Хранение первичных документов

Контроль и хранение первичных учетных документов

За правильностью и точностью отражения операций, оформляемых первичными учетными документами, раз­работан целый ряд контрольных мероприятий.

На первой стадии проводится предварительный контроль. Его цель заключается в проверке своевременного и пра­вильного оформления в процессе совершения хозяйствен­ных операций распорядительных и исполнительных первич­ных учетных документов. Предварительный контроль ис­пользуют также с целью обеспечения законности хозяй­ственных операций и недопущения хищений, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.

Согласно ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете» от­ветственность за организацию предварительного контроля за первичными учетными документами несет главный бух­галтер. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осу­ществленных хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имуще­ства и выполнением обязательств. Требования главного бух­галтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.

Основными способами проведения предварительного контроля за документальным оформлением хозяйствен­ных операций являются просмотр и визирование глав­ным бухгалтером всех распорядительных документов (до­говоров, приказов, распоряжений и другого).

Подпись главного бухгалтера является обязательной:

1) на документах, являющихся основанием для при­ема и выдачи денежных средств в наличной и безналич­ной формах;

2) на документах, являющихся основанием для воз­никновения и погашения финансовых и кредитных обя­зательств организации.

После составления все первичные учетные докумен­ты представляются в бухгалтерию и служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетиче­ского учетов.

Последующий контроль за первичными учетными до­кументами проводится в процессе бухгалтерской обработки и подготовки документации к последующей груп­пировке и обобщению учетной информации.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Списки работников, штатные расстановки, трудовые договора, личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу, лицевые счета работников, положения, должностные инструкции (в составе личных дел) - 75 лет.

Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения) - 2 года в кадровой службе, 50 лет в архиве организации;

Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников - 5 лет

Штатное расписание - Постоянно

Табели учета рабочего времени, графики отпусков - 1 год

Документы о премировании работников - 5 лет

Журнал инструктажа по ТБ - 10 лет.

Кассовые документы в зависимости от видов и объемов осуществляемых операций могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством Российской Федерации, формируются в отдельные дела (сшивы).

Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) – 5 лет.

Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации, акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации; документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами - Постоянно

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие), кассовые книги, оборотные ведомости, книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов, рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики, расчетные (расчетно-платежные) ведомости – 5 лет.

Документ	Основание	Срок хранения
Списки работников, штатные расстановки	Перечень типовых управленческих документов	75 лет
Трудовые договора
Личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу
Лицевые счета работников
Положения, должностные инструкции (в составе личных дел)
Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения)	2 года в кадровой службе, 50 лет в архиве организации;
Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников	5 лет
Штатное расписание	Постоянно
Табели учета рабочего времени	1 год
Графики отпусков	1 год
Документы о премировании работников	5 лет
Журнал инструктажа по ТБ	10 лет

Документ	Основание	Срок хранения
Бухгалтерские документы, отчетность (в том числе в фонды и статистику)	129-ФЗ	5 лет
Документы, связанные с расчетом налогов (декларации, документы налогового учета, счета-фактуры, справки-расчеты и так далее)	НК РФ	4 года

Дата добавления: 2014-01-05