Тема 4. Документация и инвентаризация как Метод бухгалтерского учета

План:

1. Реквизиты документа. Виды документов

2. Обработка документов в бухгалтерии. Способы устранения ошибочных записей

3. Организация документооборота. Бухгалтерский архив

4. Инвентаризация, ее виды, порядок проведения и отражение на счетах

Реквизиты документа. Виды документов

Документ – это письменное доказательство совершения хозяйственной операции.

Цели составления документов:

1.установить ответственность должностных лиц;

2.обеспечить возможность предварительного (во время подписания документа) и последующего (во время ревизии) документального контроля.

Документ становится документом, если записаны все обязательные реквизиты:

1) название документа;

2) дата составления;

3) место составления (обычно отражается с помощью печати);

4) содержание хозяйственной операции: прямым текстом или в закодированном виде (в банке);

5) измерители операции в количественном и стоимостном выражении;

6) личные подписи ответственных лиц.

Многие первичные документы составляются с использованием типовых

бланков. В них указывается код бланка по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации).

Дополнительные реквизиты (они упрощают работу бухгалтера):

1) порядковый номер документа;

2) названия и адреса организаций-участников операции;

3) контировка в специальной колонке или на поле;

4) подпись лица, обработавшего документ.

Выделяют виды документов по различным признакам.

I.Виды документов по назначению:

- распорядительные (содержат распоряжения, но не отражаются на счетах);

- оправдательные (обязательно отражаются на счетах; напр., авансовый отчет по командировке);

- комбинированные (содержат распорядительную и оправдательную часть, напр., расчетно-платежная ведомость);

- бухгалтерского оформления (являются основанием для записи на счетах и упрощают работу бухгалтера).

II.Виды документов по содержанию:

- простые (составляются на 1 операцию);

- сводные (обобщают много операций по экономическому признаку; напр., калькуляция на определенный вид деятельности).

III.По способу составления документы делятся на:

- разовые (составляются на конкретную дату);

- накопительные (обобщают информацию за отчетный период; напр., лимитно-заборная карта).

IV. По месту составления документы делятся на:

- внутренние (создаются на данном предприятии);

- внешние (приходят с других хозяйствующих субъектов; напр., выписка с расчетного счета).

V.По внешней форме документы делятся на:

- типовые (используются во всех отраслях хозяйства и организационных формах предприятия; напр., товарно-транспортная накладная);

- специализированные (используются для определенного вида деятельности; напр., акт ввода строительно-монтажных работ).

VI.По виду носителя документы бывают:

- в бумажной форме;

- в безбумажной форме.

Обработка документов в бухгалтерии.

Способы устранения ошибочных записей

Обработка документов состоит из следующих последовательных фаз (стадий):

- проверка;

- расценка;

- обобщение;

- разметка.

Обработанные документы должны иметь специальную пометку и храниться в отдельной папке от необработанных, чтобы исключить двойной учет.

Проверка документов заключается в логической проверке (с юридической точки зрения, соответствует ли планам, задачам, сметам), с точки зрения полноты заполнения реквизитов, с арифметической точки зрения (если обнаруживаются ошибки, то документ отправляют на переделку).

Расценка заключается в исчислении и проставлении в документе денежного выражения операции.

Обобщение, или группировка, документов состоит в подборе и объединении документов в однородные по содержанию группы. В результате обобщения бухгалтер оформляет документы внутригруппировочного оформления:

- ведомости накопительные (составляются путем постепенного отражения операций за отчетный период в соответствии с датами их совершения, напр.: косвенные затраты);

- ведомости группировочные (составляются единомоментно, на определенную дату, напр.: расчетно-платежная ведомость).

Разметка заключается в проставлении на первичном документе кодов корреспондирующих счетов (контировка).

Способы оформления документов:

-ручной способ;

-на пишущей машинке;

-на компьютере (принтере).

В ходе оформления первичных документов возможны объективные и субъективные ошибки. Существуют различные способы их обнаружения (по сальдо, путем составления оборотных ведомостей и др.)

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Для остальных документов существуют следующие способы исправления ошибок:

1)Корректурный способ применяется там, где неверно написанная сумма не затрагивает корреспонденции счетов (напр., заготовленные справки или сводки по учетным категориям). В этом случае нужно зачеркнуть сумму 1 линией, написать верную, поставить подпись и дату (иногда,если есть место, «исправлено, верить__»).

2) Метод дополнительных записей на счетах применяется, если ошибка затрагивает корреспондирующие счета. Правило: цифра, записанная красным цветом, при сложении вычитается, черным цветом – прибавляется.

Пример: Получены материалы от поставщика

Д^Т10 К^Т60 =4000 (а надо было записать 1000)

Допишем: Д^Т10 К^Т60 =3000 (красным цветом)

Подобный метод применяется и при неправильной корреспонденции счетов.

Пример: Допустим, сделана запись

Д^Т10 К^Т60 =1000 (а в соответствии с учетной политикой предприятия надо записать на 15 счет)

Допишем: Д^Т10 К^Т60 =1000 (красным цветом)

Д^Т10 К^Т60 =1000

Если нужно скорректировать сумму в большую сторону, то дополнительная запись делается черными чернилами.

На каждую корректурную запись составляется бухгалтерская справка.

Организация документооборота. Бухгалтерский архив

Документооборот – установленный порядок, сроки и этапы прохождения документов от места их составления до сдачи в архив. Каждый документ имеет свой документооборот, который может длиться от нескольких дней до нескольких лет.

Рациональный документооборот предприятия предполагает разработку следующих документов в положении об учетной политике:

1)Табель отчетности, который представляет собой всех утвержденных форм отчетности предприятия с указанием периодичности составления, сроков и адресов предоставления и способов отсылки.

2)План документации - это альбом образцов бланков всех видов, используемых на данном предприятии (в том числе инструкции по заполнению этих бланков).

3)Рабочий план счетов: из общего плана счетов выбирается 50-60% с соответствии с деятельностью предприятия.

4)Организационная форма бухгалтерского учета – это способ подготовки информации. Наиболее распространены мемориально-ордерная и журнально-ордерная.

5)График выполнения учетных работ – сроки и последовательность предоставления учетной информации всеми участниками учетного процесса на предприятии.

Существует 3 вида графиков

Индивидуальные – это календарный план работы конкретного исполнителя	Структурные – графики предоставления документов структурным подразделением в целом	Сводные – графики, в соответствии с которыми оформляются документы бухгалтерии (часто имеют вид сетевой модели).
Ответственность за выполнение персональная	Ответственность возложена на руководителя структурного подразделения	Ответственность возложена на главного бухгалтера

Бухгалтерский архив

Документы должны храниться в хронологическом порядке.

Архив может быть текущим (содержит документы за текущий отчетный период, как правило, находится в самой бухгалтерии) и общий (содержит ретроспективные документы и должен располагаться в специально оборудованном помещении с архивариусом).

Изъятие документом из архива возможно лишь:

- с постановления руководителя;

- органами дознания.

При гибели документов руководитель организации в 3-дневный срок должен оформить акт утраты документов.

Сроки хранения документов различны. Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива разработала минимальные сроки хранения документов:

1)текущие балансы – не менее 3 лет;

2)балансы, характеризующие изменение статуса предприятия, хранятся постоянно;

3)карточки основных средств – не менее 3 лет после их выбытия;

4)исполнительные листы – не менее 5 лет;

5)лицевые карточки работников – не менее 75лет и т.д.

После чего часть документов уничтожается, а особо важные передаются в государственный архив.

Инвентаризация, ее виды, порядок проведения, документальное оформление и отражение на счетах

Инвентаризация – один из методов бухгалтерского учета (так как данные в документах с течением времени устаревают).

Инвентаризация – это выявление фактического состояния объектов учета путем их переписи и сверки с показателями бухгалтерского учета.

Инвентаризация корректирует, исправляет данные в соответствии с фактическим состоянием объектов. Она должна проводиться на всех предприятиях в соответствии со статьей 12 федерального закона «О бухгалтерском учете» и пунктом 27 «Положения по ведению учета и отчетности». Нормативный документ по проведению инвентаризации – «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Инвентаризация обязательно поводится в следующих случаях:

-передача имущества в аренду, выкуп, продажа;

-при реорганизации и ликвидации предприятия, при смене руководства;

-при обнаружении хищений, злоупотреблений;

-при стихийных бедствиях;

-при составлении годовой отчетности.

Инвентаризации могут быть полными (по всем статьям баланса) и частичными (ознакомление только с некоторыми учетными категориями; так, инвентаризация денежных средств проводится не реже1 раза в месяц, а основных средств – не реже 1 раз в год).

Для инвентаризации на предприятии приказом директора создается специальная инвентаризационная комиссия (на большом предприятии работает постоянно). Ее состав обычно включает представителя из администрации, бухгалтерии и узких профильных специалистов (в зависимости от того, какая сфера подвергается инвентаризации; так, при инвентаризации основных фондов должен присутствовать технолог или представитель инженерной службы).

Подготовительная работа (производится до начала инвентаризации):

1)завершают записи на всех первичных документах о приходах и расходах ценностей;
2)на аналитических и синтетических счетах выводят остатки;

3)все материально ответственные лица обеспечивают наглядность проведения инвентаризации (вывешивают на объектах ярлыки: название, измерение) и сдают в бухгалтерию специальную расписку о том, что первичные документы сданы в бухгалтерию и не оприходованных ценностей на вверенном участке нет.

В ходе работы создаются 2 документа:

1)инвентаризационная опись (опись всех объектов, обнаруженных на вверенном участке);

2)сличительная ведомость (если находятся расхождения между бухгалтерским учетом и фактически обнаруженными объектами, то они указываются в сличительной ведомости).

В день проведения инвентаризации составляется акт, который:

- фиксирует дату проведения инвентаризации;

- перечисляет всех членов комиссии;

- фиксирует объекты, которые подверглись инвентаризации.

Существует также протокол инвентаризации, в котором комиссия отражает все выявленные недостатки, выводы и предложения по устранению.

Между плановыми инвентаризациями могут быть проведены проверки.

Результаты инвентаризации находят следующее отражение на бухгалтерских счетах.

Отражение обнаруженных излишков на счетах

При обнаружении излишков их зачисляют на соответствующие счета учетных категорий (основные средства – на счет 08). Так, выявленные излишки записываются следующим образом:

1)По оборотным активам:

- материалы Д^Т10 К^Т91 (счет «Прочие доходы и расходы»);

- оборудование Д^Т07 К^Т91;

- готовая продукция Д^Т43 К^Т91;

- товары Д^Т41 К^Т91;

- денежные средства Д^Т50 К^Т91.

2)По внеоборотным активам: они зачисляются на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы», а затем принимаются к учету Д^Т01 К^Т08.

Отражение недостачи на счетах:

Сначала до выяснения причин они отражаются на счете 94 (активный).

Когда выяснена причина:

1)Если обнаружена недостача в пределах норм естественной убыли, то списывают на затраты деятельности (либо в основное производство, либо в расходы на продажу, либо в косвенные затраты, вспомогательное производство и т.д.)

2)Если обнаружена недостача сверх норм естественной убыли и определен виновник (необходимо письменное его признание или решение суда), то делается запись Д^Т73²К^Т94.

3)Если обнаружена недостача сверх норм естественной убыли, но виновник не определен или судом отказано во взыскании, то недостачу списывают на финансовый результат деятельности: Д^Т91 К^Т94 или Д^Т84 К^Т94.

В случае потерь от стихийных бедствий недостачу списывают с материальных счетов непосредственно на счет финансовых результатов:

Д^Т99 К^Т01;10;41;43…(смотря, какая обнаружена недостача).

Дата добавления: 2014-01-05