Процессы получения первичной информации

В состав операций, выполняемых при получении первичной информации, входят съем, регистрация, сбор и передача инфор­мации.

Съем информации, или измерение, - это процесс получения количественного значения показателя, характеризующего объек­ты и процессы хозяйственной деятельности, и по степени авто­матизации его можно подразделить на следующие виды:

· ручной съем (подсчет);

· полуавтоматический (например, с помощью весов-автоматов);

· автоматический (например, с использованием счетчиков или датчиков единичных сигналов).

К современным средствам измерения и счета относятся, на­пример, электронные весы модели CAS LP-15, которые предназ­начены для использования в расфасовочных отделах продоволь­ственных магазинов. С помощью весов можно выполнить опера­ции: взвешивание упаковки с товаром; перемножение веса на цену, печать этикетки со стоимостью упакованного товара; передача сообщений компьютеру, который осуществляет учет движения товаров; прием от компьютера сведений об изменении номенк­латуры товаров и цен; накопление данных о выполненных взве­шиваниях. Такие весы могут использоваться как автономно, так и в составе системы учета движения товаров в магазине.

Счетчики применяют в тех случаях, когда производство име­ет крупносерийный или массовый характер. Счетчиками оснаща­ются производственные автоматы, штамповочные прессы, мар­кировочные машины.

Другими устройствами являются измерители потоков (расхо­домеры), когда объектами измерения являются жидкость или газ. Примером может служить топливомер на автоматизированной АЗС, используемый для измерения отпуска количества горюче­го. К подобным устройствам относятся также машинка для счета банкнот, средства безналичного денежного обращения с исполь­зованием пластиковых карт и др.

Машинка для счета банкнот используется для пересчета раз­личных купюр в пачках до 999 листов и вычисления суммы, уста­новления числа листов, которое необходимо отсчитать, выбра­сывания мятых и поврежденных купюр.

Средства организации безналичного денежного обращения на основе кредитных карт (КК) позволяют оплачивать, не пользу­ясь наличными деньгами, различные товары и услуги (телефон­ные разговоры, проезд в метрополитене и др.). В настоящее вре­мя наиболее употребительны три вида КК: с магнитными полос­ками; с памятью на микросхемах; содержащие микропроцессор, полупостоянную и оперативную память, схему защиты (так на­зываемые интеллектуальные карты).

Следующей операцией, выполняемой при получении первич­ной информации, является операция регистрации первичной информации, т.е. нанесения всех реквизитов-оснований (количественных характеристик) и признаков на какой-либо носитель. Регистрация информации может выполняться следующими способами:

• ручным - заполнение бланков первичных документов на бу­мажном носителе вручную;
• механическим при вводе информации с клавиатуры в экран­ные формы ЭВМ или при использовании устройств регист­рации информации типа пишущих машинок с занесением ин­формации в первичные документы и одновременной запи­сью ее на магнитные носители или машиночитаемые доку­менты;
• полуавтоматическим, когда часть информации автоматичес­ки заносится с магнитных носителей или из оперативной па­мяти устройства (например, при использовании кассовых ап­паратов, регистраторов производства или бухгалтерских фак­турных машин).

В процессе регистрации информации осуществляется иденти­фикация всех компонентов, участвующих в хозяйственных опе­рациях, указывается количественная характеристика процесса, выявленная при съеме информации, а также выполняется привязка всей записи ко времени.

Идентификация компонентов хозяйственной операции (стан­ка, рабочего, детали и т.д.) - это определение кода конкретного компонента, который может быть числовым, алфавитным или смешанным и который может быть введен в документ вручную по классификатору, с помощью специального считывающего ус­тройства, читающего штрих-код, нанесенный, например, на де­таль или путем выборки из списка кодов и наименований компо­нентов. Этот код хранится в оперативной памяти регистрирую­щего устройства.

К этой категории относятся устройства регистрации произ­водства, имеющие в своем составе пульты ввода информации с рабочих мест, счетчики единичных сигналов, устройства памяти на дисках, а также электронные кассовые аппараты. Например, кассовый аппарат типа IPC POS-IIS позволяет выполнять такие операции, как регистрация продаж с умножением количества на цену; прием данных с клавиатуры, с электронных весов, от счи­тывателя штрих-кодов, от считывателя магнитных карт; коррек­тировка регистрации с возвратом денег; расчет промежуточных итогов, подсчет сдачи; прием платы наличными деньгами или кредитными картами; пересчет платы в другую валюту; расчет налогов, скидок; ведение денежных и операционных регистров; запись итоговых показаний регистров в фискальную память со сроком хранения до 10 лет; выдача отчетов; выдача данных в ка­нал связи и на технический носитель. В памяти аппарата могут храниться данные по 10 000 товарам, один аппарат могут исполь­зовать до 99 кассиров. Первичные данные о продажах фиксиру­ются на машинных носителях и могут быть использованы в сис­теме управления магазином.

Для обеспечения достоверности информации при выполне­нии операции регистрации применяют несколько методов конт­роля, набор которых наиболее широко представлен при полуав­томатическом способе регистрации информации, где можно вы­делить следующие методы:

• визуальный контроль на экране регистратора;
• двойной ввод информации;
• контроль идентификатора по списку;
• контроль вводимой информации по формату;
• контроль идентификаторов по модулю (11, 10);
• контроль по сумме сообщений;
• контрольные суммы по каждому сообщению;
• общий аппаратный контроль по модулю 2.

Сбор первичной информации - это операция получения пакета сообщений, «пачки» первичных документов или файла на машин­ных носителях для последующей их передачи и обработки. Эта операция также может быть осуществлена ручным, полуавтома­тическим и автоматическим способам с централизованной или децентрализованной организацией работ.

Полуавтоматический и автоматический способы сбора инфор­мации применяются для получения массовой информации в про­изводственных цехах. Для централизованной организации работ характерны периодический опрос удаленных пунктов регистрации первичной информации, находящихся на рабочих местах, выпол­няемых автоматически, передача этой информации на централь­ную ЭВМ вычислительного комплекса для учета, контроля выра­ботки продукции и выдачи нового задания. Децентрализованный метод сбора - это метод, при котором передача информации осу­ществляется с удаленных пунктов по мере накопления информа­ции или по окончании некоторого периода времени, например смены.

Поскольку первичная информация возникает на рабочих ме­стах, удаленных от пунктов ее обработки, возникает проблема в организации системы передачи этой информации. Помимо пер­вичной информации в процессе управления организацией или ее филиалами возникает необходимость в передаче документов, яв­ляющихся результатом обработки данных на ЭВМ, а также в орга­низации удаленного доступа к общим базам данных, к коммер­ческим базам данных глобальных вычислительных сетей или к данным, хранящимся на WEB-серверах.

Операция передачи информации на расстояние осуществля­ется двумя способами: неэлектрическим (например, с помощью экспедиторов, курьеров), для которого характерны высокая на­дежность и низкая скорость передачи, и электрическим, требу­ющим системы защиты от искажений и несанкционированного доступа.

Передачу информации электрическим способом можно осу­ществлять с использованием следующих средств: телеграфа об­щего пользования, для которого характерны низкая скорость пе­редачи информации и низкая достоверность передачи; абонент­ских телеграфных устройств и специальной аппаратуры переда­чи данных компьютерных сетей.

Дата добавления: 2014-01-05