Этапы подготовки и проведения переговоров

Докоммуникативный этап

1. Сбор информации.

2. Анализ проблемы.

3. Определение целей и задач.

4. Аргументация вариантов решений.

5. Составление проекта документов.

6. Определение времени и места встречи, ее участников.

Коммуникативный этап

1. Представление сторон друг другу.

2. Изложение проблем и целей.

3. Диалог участников (уточнение, обсуждение, согласование интересов).

4. Подведение итогов и принятие решений.

Посткоммуникативный этап- представляет собой анализ переговоров.

Харви Маккей – миллионер, автор книги «Как уцелеть среди акул» - считает, что в ходе переговоров выигрывает тот, у кого больше информации, лучше план и выше мастерство. На первое место автор выдвигает тщательную подготовку к деловой встрече. Этот этап включает два основных направления: 1) проработка основного содержания, 2) решение организационных вопросов. Работа над содержанием переговоров начинается со сбора информации. Очень важно, чтобы она была разнообразной, всесторонней, а также правдивой, реальной. Плодотворный диалог возможен только на основе глубокого знания проблемы, компетентности в данной области.

В процессе анализа материала продумываются возможные альтернативы решения, требующие меньших затрат и усилий. Особое внимание обращают на интересы. Интересы могут быть двух видов: 1) общие, 2) различные. Следует выписать на листе бумаги интересы свои и партнера – и определить, какого типа они. На основе анализа проблемы формулируется общий подход (т.е. цели и задачи), собственная позиция, возможные варианты решения, продумывается аргументация. Работа над содержанием завершается написанием документов и материалов (проекты договоров, соглашений и т.п.).

К организационным вопросам подготовки относят определение времени, регламента, программы, места встречи, формирование состава делегации.

Определение места и времени проведения переговоров. Исследователи полагают, что лучшее время встречи – задолго до или за полчаса после обеда, планировать контакт надо на среду или четверг. Переговоры обычно длятся 1,5 – 2 часа.

Убедитесь, что стороны одинаково понимают, где и в какое время пройдут предстоящие переговоры. Например, фраза: "договорились, встречаемся в понедельник, в восемь, у меня'' может быть понята участниками предварительных переговоров по-разному. Во-первых, в какой понедельник состоится встреча? В ближайший или через неделю? Чтобы стороны однозначно поняли информацию, содержащуюся в этой фразе, было бы логичнее сказать, что встреча состоится в понедельник, 19 декабря. Во-вторых, время переговоров. Что имелось ввиду: восемь утра или восемь вечера? Чтобы устранить двусмысленность, стоило сказать, что встреча, состоится в 20.00. В-третьих, что означает "у меня"? В, офисе, дома, на даче и т.п.? Не лишним будет не только уточнить, где именно, но и указать адрес места предполагаемой встречи.

Офис следует подготовить к встрече, разложить на столе (лучше круглой формы) блокноты, карандаши, поставить фужеры, воду, пепельницы.

Определение того, с кем предстоит вести переговоры, а также возможностей и полномочий этого лица. Перед началом переговоров убедитесь, что человек, с которым вам предстоит вести переговоры, уполномочен принимать интересующее вас решение. Следовало бы заранее узнать его имя, фамилию, отчество и должность.

Собирая информацию, целесообразно поинтересоваться прошлым оппонента, ознакомиться с результатами его настоящей деятельности, навести справки о его предыдущих успехах и неудачах, личных вкусах и слабостях, взаимоотношениях с начальством, коллегами и т. д.

Формулирование своих интересов и определение желаемых результатов предстоящих переговоров. До начала переговоров определите, что вы хотите получить в результате переговоров и насколько реален такой результат.

Прогнозирование возможных целей и интересов второй стороны в предстоящих переговорах.

Продумывание возможных вариантов хода переговоров. С чем вторая сторона согласится сразу? Что может вызвать ее неудовольствие? На что вторая сторона не согласится никогда и почему?

Дата добавления: 2014-01-05