Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективно­сти деятельности персонала офиса считается концепция электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обра­ботка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача ин­формации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств про­граммной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Мicrosoft Office), а также всевозможных высокоэффек­тивных средств оргтехники.

Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция элек­тронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в насто­ящее время успешно реализуется третий.

Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторя­ющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких опе­раций являются машинописные работы. Для повышения производи­тельности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позво­ляющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке докумен­тов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдель­ные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функ­ций, таких, как автоматизированная связь между различными рабо­чими местами, совместная работа над документами, автоматизиро­ванный контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офи­сов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), име­ющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам дан­ных, а также к внешним источникам информации. При этом значи­тельно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимос­ти дополнительными устройствами, расширяющими его функцио­нальные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место ос­нащается соответствующей оргтехникой применительно к функци­ям, выполняемым на данном рабочем месте. Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполне­ние конкретных функций управления. Такая ориентация реализует­ся посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, по­скольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства. Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, прису­щую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информаци­ей между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выпол­нения различных (иногда очень сложных) расчетов. В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных про­цедур. Все перечисленные компоненты служебной деятельности персо­нала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназ­наченным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Мicrosoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицирова­ны, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках реше­ния какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: скани­рующие устройства, факс-модемные платы, копировальные много­функциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса по­степенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пе­ресмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроиз­водственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некото­рые негативные последствия. Основным из них является отрицатель­ное воздействие на организм человека электронной техники, интен­сивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные си­туации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офис­ной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что тех­нические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные рабо­ты, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благо­даря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса вы­свобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше вре­мени аналитическим процессам

Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети.

На рис. 1. показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету. В последнее время все чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами. Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы, рассмотренные в предыдущем параграфе.

Рис. 1 Информационные потоки в современном офисе

Значительная часть информации поступает в ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.

Все больше офисных компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.

Для участия в видеоконференциях также требуется микрофон. Микрофон необходим еще и для того, чтобы послать голосовое сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные офисные программы, в том числе программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи. Пока эти технологии развиты слабо, однако со временем голосовое управление компьютером и надиктовывание текстов наверняка получит широкое распространение.

Дата добавления: 2014-01-05