

• и по всем остальным табличным частям документа.

Если первая из них будет больше второй - документ не будет проведен.

Предусмотрены такие направления отражения затрат денежных средств предприятия подотчетным лицом:

• Закупка ТМЦ;

• Получение возвратной тары;

• Оплата задолженности (или аванса) поставщику;

• Прочие затраты командировочные затраты, получение и оплата услуг сторонних организаций (услуги ксерокопирования, ремонтные услуги и т.д.) и другие затраты.

Для отражения каждого вида операций в документе предусмотрена отдельная табличная часть. Отражение операций по закупке ТМЦ или получению возвратной тары через подотчетное лицо практически ничем не отличаются от таких же операций с контрагентами. Единственная разница с точки зрения учета заключается в том, что такие операции не влияют на взаиморасчеты с контрагентами, а товар оплачивается сразу в момент покупки.

Информация о закупленных подотчетным лицом товарах и других ТМЦ фиксируется в табличной части "Товары" (см. рис. 204).

Документ "Авансовый отчет": товары

Переключатель в шапке документа "На склад/По ордеру" определяет порядок оформления поступления товаров:

• Одним документом отражается и поступление товара на склад, и отражение операции в финансовом учете. В этом случае в документе "Авансовый отчет" выбирается вид поступления "На склад";

• Либо сначала в оперативном учете отражается только физическое поступление товара на склад в количественном измерении, а потом операция отражается в финансовом учете.

о эта операция оформляется с помощью документа "Приходный ордер на товары" с установленным видом операции "от подотчетника".

о в этом случае в документе "Авансовый отчет" выбирается вид поступления "По ордеру" и указывается тот приходный ордер, которым было оформлено поступление товаров от подотчетного лица.

И в том, и в другом случае предусмотрена возможность указать направление оприходования (склад, ордер) в строках табличной части. То есть, одним отчетом можно отразить оприходование на разные склады или по разным ордерам.

После заполнения в документе информации о подотчетном лице и приходном ордере на закладке "Товары" по кнопке "Заполнить" автоматически заполнится табличная часть документа в части номенклатуры и количества, оприходованного по ордеру товара. Пользователь должен указать стоимость ТМЦ, согласно данным "живого" поступившего документа.

Информация о получении возвратной тары подотчетным лицом фиксируется в табличной части "Тара".

Поскольку возвратная тара в управленческом учете регистрируется в разрезе контрагентов и договоров (а так же сделок, если это предусмотрено условиями договора), то обязательно нужно указать данные о поставщике. Тара, так же как и товары, может быть оприходована по ордерной схеме. Стоимость полученной возвратной тары не оплачивается, поэтому эта сумма не увеличивает долг предприятия перед подотчетным лицом.

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части "Оплата". При проведении авансового отчета уменьшается сумма задолженности предприятия перед поставщиком в размере, указанном на данной закладке по каждому договору (и сделке, если взаиморасчеты ведутся в разрезе сделок). Операция оплаты поставщику отражается в документе в двух валютах:

• Сумма в валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом (определяется при выдаче авансов в РКО, либо в самом документе по кнопке "Цены и валюта") указывается в реквизите "Сумма";

• Сумма в валюте взаиморасчетов с контрагентом (определяется в договоре с контрагентом) указывается в реквизите "Сумма взаиморасчетов".

Документ "Авансовый отчет": оплата

Если документ проводится в бухгалтерском и налоговом учете, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом и валюта взаиморасчетов с контрагентом, определенная в договоре с ним, должны совпадать между собой и с валютой регламентированного учета.

Такие расходы подотчетного лица, как командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин отражаются в табличной части "Прочее" (см. рис. 207).

Документ "Авансовый отчет"

При этом должна быть указано направление затрат, на которые надо отнести такие расходы подотчетного лица:

• статья затрат (обязательный для заполнения реквизит),

• подразделение,

• заказ покупателя,

• номенклатурная группа товаров.

Реквизит "Номенклатура" этой табличной части не обязателен для заполнения. Но если он заполняется, то это может быть только элемент справочника "Номенклатура" с видом "Услуга".

Реквизит "Содержание" обязателен для заполнения, так как используется для заполнения печатно формы.

По кнопке "Печать" формируется печатная форма авансового отчета, согласно формь утвержденной приказом ГНАУ № 440 от 19.09.03.

Предусмотрена возможность оформления поступления товаров на склад и осуществления и продажи до оформления авансового отчета с подотчетным лицом. Эта операция оформляется помощью документа "Приходный ордер на товары" с установленным видом операции "о подотчетника". В этом случае в документе "Авансовый отчет" выбирается вид поступления "П ордеру" и указывается тот приходный ордер, которым было оформлено поступление товаров о подотчетного лица. Операции с применением ордерного документооборота подробно описаны разделе "Складской учет".

Документом можно отразить оплату задолженности или аванса поставщику. Оплата контрагент никак не связана с закупкой товаров, указанных в этом же документе. Товары, отраженные в отчет увеличивают долг предприятия не перед поставщиком, а перед подотчетным лицом. Поэтом отражение оплаты поставщику связано с другими операциями закупки товаров (получения услуг которые были или будут зарегистрированы документом "Поступление товаров и услуг". Оплат поставщику увеличивает его задолженность перед предприятием.

При проведении документа:

• Регистрируется уменьшение задолженности подотчетного лица перед предприятием на сумм отчета (расход в остаточном регистре накопления "Взаиморасчеты с подотчетными лицами"^ По данным табличной части "Авансы" определяется "Расчетный документ" т взаиморасчетам с подотчетным лицом:

о на сумму аванса - "Расчетный документ" = "РКО";

о на сумму, превышающую аванс - "Расчетный документ" = "Авансовый отчет";

• По данным табличных частей "Товары" и "Тара" формируются движения в части "товарногс учета", аналогичные обычному поступлению ТМЦ на склад, которые рассмотрены в разделе учета поступления ТМЦ;

• По данным табличной части "Оплата" формируются увеличение задолженности поставщике перед предприятием (приход в регистре "Взаиморасчеты с контрагентами");

• По данным табличной части "Прочее" формируется накопление затрат предприятия (запись в оборотном регистре накопления "Затраты").

Анализ информации по операциям с подотчетными лицами производится с помощью отчета "Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами"

Данный отчет позволяет получать следующую информацию:

• сумма задолженности подотчетного лица перед компанией;

• валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом;

• документы, по которым выдавались денежные средства;

• назначение сумм, потраченных подотчетным лицом.

Для детализации взаиморасчетов с подотчетными лицами по документам в списке группировок отчета должна присутствовать группировка "Расчетный документ". В качестве расчетного документа будут отображаться документы:

• "Расходный кассовый ордер", по которому подотчетному лицу авансом были выданы денежные средства;

• "Авансовый отчет", по которому при отчете произошел перерасход выданных денег (или аванс не был выдан) за счет собственных средств подотчетного лица.

Информация в отчете выводится в двух валютах:

• валюте управленческого учета;

• валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом.

С помощью установки значений отбора, представленных в отчете, можно отобрать информацию по конкретному подотчетному лицу, группе подотчетных лиц, произвольному списку подотчетных лиц.

Кассовые операции с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом "Расходный кассовый ордер" В документе указывается вид операции "Выдача денежных средств подотчетнику".

Валюта операции совпадает с валютой выбранной кассы. Реквизит "Валюта" в группе "Взаиморасчеты с подотчетным лицом" определяет валюту, в которой потом должен быть оформлен "Авансовый отчет" и в общем случае может отличаться от валюты платежа. Заполнение реквизита расходного кассового ордера "Авансовый отчет" определяется так:

• если деньги выдаются авансом, то реквизит не заполняется,

• если деньги выдаются в качестве погашения задолженности предприятия перед подотчетным лицом за произведенные ранее затраты, то реквизит заполняется ссылкой на документ "Авансовый отчет", которым эти затраты были зарегистрированы.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу отражается документом "Приходный кассовый ордер" с установленным видом операции "Возврат денежных средств подотчетником". В документе указывается касса (она определяет валюту платежа), сумма возврата и подотчетное лицо. При этом обязательно должна быть указана ссылка на документ, по которому деньги выдавались, он же и определяет валюту подотчета при возврате. Если валюта платежа и валюта подотчета различаются, то такую операцию невозможно отразить в регламентированном учете.

При проведении кассовых операций с подотчетными лицами регистрируется такая информация:

• При выдаче денег

о увеличивается задолженность подотчетного лица перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления "Взаиморасчеты с подотчетными лицами");

о уменьшается остаток денежных средств в кассе (расход в остаточном регистре накопления "Денежные средства");

• При возврате денег:

о уменьшается задолженность подотчетного лица перед предприятием (расход в остаточном регистре накопления "Взаиморасчеты с подотчетными лицами");

о увеличивается остаток денежных средств в кассе (приход в остаточном регистре накопления "Денежные средства").

Анализ операций так же можно выполнить с помощью отчета "Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами".

Дата добавления: 2014-01-05