Документооборот и его правила. Электронный документооборот

Документооборот – это движение документов в учреждении с момента их поступления или создания до завершения исполнения или отправки

В основе организации документооборота лежит несколько правил.

1) Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства.

Сосредоточение операций по приему и отправке документов в “одних руках” одновременно решает несколько задач: во-первых, освобождает другие подразделения организации от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.), во-вторых, повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и др., используемых при обработке документов).

2) Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем он дважды проходит через его секретаря:

3) Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями.

Предварительное рассмотрение документов проводится наиболее квалифицированным специалистом службы ДОУ, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений, распределение обязанностей между руководством. Как правило, на рассмотрение руководителя передаются документы, поступившие: из органов власти и управления всех уровней, вышестоящей организации, подведомственных организаций (филиалов, представительств), требующие принятия управленческих решений и др.

4) Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении.

5) Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарь должен знать, что резолюция должна быть конкретна, сформулирована так, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая поставлена перед ним цель.

Резолюция “Прошу рассмотреть” или указание фамилии исполнителя и даты исполнения без формулировки поручения не содержат информации о том, что должен делать исполнитель. Прежде чем передать такой документ исполнителю, секретарю следует обратиться к руководителю с просьбой уточнить резолюцию. В противном случае вопросы могут возникнуть у исполнителя, что может помешать исполнению документа.

6) Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Процедура согласования – чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке.

Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству.

7) Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование.

Нередко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что резко снизит его эффективность. Избежать этого можно, установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству. Многие организации, в т. ч. федеральные органы власти, отводят на визирование не более 3–5 дней.

8) Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. “Снижение” уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы.

Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

9) Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Соответственно, творческих операций – специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т. д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени.

Рациональная организация документооборота предполагает четкое разделение творческих и технических делопроизводственных операций и выполнение их соответствующими работниками.

10) Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:

a. поступающие из вышестоящих организаций.

Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю организации;

o поступающие из подведомственных организаций (филиалов, представительств);

o поступающие из организаций, связанных договорными обязательствами;

o обращения граждан и др.

Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних документов.

Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.), работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности организации.

11) Выделение среди других так называемых “нерегистрируемых документов”. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Рассмотренные правила рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Пример графика смотри в приложении.

Система управления документооборотом в организации

• разрабатывается положение о бухгалтерской службе;
• составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;
• составляется график документооборота в организации;
• создаются технологии обработки учетной информации;
• разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;
• проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка дел к длительному хранению.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы бухгалтерского учета	Сроки хранения
Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки	10 лет
Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы	10 лет
Первичные документы и приложения к ним	5 лет
Лицевые счета	75 лет
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5 лет
Инвентарные карточки	5 лет
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера)	5 лет
Кассовые книги	5 лет
Книги регистрации счетов, кассовых ордеров	5 лет
Документы об инвентаризации	5 лет

Дата добавления: 2014-01-05