Мета складання робочої документації та процедури організації документального забезпечення процесу аудиту

Аудиторська документація — це матеріали (робочі документи), підготовлені аудитором (і для аудитора), або одержані ним у зв'язку з проведенням аудиторської перевірки та зберігаються в нього.

Термін «аудиторська документація» в професійній літературі може бути ідентичним до термінів «робоча документація», або «документа­ція».

Можна визначити дві основних мети, яких досягає аудиторська фі­рма за допомогою належним чином складеної робочої документації:

- забезпечення достатніх та відповідних записів, які слугують основою для формування аудиторського висновку;

- забезпечити докази того, що аудиторська перевірка виконана відповідно до МСА та застосовуваних нормативних та законодавчих актів.

Визначені цілі складання аудиторської документації мають внут­рішню та зовнішню спрямованість.

Тільки належним чином оформлена документація дозволяє:

1) зафіксувати всі дії, які було зроблено фахівцями аудиторської фірми з моменту укладання договору до моменту надання аудиторсь­кого висновку;

2) здійснювати перевірку якості виконаних аудиторських процедур працівниками аудиторської фірми;

3) сформувати інформаційну базу щодо клієнтів для подальших аудиторських перевірок чи надання інших послуг.

Поняття робочої документації пов'язано з тим, що аудиторська фі­рма повинна задокументувати стосовно конкретної аудиторської пе­ревірки:

- виконані аудиторські процедури;

- отримані відповідні аудиторських доказів;

- висновки, яких дійшов аудитор.

Сукупність робочої документації, яка стосується конкретного клі­єнта та конкретної перевірки повинна збиратись в окремий файл із за­вдання.

Після завершення аудиторської перевірки необхідно сформувати остаточний аудиторський файл, який містить повний комплект доку­ментації відносно такої перевірки. Поняття «остаточний» означає те, що під час перевірки аудитор може робити робочі нотатки, власні за­уваження, отримувати копії документів, які в майбутньому можуть бу­ти оброблені й систематизовані у відповідних робочих документах.

В практиці організації документального забезпечення процесу ау­диту аудиторськими фірмами широко застосовуються такі процедури як:

- встановлення системи паролів, що обмежують доступ до елект­ронних файлів;

- формування резервних копій найважливіших документів;

- організація архіву аудиторської фірми;

- отримання розписок від працівників фірми про збереження кон­фіденційності;

- визначення кола працівників аудиторської фірми, які мають пра­во доступу до архіву;

- визначення процедур отримання інформації з архіву;

- визначення процедур отримання копій з архівних файлів та інші процедури.

Кожна аудиторська фірма повинна встановити політику та проце­дури зберігання документації протягом достатнього періоду, що відпо­відає потребам самої фірми або законодавчим, регулятивним або нор­мативним актам.

Період зберігання робочої документації також може залежати від вимог спеціальних нормативних актів, які, наприклад встановлюють термін позовної давності. В Україні термін позовної давності встанов­лено три роки. Період зберігання робочої документації з конкретної аудиторської перевірки, або іншого завдання, повинен бути не коротший за п'ять років від дати аудиторського ви­сновку.

Види робочої документації та вимоги до її складання

Для того, щоб створити зрозумілу та упорядковану аудиторську документацію необхідно визначитись з класифікаційними ознаками, які застосовуються для систематизації всієї сукупності документації аудиторської фірми.

Для практичного застосування найбільш важливим є системати­зація всього масиву робочих документів за такими ознаками як:

- класифікація за призначенням, що поділяє аудиторську докуме­нтацію на базову та підсумкову, та

- класифікація за часом ведення та використання, що поділяє ау­диторську документацію на документацію постійного та поточного використання.

До підсумкової документації традиційно відносять — аудиторсь­кий звіт та аудиторський висновок, які складаються в результаті ви­вчення та аналізу інформації, яка міститься у всіх інших робочих до­кументах, що відносяться до відповідної перевірки. Звідси й витікає ві­дповідна форма розподілу аудиторської документації. Практичний ас­пект важливості поділу робочої документації на документацію постій­ного та поточного використання полягає в тому, що основні клієнти аудиторської фірми отримують послуги на проведення аудиту протя­гом певного часу.

Постійний файл створюється для:

- формування документального забезпечення інформацією підпри­ємство, яка не змінюються на нову дату аудиту. Цим виключається не­обхідність повторне вивчення широкого кола питань;

- збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій в роботі підприємства;

- підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.

В постійному файлі доцільно зберігати документи та інформацію постійного характеру для використання в майбутньому.

Робоча документація, яка збирається у поточному файлі має забез­печити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту, необхідний для складання аудиторського висновку, підтвердження того, що аудит проводився згідно з вимогами МСА.

МСА 230 визначає, що основні вимоги до аудиторської докумен­тації полягають в надання зрозумілої інформації щодо:

1) характеру, часу та обсягу аудиторських процедур, виконаних для відповідності вимогам МСА та застосованим законодавчим та ре­гуляторним вимогам;

2) результатів аудиторських процедур та отримані аудиторські до­кази;

3) важливих питань, які виникли в процесі аудиту, та висновків щодо них.

Дата добавления: 2014-01-05