Организация учета расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам

Работники организации могут быть направлены в служебные командировки в целях выполнения определенных заданий и видов работ как внутри страны, так и за ее пределы.

Направление работника в командировку производится на основании приказа руководителя с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания. Командировка внутри страны оформляется командировочным удостоверением, в котором проставляются отметки о прибытии работника в пункт назначения и его выбытии по завершении командировки. При командировании сотрудников за рубеж командировочное удостоверение не выписывается, поскольку отметки о пересечении границы страны пребывания проставляются в загранпаспорте.

Согласно ст. 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Организации должны осуществлять контроль выдачи командировок. Для этого предусмотрен журнал учета работников, выбывающих (или прибывающих) в командировки.

Командированному лицу перед отъездом в загранкомандировку выдается аванс в рублях и иностранной валюте. Определение суммы аванса осуществляется в соответствии с составленной сметой командировочных расходов. Смета содержит перечень расходов, предусмотренных для реализации программы или задания по командировке. Чаще всего этот перечень расходов ограничивается предусмотренными компенсационными выплатами.

В расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно включаются:

· страховой взнос на обязательное личное страхование;

· оплата услуг на оформление проездных документов;

· расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне фирменного поезда;

2) водным транспортом – в каюте 5-й группы морского судна, в каюте 2-й группы речного судна, в каюте 1-й группы судна паромной переправы;

3) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

4) автомобильным транспортом – транспортными средствами общего пользования (кроме такси).

При отсутствии подтверждающих документов возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно осуществляется в размере минимальной стоимости проезда.

В случае утери командировочным лицом проездных билетов организация может осуществить оплату их стоимости за счет собственных средств на основании заявления работника. При этом сумма, выплаченная работнику в соответствии со ст. 210 НК РФ, включается в доходы физических лиц с последующим удержанием НДФЛ в случае:

ü когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки;

ü направления за границу делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15% нормы при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны;

ü пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Выдача аванса подотчетному лицу на загранкомандировку оформляется РКО.

По возвращении из загранкомандировки в течение 10 календарных дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими фактические расходы. Остаток неиспользованных валютных средств возвращается в кассу организации, он должен быть сдан в уполномоченный банк.

Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории России и за рубежом ведется на счете 71. В организациях, где загранкомандировки осуществляются регулярно, при разработке учетной политики и рабочего Плача счетов на текущий отчетный год в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/08), утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.08 г. № 106н (с изм. от 11.03.09 г.), синтетический учет расчетов с командируемыми лицами целесообразно вести в разрезе субсчетов:

71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Полученная иностранная валюта, предназначенная для загранкомандировки, с валютного счета приходуется в кассу организации, а затем выдается под отчет командируемому работнику. В бухгалтерском учете составляются записи:

• на сумму поступившей иностранной валюты в кассу организации согласно представленного чека:

Дт 50/4 «Касса в иностранной валюте» Кт 52;

• на выдачу аванса командируемому лицу в иностранной валюте:

Дт 71/2 Кт 50/4 «Касса в иностранной валюте».

Если организация не располагает наличием валютных средств, то банк на основании заявления клиента приобретает иностранную валюту и зачисляет ее на его текущий валютный счет. Если у организации на валютном счете имеется иностранная валюта, не соответствующая стране командирования, то предварительно банком осуществляется продажа имеющейся валюты, а затем приобретение валюты соответствующей заявлению клиента.

Для выдачи аванса командируемому лицу в долларах США организация предварительно должна осуществить покупку валюты.

Купленная банком валюта зачисляется на текущий валютный счет организации. В бухгалтерском учете операции по покупке валюты отражаются записями:

• на сумму денежных средств, перечисленных на покупку валюты по биржевому курсу:

Дт 57 Кт 51

• зачислены купленные валютные средства на текущий валютный счет по курсу ЦБ РФ на день покупки валюты:

Дт 52 Кт 57

Сумма превышения рублевой суммы, зарезервированной с расчетного счета на покупку валюты, над рублевым эквивалентом приобретенной валюты списывается на прочие расходы:

Дт 91/2 Кт 57.

Сумма полученного убытка списывается на финансовый результат:

Дт 99 Кт 91/9.

Валютные средства, полученные в банке на командировочные расходы, приходуют в кассу организации. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), иностранная валюта подлежит пересчету по курсу на день получения их в уполномоченном банке:

Дт 50/4 «Касса в иностранной валюте» Кт 52.

Во избежание возникновения курсовой разницы при выдаче аванса командируемому лицу в иностранной валюте эту операцию целесообразно осуществлять в день поступления валютных средств в кассу организации. В учете выдача аванса в рублях отражается записью:

Дт 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» Кт 50/1 «Касса организации».

Выдача аванса в иностранной валюте отражается записью:

Дт 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» Кт 50/4 «Касса в иностранной валюте».

По возвращении из загранкомандировки работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими фактические расходы.

В бухгалтерском учете расходы отражаются на дату утверждения авансового отчета командируемого лица. При этом составляются записи:

• на стоимость проезда железнодорожным транспортом, включая оплату постельных принадлежностей, на территории России:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

• на сумму НДС, выделенную расчетным путем из стоимости проездных билетов на территории России:

Дт 19 Кт 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

• на стоимость авиабилетов до Нью-Йорка и обратно по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»;

• на сумму расходов по найму жилого помещения, согласно предъявленному счету отеля в Нью-Йорке, в пересчете в рублевый эквивалент по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».

Сумма расходов по междугородним расходам отражается по курсу на дату утверждения авансового отчета записью:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».

За каждый день пребывания в командировке, включая праздничные и выходные дни, работнику выплачиваются суточные.

При погашении суммы аванса в иностранной валюте на дату предоставления авансового отчета возникает положительная (отрицательная) курсовая разница, которая отражается записью:

Дт 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» (91/2) Кт 91/1 (71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»);

• запись на включение положительной (отрицательной) курсовой разницы в финансовый результат организации:

Дт 91/9 (99) Кт 99 (91/9).

Сумма перерасхода в рублях командированному лицу выдается из кассы организации после утверждения авансового отчета по загранкомандировке.

В целях налогообложения организации при исчислении налога на прибыль командировочных расходы как на территории России, так и на территории зарубежных стран определяются в соответствии со ст. 264 НК РФ. Командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Ими являются:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

• суточные или полевое довольствие в пределах, утверждаемых Правительством РФ;

• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право выезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Поскольку возникают различия в сумме командировочных расходов, отражаемых в бухгалтерском учете и принимаемых в целях налогообложения, то на практике должен быть организован их раздельный учет. Учет возникших налоговых разниц и обязательств осуществляется в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02), утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. № 114н (в редакции от 11.02.2008 г.).

Сумма сверхнормативных расходов включается в доход подотчетного лица с последующим исчислением НДФЛ и включается в налогооблагаемую базу для исчисления ЕСН.

В настоящее время установлены нормы, в пределах которых суточные и неподтвержденные расходы по найму жилья не облагаются НДФЛ. Суточные освобождаются от налогообложения в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (абз. 10 п. 3 ст. 217 НКРФ).

Порядок налогообложения компенсационных выплат по командировочным расходам ЕСН определен ст. 238 НК РФ.

Не признаются объектами обложения ЕСН выплаты, которые не отнесены к расходам, уменьшаемым налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

ЕСН начисляется на выданные работникам денежные авансы на командировочные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами.

Дата добавления: 2014-01-05