Организация документооборота. Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный

Делопроизводство

Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ. Выбор в пользу одного из указанных способов, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

1. Организационная структура предприятия.

2. Характер (сущность и размах) уставной деятельности предприятия.

3. Место бухгалтерии (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

4. Объем общего и бухгалтерского документооборота <*>.

--------------------------------

<*> Документооборот - упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления (создания) до момента помещения в дела предприятия, см. далее.

Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства бухгалтерии предприятия обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления <**>. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н. входящих, см. далее), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализовано, т.е. непосредственно в структурных подразделениях (участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

Децентрализованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства в общем случае внедряется и применяется на предприятиях со сложной организационной структурой (предусматривающей, в частности, функционирование обособленных структурных подразделений (филиалов или представительств)) - и (или) децентрализованной системой общего делопроизводства предприятия.

Тем не менее оптимальным (для большинства предприятий) представляется вариант, в соответствии с которым ведение бухгалтерского делопроизводства возлагается на соответствующее структурное подразделение (большей или меньшей численности) в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия. В пользу именно такого варианта организации бухгалтерского делопроизводства указывают следующие наиболее важные обстоятельства.

Примерный перечень мероприятий, реализуемых группой

бухгалтерского делопроизводства в рамках возложенных

на нее задач документационного обеспечения

№ п/п	Мероприятия по управлению бухгалтерской документацией	Мероприятия по документированию деятельности бухгалтерской службы
1.	Разработка и уточнение номенклатуры дел	Разработка и уточнение проектов локальных актов предприятия, регламентирующих деятельность бухгалтерской службы: положений, инструкций, учетной политики и т.д.
2.	Разработка и уточнение графика документооборота	Техническая подготовка учетных документов
3.	Разработка и уточнение табеля и альбома форм документов	Техническая подготовка расчетных документов
4.	Формирование и оформление дел	Техническая подготовка отчетных документов
5.	Контроль исполнения документов	Техническая подготовка документов, отражающих результаты инвентаризации
6.	Оперативное (текущее) хранение документов (дел)	Техническая подготовка документов, отражающих результаты ревизий и проверок
7.	Подготовка документов (дел) к передаче в архив предприятия	Техническая подготовка прочих документов, образующихся в повседневной деятельности бухгалтерской службы: проектов распоряжений, писем, служебных записок, договоров, доверенностей, справок, протоколов, актов, выписок, копий и т.п.
8.	Работа по обеспечению сохранности бланков	Работа по унификации текстов и оптимизации форм документов бухгалтерской службы

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно- │

│ методических и иных) документов, определяющих перечни документов, │

│ образующихся в деятельности бухгалтерской службы, и сроки их хранения, │

│ формирование такого перечня │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Изучение особенностей, присущих организации бухгалтерского │

│ делопроизводства, с учетом содержания его деятельности, объема, │

│ интенсивности и состава документооборота, организационной структуры и │

│ штатной численности, распределения полномочий по работе с документами │

│ между должностными лицами и т.п. │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Предварительное определение заголовков дел, их последовательное │

│ упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, │

│ подлежащих помещению в соответствующие дела) │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных │

│ для дел, заводимых (при необходимости) в течение календарного года │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Составление и оформление проекта номенклатуры дел │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в │

│ необходимых случаях - его уточнение и дооформление │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Подписание проекта номенклатуры дел его разработчиком и начальником │

│ бухгалтерской службы │

└────────────────────────────────────────────────────

График документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:

- перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);

- перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;

- сроки исполнения документов;

- типовые технологии обработки документов.

Порядок его составления исходит из следующих предпосылок:

1. Определение структуры организации и бухгалтерии (центры ответственности по исполнению документации)

2. Определение круга исполнителей (ответственных за оформление-прием документации)

3. Определение перечня документации (Табель форм документов)

4. Определение сроков исполнения каждого документа

5. Определение порядка движения каждого документа по подразделениям и ответственным лицам.

Контроль полноты исполнения документа производится непосредственно перед представлением его на подпись (утверждение) путем определения соответствия документа сущности резолюции (поручения). Документ признается полностью исполненным, если после его представления на подпись (утверждение) исполнителю не было дано каких-либо дополнительных поручений.

Окончательный вывод о том, насколько полно был исполнен тот или иной документ, делается по прошествии периода (после завершения работы по исполнению документа), в течение которого могут быть выявлены обстоятельства, указывающие на недостаточно полное исполнение документа - например, в форме поступившего на предприятие повторного запроса о предоставлении информации. Продолжительность такого периода, как правило, не превышает 30 календарных дней.

Снятие документа с контроля производится только после его надлежащего - своевременного и качественного - исполнения. Поясним, что в общем случае документ считается исполненным после того, как:

- его исполнителем было фактически и по существу выполнено соответствующее поручение (резолюция), в том числе подразумевающее подготовку проекта нового документа;

- получено документальное подтверждение исполнения (см. ниже);

- результаты исполнения доведены до сведения заинтересованных органов (лиц).

Документальным подтверждением факта надлежащего исполнения документа служит отметка об исполнении документа и помещении его в дело. Такая отметка оформляется в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа (у левого поля, на свободном от текста месте) исполнителем (или его непосредственным руководителем).

Отметка должна содержать слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться соответствующий документ (см. далее), и подписи лица, оформившего отметку. О снятии документа с контроля в РКФ также делается соответствующая отметка. После этого документ может быть помещен в дело в соответствии с номенклатурой дел.

«Дело» - это упорядоченная совокупность документов определенного вида.

Формирование бухгалтерских документов в дела, как правило, производится по месту их обработки, т.е. в соответствующих структурных подразделениях бухгалтерской службы. Затем дела перемещаются в приспособленные для этой цели места хранения.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете бухгалтерские документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерской службе (бухгалтерии) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

Заголовок дела должен состоять из элементов:

1. номер по порядку;

2. название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

3. название предприятия или структурного подразделения;

4. название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы;

5. краткое содержание документов, помещаемых в дело;

6. название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

7. дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

8. категория важности сведений, например, ЧВ - чрезвычайной важности, ОВ - особой важности, ОД - ограниченного доступа, ВВ - второстепенной важности или грифа "Коммерческая тайна" (КТ) с указанием обладателя этой информации.

Дела бухгалтерской службы, не имеющей в своем составе структурных подразделений, обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности:

- документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;

- документы по организации бухгалтерского учета;

- документы по организации бухгалтерской отчетности;

- документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами;

- прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

В связи с упоминанием электронных документов (ЭД) поясним, что предприятие вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде баз данных (БД), каталогов или отдельных файлов, сформированных с использованием штатных сертифицированных программно-технических средств. В процессе обработки должна обеспечиваться возможность распечатывания бухгалтерских документов по установленным формам, а также идентичность содержания ЭД и бумажных копий.

Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Обработанные первичные документы текущего месяца (или за иной календарный период), относящиеся к определенному учетному регистру, формируются в дела (подшиваются в папки) в хронологическом порядке. В то же время отдельные виды бухгалтерских документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках.

Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам или (и) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

Учетная политика предприятия обычно формируется в отдельное дело. Вместе с документом в дело помещаются (в установленной предприятием последовательности и с учетом предельно допустимого количества листов в деле):

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для оформления внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;

- методы оценки активов и обязательств предприятия (описание);

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета предприятия.

Организационно-распорядительная документация бухгалтерской службы (положения, должностные инструкции, инструкции по видам деятельности и т.п.), утвержденная (введенная в действие) постановлениями, решениями, приказами и т.д. и являющаяся приложением к последним, формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и пр., утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п.

Отметим также, что при оформлении дел с бухгалтерскими документами за истекший отчетный период лицевая сторона обложки соответствующей папки снабжается следующими сведениями:

- дата, к которой относятся сброшюрованные в папку документы;

- номера балансовых и внебалансовых счетов;

- перечень групп документов, сформированных в отдельные папки, относящихся к одной дате, но отличающихся сроками хранения;

- надпись, удостоверяющая факт брошюровки и подшивки документов (с указанием подписи соответствующего работника бухгалтерской службы).

Размещение перечисленных надписей производится на лицевой стороне обложки на свободных от других реквизитов и сведений местах. После завершения нумерации листов производится оформление заверительной надписи. Лист с заверительной надписью (лист-заверитель дела) располагается в конце дела. В надписи - цифрами и прописью - указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов. Лист - заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Факт выдачи дела во временное пользование юридическому лицу (его полномочному представителю) удостоверяется соответствующим актом, один экземпляр которого выдается предприятию-пользователю, а второй - остается в делах предприятия-владельца. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей соответствующих предприятий.

Факт изъятия подлинных документов (отдельных или в составе дел удостоверяется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством РФ. Акт (протокол) подписывается руководителем предприятия (главным бухгалтером) и представителем органа, проводящего изъятие.

По истечении сроков текущего хранения дела бухгалтерской службы передаются на хранение в архив. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится методом полистного просмотра дел.

Содержание внутренней документации

Общий состав бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением следующий

┌──────────────────────────────────────┐

│Бухгалтерская документация предприятия│

└┬────────────────┬───────────────────┬┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ Учетная бухгалтерская ││ Организационно-правовая││Отчетная бухгалтерская│

│ документация ││документация бухгалтерии││ документация │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету основных ││ Учетная политика ││ Балансы (годовой, │

│ средств ││ ││ квартальные) │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету материальных ││ План счетов ││ Отчеты (по видам) │

│ запасов ││ ││(годовые, квартальные)│

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету малоценных и ││ Бухгалтерские учетные ││ Аналитические │

│ быстроизнашивающихся ││регистры (главная книга,││документы к балансам и│

│ предметов ││ журналы, ордера и пр.) ││ отчетам │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету труда и ││ Инструкция об ││ Отчеты о проведении │

│ заработной платы ││ организации ││ проверок (ревизий) │

│ ││ бухгалтерской ││ │

│ ││ деятельности ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету ден. средств,││ Положение о бухгалтерии││ Отчеты по налогам │

│ ассигнований, расходов││ ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету расчетов ││ Положение о структурных││ Переписка по отчетам │

│ ││ подразделениях ││ │

│ ││ бухгалтерии ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету внебюджетных ││ Должностные инструкции ││ Документы по │

│ средств ││ работников бухгалтерии ││ инвентаризации │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

│ ┌──────────────┴─────────┐ │

└─┤ Прочие виды ├─────────┘

│бухгалтерских документов│

└────────────────────────┘

К внутренним стандартам бухучета могут относиться руководства, инструкции, методические разработки, пособия и другие обязательные к применению документы. Их можно разделить на три уровня:

1. организационный + приложения

2. оформительный + приложения

3. методический + приложения

возможно объединение первых в один.

Организация всякой работы начинается с точного формулирования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят от­ражение в ее уставе (положении). Это главный (основной) организаци­онный документ. В соответствии с установленными целями и задачами определяют функции управленческого аппарата для достижения постав­ленных целей и кто эти функции будет выполнять. Распределение функ­ций закрепляется в Положениях о структурных подразделениях.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий постоянный срок действиями. К его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью, Обычно оно имеет следующую структуру текста:

- общие положения;

- цели и задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- руководство;

- взаимоотношения (служебные связи);

- организация работы.

Основной состав организационного уровня:

Дата добавления: 2014-01-05