Організація позамашинної інформаційної бази

ОРГАНІЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ БАЗИ СИСТЕМ ОБРОБЛЕННЯ ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Информационные базы и способы их организации.

У процесі створення позамашинної інформаційної бази ком­постерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; ви­бір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір спосо­бів і засобів фіксування даних у первинних документах і на ма­шинних носіях; розроблення форм вихідних документів; визна­чення та розроблення логічної структури бази даних; вибір сис­теми керування базою даних (СКБД); організація раціонального документообігу і т. ін.

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов'язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом — як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу у процесі управління економікою. Створення уніфікованих форм документу здій­снюється з дотриманням таких принципів:

· скорочення кількості форм первинних документів для раціо­налізації документообігу:

· застосування єдиних форм документів на різних рівнях управ­ління;

· використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв'язування функціональних задач, а також виключення із до­кументів розрахункових показників, які можна дістати за машин­ної обробки, і даних, які є в системі;

· одноразового введення даних до ЕОМ і багаторазового їх ви­користання;

· єдиної термінології для всієї системи первинної документа­ції, яка забезпечує користувачеві простоту і зручність у роботі з документами.

Для конкретних 1С можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які відповідають певним спе­цифічним умовам користувачів. Порядок їх формування передба­чає виконання таких дій:

· визначення складу реквізитів документа;

· розміщення на бланку, який розбивається на окремі зони з урахуванням їх групування, логічної залежності та форми вве­дення в ЕОМ;

· виокремлення та виділення реквізитів, що мають бути введе­ні в ЕОМ;

· відбір довідково-групувальних ознак, сталих для даного до­кумента, і розміщення їх у правому верхньому куті бланка, у за­гальній частині документа;

· за необхідності введення стовпчиків і рядків для запису конт­рольних чисел;

· передбачення у проекті форми документа підписів відпові­дальних осіб:

· проектування за ескізом документа форми введення даних в ЕОМ або перенесення на машинний носій та уточнення форми документа;

· визначення формату бланка уточненої форми документа згід­но з вимогами стандартів.

Проектування візуальних форм виведення інформації викону­ється у такій послідовності:

— визначається перелік результатних даних:

— результатні показники поділяються за паперовими докумен­тами та відеокадрами, визначається перелік вихідних форм;

— кожній формі присвоюється назва і код:

установлюються періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми визначаються місце використання вихідного документа та необхідна кількість примірників

— розробляється ескіз вихідної форми:

- визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

— установлюються послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес; формуються контрольні при­клади вихідних форм, які далі обговорюються та уточнюються;

— затверджуються уточнені форми виведення.
Розроблення ескізу форми виведення передбачає визначення

змісту трьох її зон: заголовка, що містить назву документа, дату складання, код форми, назви стовпців та їхню нумерацію; основ­ної предметної (інформаційної) частини, Ідо становить тіло вихід­ної форми; до останньої зони вносять рядки двох видів —- докладні та підсумкові. У докладних рядках спочатку розміщують до­відкові та довідково-групувальні ознаки, потім реквізити-основи — вхідні та результатні. Підсумкові рядки містять кількісні та вартісні підсумки за певними групувальними ознаками, результа­ти виконання розрахунків.

Дата добавления: 2014-01-05