Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Обеспечение поиска и фильтрации

Базы данных

7.7.1 Термины

7.7.2 Создание нового списка

7.7.3 Обработка списков (диалоговое окно формы данных)

7.7.4 Сортировка данных

Наиболее часто используемыми операциями над базами данных в Excel является поиск и фильтрация.

Для этого имеется ряд средств, от самых простых до самых сложных.

· Форма данных для поиска и изменения записей списка

· Автофильтр для выборки данных на базе простых критериев

· Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев

 

 

Типы критериев.

 

Поиск и фильтрация данных в Excel осуществляется по критериям.

Под критерием понимается условие, заданное с помощью данных, находящихся либо в таблице, либо вводимых пользователем и некоторых операций, в соответствии с которыми производится фильтрация или поиск искомых данных.

 

Excel поддерживает несколько типов критериев:

· Критерий на основе сравнения

В данных критериях используются только операторы сравнения

Таблица – Операторы, используемые в критерии на основе сравнения

Оператор Выполняемое действие
=(данные) Выбираются те записи, в соответствующем поле которых данные совпадают с заданным значением
= Выбираются записи с пустым полем
< >(данные) Выбираются те записи, в соответствующем поле которых данные не совпадают с заданным значением
< > Выбираются записи не с пустым полем
< (данные) Выбираются те записи, в соответствующем поле которых данные меньше заданного значения
> (данные) Выбираются те записи, в соответствующем поле которых данные больше заданного значения
< =(данные) Выбираются те записи, в соответствующем поле которых данные меньше либо равны заданного значения
> =(данные) Выбираются те записи, в соответствующем поле которых данные больше либо равны заданного значения

 

· Критерий в виде образца-шаблона

Для этого критерия используются символы шаблонов

Таблица – Символы шаблонов

Символ шаблона Выполняемое действие
? Заменяет один любой символ. Например, если есть элементы «Даша» и «Паша», то критерий по этому полю типа «?аша» отберет записи, содержащие как первый, так и второй элемент
* Позволяет задать неограниченную последовательность любых символов. Например, критерий «Ан*ей» отберет все записи, начинающиеся с «Ан» и заканчивающиеся на «ей»

 

· Критерий на основе множественных условий

Зачастую можно задать критерий с несколькими условиями для выборки данных. В таком случае используется критерий на основе множественных условий с помощью логических операций, описанных в таблице ниже

Таблица – Логические операторы, используемые в критерии на основе множественных условий

Логический оператор Выполняемая функция
И (AND) Извлекаются данные, удовлетворяющие всем условиям. Например, по критерию (> 100) И (< 200) отберутся все данные, лежащие между числами 100 и 200
ИЛИ (OR) Извлекаются данные, удовлетворяющие хотя бы одному условию. Например, по критерию 1995 ИЛИ 1994 отберутся все данные со значениями в соответствующем поле, равным или 1995, или 1994.

 

· Критерий на основе логических формул

Иногда бывает удобнее воспользоваться более сложными формами критериев. К данным случаям можно причислить задание условий поиска и фильтрации с помощью логических функций, т. е. функций возвращающих либо значение true (истина), либо false (ложь), и вычисляемых выражений, дающих результат в такой форме. При этом допускается создавать условия фактически неограниченного размера и уровня вложенности. Особенностью критериев на основе логических формул является ограничение на их применение в средствах обработки данных — такие критерии допустимы только при использовании расширенного фильтра.

Выражение, определенное таким образом, включается в диапазон критериев.

Такой способ задания критерия очень удобен, ввиду своей компактности, — в одном выражении можно определить условия на все поля.

 

Средства поиска и фильтрации данных по критерию

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Раньше мы уже говорили, что для поиска и фильтрации данных имеется ряд средств, от самых простых до самых сложных.

· Форма данных для поиска и изменения записей списка

· Автофильтр для выборки данных на базе простых критериев

· Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев

 

Критерий предназначен, для задания условий поиска/фильтрации данных в списке. Excel располагает очень гибким набором средств разной сложности для фильтрации/поиска данных, позволяющим наиболее целесообразно решать фактически любые задачи подобного рода.

 

Форма данных для поиска и изменения записей списка

Для того чтобы воспользоваться формой данных для поиска в списке:

· Определить нужный список

· Меню-Данные-Форма

· В ДО «Форма» команду Критерии

· В полях ввода задать критерий поиска

· С помощью кнопок Назад и Далее выбрать нужную запись, если критерий соответствует несколько записей

· Отредактировать нужную запись

· Нажать кнопку Закрыть для окончания работы с формой

 

Автофильтр для выборки данных на базе простых критериев

Средство автофильтрации, или автофильтр, позволяет произвести фильтрацию данных в списке очень простым и легким в использовании методом.. При этом строка заголовка базы данных преобразуется в группу выпадающих списков, позволяющих задать условие фильтрации для каждого из полей.

Автофильтр производит скрытие строк, не удовлетворяющих критерию, что очень удобно для представления данных и их распечатки. Однако стоит помнить, что Excel скрывает при этом всю строку, и данные, находящиеся слева и справа от списка могут стать недоступными после фильтрации списка.

Для выполнения автофильтрации необходимо:

· Определить нужный список

· Меню-Данные-Фильтр-Автофильтр. После этого строка названия полей изменяется

 

· Для того, чтобы задать условие фильтрации для поля со списком, необходимо открыть выпадающий список в заголовке поля

· Выбрать в этом списке необходимый способ фильтрации. Данные будут отфильтрованы в соответствии с выбранным вариантом.

Автофильтр позволяет задать несколько вариантов условия фильтрации по полю

 

Все Фильтрация по полю отключена. – выводятся все поля

Первые 10… – позволяет осуществлять выбор элементов списка, являющихся наименьшими или наибольшими значениями.

Для этого

· Выбрать в выпадающем списке нужного поля элемент Первые 10 и

· в появившемся ДО Наложение условия по списку в левом выпадающем списке выбрать количество выбираемых записей (от 0 до 500)

· В центральном списке –Наибольших или Наменьших

· В правом выпадающем списке определить способ задания количества нужных записей – в элементах списка или % от количества элементов

Примечание:

С помощью команды Первые 10 можно обрабатывать только числовые данные. Использование этой команды с текстовыми данными не дает никакого результата.

 

Условие.. -позволяет задать сложное (множественное) условие фильтрации в поле списка (пользовательский автофильтр)

Для этого

· Выбрать в выпадающем списке нужного поля элемент Условие..

· В ДО Пользовательский автофильтр задать условия сравнения с помощью выпадающих списков. В левых списках задаются способы сравнения, в правых – значения, с которыми производятся сравнения. С помощью переключателя И или ИЛИ задается способ объединения условий

· И ОК

Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев

Форма данных и Автофильтр сильно ограничены в выборе способов фильтрации/поиска и возможностях задания критериев поиска. В случаях, когда нужно произвести действительно сложный поиск/фильтрацию, следует пользоваться другим средством - Расширенным фильтром

Расширенным фильтром рекомендуется использовать в следующих случаях:

• когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столбцов;

• когда к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора:

• когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Для этого

· Задать критерий для поиска информации, и область извлечения данных если это необходимо

· Меню-Данные-Фильтр-Расширенный фильтр

· В ДО Расширенный фильтр с помощью переключателя поля Обработка выбрать нужный результат: Фильтровать список на месте или Скопироватьрезультат в другое место

 

· В поле Исходный диапазон указать месторасположение исходного списка

· В поле Диапазон условий указать диапазон критериев

· В поле Поместить результат в диапазон указать диапазон извлечения. Данное поле доступно в том случае, когда установлен переключатель Скопировать результат в другое место

· Установить флажок Только уникальные записи, еслинеобходимо, чтобы одинаковые записи не повторялись, а выводились только один раз

· ОК

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Второй способ | Макросы. Независимо от используемой операционной системы и программных приложений мы часто используем последовательность одних и тех же команд для многих рутинных
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-05; Просмотров: 553; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.039 сек.