Новые унифицированные формы первичных документов

Особенности составления и оформления первичных документов в бухгалтерии

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. С января 1998 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» началось внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Их использование является обязательным для всех предприятий и организаций независимо от формы собственности.

Унифицированные формы первичного учета, предназначенные для оформления однородных, типовых хозяйственных операций, применяемых в деятельности предприятий, способствуют рационализации и повышению качества первичной документации. Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Госкомстат России разработал унифицированные формы первичного учета и представил их в трех альбомах. Первый альбом включает формы по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (утвержден Постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997 г. № 68). Во второй альбом входят формы по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утвержден Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Третий альбом содержит формы по учету работы строительных машин и механизмов, учету работы в автомобильном транспорте (утвержден Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Внедрение новых унифицированных форм документов вместо устаревших способствует повышению качества первичного учета. Его совершенствование отвечает интересам предприятий и организаций. Полная и достоверная первичная информация необходима не только для оперативного руководства и управления, но и для использования её налоговыми, банковскими, статистическими и иными заинтересованными организациями.

Формы, содержащиеся в альбомах, используются заинтересованными ведомствами в качестве образцов построения, унификации и стандартизации при разработке специализированных форм первичного учета.

Шифр	Наименование документа
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Т-2	Личная карточка
Т-4	Учетная карточка научного работника
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставле­нии отпуска
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
Т- 12	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Т- 13	Табель учета использования рабочего времени
Т-49	Расчетно - платежная ведомость
Т- 51	Расчетная ведомость
Т-53	Платежная ведомость
Т-54	Лицевой счет
Т-54а	Лицевой счет
ОС-1	Акт (накладная) приемки - передачи основных средств
Шифр	Наименование документа
ОС-3	Акт приемки - сдачи отремонтирован­ных, реконструированных и модернизированных объектов
ОС-4	Акт на списание основных средств
ОС-5	Акт на списание автотранспортных средств
ОС-6	Инвентарная карточка учета основных средств
ОС-14	Акт о приемке оборудования
ОС-15	Акт приемки - передачи оборудования в монтаж
ОС-16	Акт о выявленных дефектах оборудо­вания
НМА-1	Карточка учета нематериальных активов
М-2	Доверенность
М-2а	Доверенность
М-4	Приходный ордер
М-7	Акт о приемке материалов
М-8	Лимитно-заборная карта
М-11	Требование-накладная
М- 15	Накладная на отпуск материалов на сторону
М- 17	Карточка учета материалов
М-35	Акт оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
МБ-2	Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-4	Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-7	Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений
МБ-8	Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов
КС-3	Справка о стоимости выполненных работ и затрат
КС-6	Общий журнал работ
КС-И	Акт приемки законченного строитель­ного объекта
КС-14	Акт приемки законченного строитель­ного объекта приемочной комиссией
ЭСМ-1	Рапорт о работе башенного крана
ЭСМ-2	Путевой лист строительной машины
ЭСМ-3	Рапорт о работе строительной машины (механизма)
ЭСМ-4	Рапорт - наряд о работе строительной машины (механизма)
ЭСМ-5	Карта учета работы строительной машины (механизма)
ЭСМ-6	Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
ЭСМ-7	Справка для расчетов за выполнен­ные работы (услуги)
	Путевой лист легкового автомобиля
Зспец.	Путевой лист специального автомобиля
	Путевой лист легкового такси
4-С	Путевой лист грузового автомобиля
4-П	Путевой лист грузового автомобиля
В	Путевой лист автобуса
6спец.	Путевой лист автобуса не общего пользования
	Журнал учета движения путевых листов
1-Т	Товарно - транспортная накладная

Отличительной особенностью бухгалтерских документов является то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст или сумма Не замазывается корректирующей жидкостью, как это делается в других документах, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчетности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправления. При подписании указывается дата внесения исправлений.

Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработки, что и все другие документы организации.

Вся документация бухгалтерий, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• исполнение документов;

• отправка.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения бухгалтерских документов

№ п/п	Документы	Срок хранения и номер статьи по Перечню	Примечание
	Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии	До минования надобности, ст. 19а
	Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии	До замены новыми, ст. 38,56
	Бухгалтерские отчеты по бюджету, спец­средствам, капитальным вложениям и заключения балансовой комиссии по отчетам. Годовые	Постоянно,ст. 303а
	То же. Квартальные	см. ссылку	При отсутствии годовых отчетов - постоянное хранение
	Тоже. Месячные	см. ссылку
	Главная книга и журналы - ордера	см. ссылку	см. ссылку
	Книга регистрации выдачи доверенностей	см. ссылку
	Книга учета бланков удостоверений, квитанций и т. д.	см. ссылку
	Вспомогательные книги и карточки системного и внесистемного учета	см. ссылку	см. ссылку
	Картотека (книги) балансовых счетов	см. ссылку
	Журнал (книга) регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей,поручений и др.	см. ссылку
	Контрольные книги, журналы и ведомости	см. ссылку
	Кассовая книга	см. ссылку
	Картотека (книга) учета кредитов, текущих счетов и расчетов с учреждениями	см. ссылку
	Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка	см. ссылку
	Корешки и копии ордеров, счетов - фактур, накладных, квитанций, чековых книжек	см. ссылку
	Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (срочные, транспортные, грузовые, весовые, накладные, страховые и т. д.)	см. ссылку
	Картотека (книги) подотчетных лиц	см. ссылку
	Оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам	см. ссылку
	Ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам	см. ссылку
	Лицевые счета сотрудников	75лет, ЭПК, ст. 311
	Договоры, соглашения и контракты (хозяй­ственные, операционные, трудовые)	5 лет, ст. 337	По истечении срока действия договора
	Реестры счетов к оплате	см. ссылку
	Решения судов, исполнительные листы, ведо­мости и переписка по различным удержаниям из заработной платы	см. ссылку
	Документы по государственному социальному страхованию и документы, оплаченные за счет средств социального страхования
	Акты документальных ревизий финансово - хо­зяйственной деятельности и заключения по ним	см. ссылку
	Документы (протоколы, описи, ведомости и др.) по инвентаризации зданий и сооружений	10 лет
	Инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной ко­миссии и другие документы по инвентаризации имущества и материалов	см. ссылку	см. ссылку
	Картотека (книга) учета основных средств (зданий и сооружений)	10 лет
	Картотека (книга) учета основных средств связи (имущества и материалов)
	Паспорта зданий, сооружений и оборудования	5лет, ст. 331	После ликвидации основных средств. Паспорта зданий, со­оружений - памятников архитек­туры, находящихся под охраной государства, - постоянное

Ссылка В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлены временные сроки хранения документов не менее 5 лет.

Ссылка При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Значительно повысить производитель­ность делопроизводственного труда можно путем автоматизации делопроизводства. В результате - работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Дата добавления: 2014-01-05