Лекция № 7

Тема:. Технология обработки табличной информации.

7.1. Классификация табличных процессоров. Основные функциональные возможности электронных таблиц.. Обработка данных, расчеты, диаграммы, шаблоны, связывание таблиц и организация сводных таблиц. Работа со списками данных. Фильтрация данных. Простые и усиленные фильтры.

Электронные таблицы (ЭТ)

Множество задач фирм и компаний носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компановки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и статистических таблиц. При этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Такие работы относятся к разряду рутинных и для их выполнения целесообразно использовать ПК. Именно для проведения расчетов на компьютере в табличной форме были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название “электронная таблица”, или табличный процессор. Использование электронных таблиц целесообразно в тех случаях, когда:

· числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;

· числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах;

· предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

· предполагается статистическая обработка данных;

· возможно частое изменение информации и, кроме того, отслеживается большое число показателей;

· предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

Первая такая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, VisiCalk была разработана Д.Бриклиным и Б.Фрестоном в 1979 г. По этой концепции основной формат электронной таблицы - это экран дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами и цифрами.

Адрес каждой ячейки (клетки) таблицы устанавливается на пересечении столбца и строки, например А5, С10 и т.п.

		A	B	C	D	E	F	G

Рис.3. Пример электронной таблицы

Каждая клетка может быть использована для хранения:

- текста (заголовок таблицы, имя поля и т.п.);

- чисел в различных видах или форматах (числовом, денежном, процентном и т.п.);

- результата расчетов по формуле, записанной в данной ячейке с использованием данных, хранящихся в других ячейках таблицы.

Во всех электронных таблицах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой (например для задания текстовой информации ей должны предшествовать кавычки и т.п.).

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток электронной таблицы). Пользователь может переносить и копировать содержимое клеток из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты (различного типа, стиля и размера), печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и при необходимости к их редактированию. Проверенные шаблоны могут быть сохранены во внешней памяти ПЭВМ и повторно загружены в оперативную память.

Электронные таблицы относятся к диалоговым системам построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо.

Табличные процессоры обеспечивают:

- ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

- автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

- дружественный интерфейс;

- наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

- эффективную систему документирования информации.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) используемые в формулах при вычислениях:

- математические и тригонометрические, включающие функцию суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;

- логические функции типа IF;

- статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;

2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;

4) функции даты и времени;

5) функции сгруппированных данных, например, сортировку данных по различным критериям.

На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием построенных разнообразных графиков и диаграмм. Базовыми являются двумерные: столбиковая диаграмма, линейный график, круговая диаграмма. В EXCEL, например, есть также средства построения объемных диаграмм и гистограмм, ленточных диаграмм, диаграмм типа “торт” и радар, а также кольцевых диаграмм. Дополнительные возможности в части типов диаграмм, манипуляций графиками (поворот, напрмер) и редактирование графиков зависят от реализованных в конкретном эл. процессоре следующих функций:

- представлять большие массивы данных (ограничением является объем оперативной памяти);

- использовать более 400 математических, статистических, финансовых и др. функций;

- связывать различные таблицы между собой так, что при внесении изменений в одну таблицу эти изменения автоматически будут переноситься и в другие;

- выбирать произвольные форматы представления данных;

- создавать иерархические структуры;

- графически представлять данные в виде всевозможных встроенных и созданных пользователем диаграмм;

- использовать помощь “Мастеров” - вспомогательных программ, позволяющих с помощью подсказок и советов осуществлять сложные последовательности операций.

Современные табличные процессоры реализуют целый ряд дополнительных функций:

- возможность работы в локальной сети;

- организацию связи на уровне обмена файлами с другими программными средствами, например, с системами управления базами данных;

- возможность работы с трехмерной организацией электронных таблиц;

- возможность использования макропрограммирования.

Например в EXCEL имеется встроенный язык макросов, который позволяет создавать приложения, выполняемые в среде EXCEL.. В качестве языка программирования используется объектно ориентированный язык программирования Visual Basic for Applications.

Ряд электронных таблиц имеет встроенные средства финансового анализа вида “что - если”.

Эти расширения дают возможность использовать табличные процессоры в качестве информационных систем как самостоятельно, так и в совокупности с системами управления базами данных, а также подключить их к другим инструментальным в качестве инструмента обработки информации.

Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой - техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (количество строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом внешней памяти.

Первые версии электронных таблиц работали с MS DOC. Это - SuperCalc (3, 4,5) - max размер таблицы 127-255x9999, объем ОП 256-512 Кбайт, число таблиц 1-256, Lotus 1-2-3 (1,2,3...) 255x9999. 200 Кбайт, 1- 256 таблиц, QutroPro 255x9999, 512, 32.

Затем были созданы интегрированные пакеты Framework, Works, Мастер и др. Эти пакеты совмещали в себе табличные процессоры, базы данных и текстовые редакторы.

Впоследствии появляются прикладные пакеты, работающие под WINDOWS. Такие как EXCEL, обрабытывающий таблицы размером 16384x9999 и требующий для работы 4 Мбайт ОП, WORKS, LOTUS 1-2-3 (5) и др.

Дата добавления: 2014-01-05