Тема 7 Ревизия расчетных операций

7. 1 Ревизия расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ И РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, утвержденная Постановлением Министерства финансов РБ от 12 апреля 2000 г. N 35.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зре­ния расходов, соблюдение установленного порядка возмещения коман­дировочных расходов.

Задачи проверки:

соблюдение правил выдачи подотчетных сумм;

своевременность представления авансовых отчетов и отчетов о командировках;

целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

порядок погашения оправдательных документов с целью предотвра­щения их повторного использования;

своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Источниками информации:

бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, форма № 1, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, форма №4; статистическая отчетность: отчет о задолженности, форма №6-ф; регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журнал-ордер №7- АПК;

документы: задание на командировку, авансовые отчеты с приложен­ными к ним оправдательными документами, отчеты по командировкам, журнал учета работников, выбывших в командировки, *приказ на командиро­вание, сметы и отчеты по представительским расходам, перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и пред­ставительские расходы и сроки отчета по таким суммам и др.

Проверка осуществляется сплошным способом.

При этом устанавливается: соблюдение правил выда­чи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; це­лесообразность и законность использования подотчетных сумм; пра­вильность оформления документов, приложенных к авансовым отче­там; порядок погашения оправдательных документов с целью пре­дотвращения их повторного использования; своевременность воз­врата неизрасходованных подотчетных сумм.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйствен­ные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распо­ряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разо­вые работы для предприятия на основании договоров подряда.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превыше­ния предельных размеров аванса. На команди­ровочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причи­тающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, су­точных и квартирных расходов на срок командировки.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и це­лесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных аван­совых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оп­лату приобретенных материальных ценностей с показателями доку­ментов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с наклад­ными на оприходование материальных ценностей с книгами(карточ­ками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

Важным этапом проверки является установление своевремен­ности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неизрасходо­ванные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы дол­жны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесо­образность возмещения командировочных расходов. При этом уста­навливается правильность ведения журнала регистрации работни­ков, направленных в командировки

Особое внимание уделяется проверке представленных команди­рованными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие от­меток в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбы­тия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командиро­вочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в коман­дировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом досто­верность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостовере­ния с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего време­ни других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной ра­боты командированного, а днем приезда — день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и поз­днее — последующие сутки. Если станция отправления поезда, при­стань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитыва­ется время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется пу­тем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фак­тического пребывания, исчисленным по отметкам в командировоч­ном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты су­точных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачи­ваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командирован­ному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая платежи по государ­ственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в по­ездах возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мяг­ком вагонах при наличии подтверждения оплаты *

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

На предприятии могут выплачиваться суточные, квартирные и другие расходы в размерах, превышающих вышеназванные суммы.

В соответствии с действующим законодательством работник дол­жен отчитаться в течение трех рабочих* дней по возвращении из командиров­ки исключая день прибытия. * Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляе­мый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К от­чету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жи­лого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.п.).

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете ревизора.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо про­верить правильность бухгалтерских записей по отражению получен­ных под отчет сумм и их списанию.

Встречаются случаи списания полученной под отчет суммы или числящейся за подотчетным лицом задолженности без документаль­ных обоснований на счета по учету издержек производства.

Следует проверять правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтети­ческий учет расчетов с подотчетными лицами, и провести их сверку с записями в других регистрах бухгалтерского учета. Необходимо так­же проверить правильность отражения расчетов с подотчетными ли­цами в балансе предприятия.

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с по­дотчетными суммами, делятся на две группы:

1)допускаемые админис­трацией предприятия;

2)возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операцион­ные и хозяйственные расходы;

• выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нуж­ды работникам, не предусмотренным в списке;

• выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отно­шений с контролируемым предприятием;

• выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть опла­чены из кассы или через банк;

• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ра­нее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой пот­ребности;

• выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

• превышение предельных размеров авансов;

• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвраще­ния остатка денег в кассу;

• передача денег другому подотчетному лицу;

• расходование аванса не по назначению;

• неправильное оформление документов, подтверждающих ис­пользование аванса;

• предоставление оправдательных документов, искажающих раз­меры или направления действительного расходования средств.

Дата добавления: 2014-01-05