Папки должны иметь описи находящихся в них документов. Хранить документы в россыпи в ящиках столов, шкафах, в сейфах в одной папке не допускается

Вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением.

На рабочем столе всегда должны находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть заперты в сейфе.

Сотрудникам не разрешается:

хранить конфиденциальные документы, дела, дискеты на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах (ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника; дубликаты всех ключей должны находиться в службе КД в опечатанном исполнителем пенале).

Прочитанные листы конфиденциального документа всегда должны лежать текстом вниз (если к рабочему столу подходит кто-либо из сотрудников, исполнителю следует перевернуть лист, с которым он работает, текстом вниз).

При выходе из помещения на любое время исполнитель должен убрать в сейф все документы и материалы, запереть сейф, заблокировать компьютер (если в помещении не остаются другие сотрудники, запереть входную дверь).

Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не следует:

Исполненные (до подшивки в дело) и неисполненные документы должны храниться только в рабочих папках, на которых указывается их целевое назначение: «Ознакомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то число», «Подлежат возврату», «На подшивку в дело» и т.п.).

Всем сотрудникам фирмы, работающим с конфиденциальными документами, делами, информацией, запрещается:

- использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения;

- сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или родственникам) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связано со служебной деятельностью;

- вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

- обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта – служебном, личном, общественном);

- знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать с их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;

- переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т.п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;

- вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото и видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации, радиотелефонами, копировальными аппаратами;

- выносить из здания фирмы любые (в том числе открытые) служебные документы без письменного разрешения первого руководителя;

- оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при выходе из помещения на любое время;

- хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;

- разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях;

Дата добавления: 2014-01-05