Электронные документы как промежуточные носители информации. Средства и способы их подготовки

Тема:. Технология обработки документа.

Лекция № 6.

6.1. Электронные документы как промежуточные носители информации. Средства и способы их подготовки.

6.2. Программные средства обработки документов. Классификация систем обработки документов.

6.3. Текстовые процессоры. Основные функциональные возможности текстовых процессоров: набор, редактирование, загрузка и сохранение текстов. Создание стиля.. Вывод текста на печать. Примеры использования текстовых процессоров для обработки информации в юридической практике.

Документом (от лат. documentum), начиная с эпохи Петра I, называлось письменное свидетельство, важные деловые бумаги. Т.е. в качестве носителя документальной информации признавались лишь писменные акты. Это понятие существовало в юридической деятельности вплоть до начала 50-х годов XX века.

С внедрением в сферу юридической деятельности технических средств фиксации, хранения и передачи правовой информации к ее источникам и носителям стали относить фото-, кино- и иные изображения, а также звукозапись, что породило и узаконило такие понятия, как фото-, кино-, видео-, фоно- и иные документы. С началом компьютеризации этот ряд пополнился новым видом документа - машинным, для которого в качестве источников и носителей используются: перфоленты, перфокарты, магнитные ленты и диски.

В связи с этим стало общепризнанным понятие документа как материального объекта, “содержащего в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение”.

Хотя это понятие не является специфически правовым, в нем правильно отражены основные характеристики документов, а именно: документ - это всегда материальный объект при любой физической природе его материальной основы и способа фиксации информации. Что же касается семантического и прагматического аспектов зафиксированной информации, то применительно к документу она должна быть причинно-следственно связана с определенным событием, фактом и пригодна для его познания.

Очевидно, что информационные свойства (форма, информационная емкость и др.) у названных и иных документов различны. Определяющими факторами здесь являются способ выражения и фиксации информации и ее материальный носитель. Рассмотрим различные виды документов.

Письменные или текстовые документы - самый древний и до последнего времени наиболее широко используемый в юридической деятельности вид документа. Средством выражения и фиксации информации здесь являются письменные знаки (любого алфавита), цифры и условные символы. В рамках этого вида документов выделяют рукописные документы и документы, изготовленные с помощью технических средств (механических и электрических пишущих машин, телетайпных автоматов, ЭВМ и др.).

Материальным носителем таких документов, как правило, является бумага.

Все письменные документы, используемые в юридической деятельности, обычно снабжаются реквизитами (наименованием документа, подписью исполнившего его лица, штампами и печатями и др.). Некоторые из таких документов изготавливаются на специальных бланках и специальной бумаге (например, с водяными знаками).

В фото- и кинодокументах средством выражения информации является воспроизведенное изображение объекта познания, а ее закрепления - фотохимические процессы. С точки зрения движения сигнала-переносчика информации - это многоступенчатый (в отличие от процесса изготовления письменного документа) процесс. Важнейшими его элементами в традиционном процессе являются формирование оптического изображения; преобразование его в негативное, а затем и позитивное изображение. Конечно, эти процессы влияют на точность и полноту информации о запечатленном объекте или явлении.

Важной особенностью фото- и кинодокументов как источников и носителей информации является их способность на небольшом формате носителя аккумулировать большие по объему информационные сообщения. Это достигается с помощью микрофильмирования, в результате которого появляются микрофильмы и микрофиши.

Так на одной микрофише размером 9x12 см можно уместить порядка 10 тыс. страниц текста. Это свойство микрофиш широко используется при построении хранилищ исходной информации, представленной на текстовых документах, переведенных на микрофиши.

С внедрением компьютеров в человеческую деятельность появляются машинные документы.

Использование компьютера для обработки информации, содержащейся в первичных документах как ее источниках, предполагает ее перенос на промежуточные носители, которые принято именовать машинными носителями информации. Тип их различается в зависимости от типа ЭВМ.

Известны три способа подготовки машинных носителей информации: ручной, автоматизированный и автоматический, что в свою очередь предполагает использование и различных технических средств.

При ручном способе подготовки машинных носителей все технологические операции, начиная с восприятия информации, содержащейся в первичных документах, ее перенос на промежуточный носитель и контроль правильности введенной информации осуществляет человек-оператор.

При автоматизированном способе изготовление машинного носителя осуществляется уже в момент составления первичного документа. Это достигается путем объединения обычных средств документирования со специальными техническими устройствами, например перфорирующими, или со средствами автоматического считывания письменной или графической информации (сканеры).

При автоматическом способе носинформация, содержащаяся в документах передается по линиям связи, а затем заносится на соответствующий машинный носитель.

Жизненный цикл машинного документа можно представить последовательностью этапов, изображенных на рис.5.1.

Дата добавления: 2014-01-05