Изъятие бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов

В практической деятельности правоохранительных и контролирующих органов часто возникает необходимость в получении бухгалтерских и иных документов, а также сведений о финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений, организаций. Наиболее часто получение документов осуществляется путем их изъятия.

Изъятие представляет собой принудительное лишение организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами. Бесспорно, что в условиях, когда первичный документ является письменным свидетельством, доказательством какого либо действия в процессе учета, подобное изъятие может дестабилизировать организацию документооборота и, в конечном итоге, отрицательно отразится на деятельности хозяйствующего субъекта. Вместе с тем, несвоевременное осуществление изъятия может привести к уничтожению документов проверяемыми лицами или совершению в них подлога, что является одним из эффективных методов сокрытия следов противоправной деятельности в сфере экономики. Подобные обстоятельства требуют в правоприменительной практике повышенного внимания к законности изъятия и дальнейшему хранению документов.

Весь процесс по организации подготовки изъятия бухгалтерских документов условно можно разделить на три этапа.

Первый этап (подготовительный) состоит из комплекса организационных мероприятий, обеспечивающих дальнейшую реализацию решения об изъятии бухгалтерских документов (определение перечня бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, места их нахождения и хранения; оформление документа, подтверждающего основание изъятия (постановление))

Второй этап (основной, рабочий) предусматривает совокупность действий, направленных на внешний осмотр и непосредственное изучение необходимых документов, которым завершается составление документа об изъятии или выемке документов (осмотр документов, подлежащих изъятию; оформление процесса изъятия (протокол, акт и др.); снятие главным бухгалтером копий с изымаемых документов).

В соответствии с ч.8 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, должностные лица имеют право также дооформить документы, прошить их, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т.д.

В состав документов, могущих быть изъятыми, входят: первичные документы, денежные документы, планы, сметы, а также справочные материалы и расчеты, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Лица, допускаемые к документам содержащим коммерческую и банковскую тайну, либо изымаемые их, должны дать соответствующие письменные обязательства в отношении их защиты.

Третий этап (заключительный) предусматривает упаковку изъятых документов, их доставку и хранение до принятия решения по материалам проверки.

Доставка документов осуществляется в условиях, исключающих их утрату, а также повреждение. Хранение бухгалтерских документов производится в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц. Для хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы, специальные помещения и др. В случаях пропажи или повреждения бухгалтерских документов приказом руководителя организации, изъявшей документы, назначается комиссия по расследованию причин данного события.

Если изъятые бухгалтерские документы, в соответствии с законодательством, не были использованы в гражданском или уголовном судопроизводстве, то они подлежат возврату в бухгалтерию. О факте возврата в целостности всех документов может быть взята расписка с главного бухгалтера. Например, при вынесении органом дознания постановления об отказе в возбуждении уголовного дела в случаях отсутствия события преступления (п.1 ч.1 ст.24 УПК РФ) с бухгалтерских документов могут быть сняты копии, а оригиналы возвращены владельцу.

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами может осуществляться:

1) до возбуждения уголовного дела;

2) после возбуждения уголовного дела.

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами дo возбуждения уголовного дела регламентируется многочисленными законами и подзаконными нормативными актами. Между тем даже поверхностный анализ этих нормативно-правовых источников позволяет сделать вывод об их неконкретности, противоречивости, что на практике приводит к оформлению изъятия различными документами, предусмотренными для каждого ведомства, министерства индивидуально.

Законодательство предусматривает, кроме изъятия, такой способ получения документов для ознакомления с ними, как истребование документов. Истребование оформляется письменным запросом. Правом направления письменного запроса для получения бухгалтерских документов наделены: прокуратура (ч.1 ст. 25 ФЗ «О прокуратуре РФ»), Антимонопольный комитет (ч.1 ст.13 ФЗ «О защите конкуренции на рынке финансовых услуг» 1999 г.), Федеральная инспекция труда (ч.З ст.29 ФЗ «Об основах охраны труда в РФ», 1999г) и другие органы.

п.25 ст. 11 Закона «О милиции» предоставляет право органам милиции при наличии данных о нарушении законодательства в сфере предпринимательской и производственно-хозяйственной деятельности изымать необходимые документы на материальные ценности, денежные средства, кредитные и финансовые операции. Часть.4 ст.24 УПК РФ говорит о том, что требования, поручения и запросы следователя, органа дознания и дознавателя, предъявленные в пределах их полномочий, обязательны для исполнения всеми учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами и гражданами. Помимо указанных норм, изъятие документов до возбуждения уголовного дела может производиться в ходе осмотра (ст. 176, 177 УПК РФ).

Таким образом, до возбуждения уголовного дела изъятие документов может быть оформлено актом, запросом, протоколом. Следует отметить, что уголовно-процессуальное законодательство четко не устанавливает форму документа, которым должно оформляться изъятие документов до возбуждения уголовного дела. Практика составления таких документов в регионах противоречива. В подобных ситуациях могут составляться протокол или акт изъятия. При этом данные документы по своей форме должны максимально соответствовать требованиям, которые уголовно-процессуальное законодательство предъявляет к оформлению протокола выемки.

Результаты изъятия оформляются протоколом в 2-3 экземплярах, к которому предъявляются следующие требования:

а) указывается дата и время (начало и окончание) изъятия;

б) должность лица, производящего изъятие, и присутствующие при этом лица (работники бухгалтерии, материально-ответственные лица и др.);

в) правовые основания изъятия бухгалтерских документов;

г) перечисляются изымаемые документы, их номер, дата, количество листов;

д) каждая страница протокола об изъятии подписывается участниками изъятия и присутствующими лицами, допущенные исправления, изменения, дополнения, вносимые в текст акта, оговариваются и подтверждаются подписями;

е) даются письменные объяснения по всем зафиксированным в документе об изъятии фактам нарушений и злоупотреблений. Объяснение, написанное на отдельном листе, прилагается к протоколу, как неотъемлемая его часть.

Лицо, допустившее нарушение может изложить свое несогласие путем дачи обоснованного письменного объяснения или отказаться от подписи в акте (в случае явных нарушений, допущенных контролирующими лицами в процессе проверки).

В случае отказа лица, допустившего нарушение, подписать протокол, проверяющий отмечает в протоколе, что оно с содержанием акта ознакомлено, но подписать отказалось, и удостоверяет это своей подписью;

ж) ответственность за достоверность, объективность и полноту изложенной в акте информации несет лицо, производившее изъятие бухгалтерских документов;

е) изъятые документы хранятся в местах, определенных лицом, осуществившим их изъятие.

Следует отметить, что 1-ый экземпляр протокола остается у представителя органа, осуществляющего изъятие, 2-ой экземпляр остается и хранится в бухгалтерии (или лица у которого изъяты документы). О получении этого экземпляра представитель бухгалтерии расписывается. Данный экземпляр позволяет осуществлять контроль за количеством и наименованием изъятых, что может исключить последующую их утрату, фальсификацию. Кроме того, любые нарушения в процессе изъятия могут быть обжалованы в суд и копии протоколов могут служить доказательством неправомерных действий проверяющий лиц.

Третий экземпляр акта может направляться проверяющими лицами в другие надзорные органы.

В связи с тем что изъятие документов в том числе и бухгалтерских до возбуждения уголовного дела представляет собой административно-правовую форму воздействия на хозяйственную деятельность различных субъектов то соответственно эти действия находят свое отражение в ст. 27.10 КоАП РФ «Изъятие вещей и документов». В данном нормативном акте отмечается, что при изъятии документов составляется протокол либо делается соответствующая запись в протоколе доставления или в протоколе об административном задержании (ч.5 ст.27.10 КоАП РФ). Из данной статьи административного законодательства следует также, что определенные категории должностных лиц (ст.28.3 КоАП РФ) наделены правом при составлении протоколов производить также изъятие документов.

После возбуждения уголовного дела изъятие документов может осуществляться в ходе осмотра места происшествия (ст.ст. 176,177 УПК РФ), обыска (ст. 182) и выемки (ст. 183), личного обыска (ст. 184). По уголовному делу для изъятия документов следователь выносит постановление. Постановление о производстве выемки предъявляется главному бухгалтеру, который расписывается на нем о том, что ознакомлен с ним. Выемка документов, оформляется протоколом в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством, его копия вручается главному бухгалтеру.

Обыск в жилище осуществляется на основании судебного решения в порядке установленном ст. 165 УПК РФ. Выемка документов содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится в этом же порядке. Следователь с согласия прокурора возбуждает перед судом ходатайство о производстве этих следственных действий, о чем выносится постановление. В исключительных случаях, при осмотре, выемке и обыске в жилище эти следственные действия могут быть проведены на основании постановления следователя с обязательным уведомлением судьи и прокурора в течение 24 часов. Судья в течение 24 часов после этого выносит постановление о законности или незаконности данных действий. Таким же образом могут изыматься документы в ходе наложения ареста на почтовотелеграфную корреспонденцию, их осмотра и выемки (ст.185 УПК РФ). к уголовным делам приобщаются, как правило, оригиналы документов.

Таким образом, знание сотрудниками контролирующих и правоохранительных органов порядка изъятия бухгалтерских документов позволяет своевременно и на законном основании получить их, определить круг подозреваемых лиц, установить причину несоответствий, приобщить необходимые документы к материалам проверки или материалам уголовного дела с целью своевременного принятия обоснованного процессуального решения.

Выводы

Документирование хозяйственных операций является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета.

Под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях контроля за ними и ведения текущего бухгалтерского учета.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Поскольку документы придают юридическую силу хозяйственным операциям, отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются следующие требования:

- первичные учётные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях непосредственно после её окончания;

- в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, то есть возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;

- исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

- заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Если в бухгалтерском документе отсутствует хотя бы одно из законодательных требований он является неполноценным (недоброкачественным).

Неполноценные документы с учетом нарушенных требований можно разделить на три группы:

1. Неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом).

2. Отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

3. Отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие «фиктивный документ». Фиктивный — это вымышленный первичный документ, который зарегистрирован в сводном документе, но в действительности не когда не существовал.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимается путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив. Документооборот регламентируется графиком, который должен быть утвержден приказом руководителя организации. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. Указания главного бухгалтера, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников предприятия или организации.

Все документы проходят следующие основные этапы:

1) выписка;

2) проверка и прием документов;

3) бухгалтерская обработка документов и отражение операций на счетах.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого сведения, в отдельных документах, накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе. Такая запись производится с помощью учетных регистров. Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Для исправления ошибочных записей в первичных документах и учетных регистрах применяются три способа: корректурный, дополнительная проводка и красное сторно.

В практической деятельности правоохранительных и контролирующих органов часто возникает необходимость в получении бухгалтерских и иных документов, а также сведений о финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений, организаций. Наиболее часто получение документов осуществляется путем их изъятия.

Изъятие представляет собой принудительное лишение организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

Вопросы для самоконтроля:

1. Понятие первичных учетных документов, их реквизиты, требования, предъявляемые к первичным документам.

2. Виды недоброкачественных документов.

3. Классификация документов по основным признакам.

4. Содержание основных стадий документооборота в бухгалтерском учете.

5. Техника учетной регистрации, классификация учетных регистров.

6. Способы исправления ошибочных записей: корректурный, дополнительная запись, «красное сторно».

8. Основные формы бухгалтерского учета.

9. Порядок изъятия бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов.

Ссылки на номера источников из списка рекомендуемых источников

3, 4, 6.

Дата добавления: 2014-01-05