Контроль за исполнением бюджетов

Сметы подразделений предприятия.

На основе принятого бюджета предприятия до каждого производственного подразделения (центра ответственности) доводятся годовые сметы подразделений, которые в свою очередь делятся на квартальные и месячные сметы.

В качестве примера приведем смету цеха № 1, осуществляющего пошив пиджаков (табл. 8.17).

Таблица 8.17

Годовая производственная смета цеха № 1 (тыс. руб.)

Статьи расходов	По смете	Факти­чески	Откло­нение
Заработная плата основных производствен­ных рабочих (41 400 ч по 50 руб. за час)
Основные материалы: ткань 1(11 040 м по 400 руб. за метр) ткань 2(10 359 м по 20 руб. за метр)
Регулируемые накладные расходы: вспомогательные материалы электроэнергия (переменные затраты) ремонт оборудования (переменные затраты) заработная плата вспомогательного персонала	82,8 20,7 165.6
Нерегулируемые расходы:
амортизация
труд вспомогательного персонала
(постоянные затраты)
коммунальные платежи
(свет, вода, отопление)
техобслуживание и ремонт
(постоянные затраты)
Всего	7610,1

Смета коммерческих расходов и смета административно-управленческих расходов фактически являются сметами производственных подразделений.

С помощью месячных, квартальных и годовых смет подразделений можно эффективно контролировать уровень расходов, сравнивая их с фактическим исполнением и анализируя причины отклонений фактических расходов сметных показателей.

Для обеспечения информации о фактическом исполнении тех или иных плановых данных по подразделениям необходимо вести учет затрат по центрам ответственности.

Учет в системе бюджетирования должен обеспечивать руководство предприятия разного уровня информацией, основанной на исчислении полной и неполной себестоимости, на группировке затрат по функциям и носителям.

Различие между традиционным финансовым учетом и учетом в системе бюджетирования состоит в том, что учетная информация для бюджетирования не носит системного характера и не записывается в хронологическом порядке. Она может быть выделена как часть суммы из занесенной в финансовом учете бухгалтерской записи.

При наличии на предприятии интегрированной компьютерной системы по управленческому учету бухгалтер при вводе информации, отражающей расходы того или иного производственного подразделении, обеспечивает ее кодирование.

Учет по центрам ответственности предполагает выборку необходимой информации из системы финансового учета, накопление данных по каждому центру ответственности и предоставление отчетности, сопоставимой со сметными данными.

Контроль за исполнением бюджетов осуществляется в виде предварительного, текущего и последовательного видов контроля.

Предварительный контроль, по мнению Н.П. Кондракова, является самым важным видом контроля. Основная цель предварительного контроля — показать эффективность использования ресурсов предприятия при выборе того или иного варианта производства и реализации продукции. Данный вид контроля осуществляется на стадии планирования при анализе представленных альтернативных вариантов. В результате проведенной оценки принимается и утверждается вариант бюджета, наиболее соответствующий установленным критериям. Предварительный контроль должен осуществляться на каждой стадии составления главного бюджета. Каждая смета в отдельности должна пройти предварительный контроль.

Например, предварительный контроль подготовленного бюджета продаж должен быть проведен по программе, которая содержит следующие вопросы:

• Какова вероятность того, что наша продукция будет иметь спрос на момент реализации?

• Насколько реальны представленные в бюджете объемы реализации с точки зрения:

- предполагаемого спроса;

- производственных мощностей?

• Какова реальность представленных в бюджете цен реализации продукции?

• Какова оптимальность структуры реализации?

Предварительный контроль сметы по труду производственных рабочих должен подтвердить:

• установленные нормы использования трудовых затрат на производство единицы каждого вида продукции (с учетом квалификации имеющегося персонала и желаемого качества производимой продукции);

• правильность проведенных расчетов по производству годовых объемов продукции (обеспечивая увязку показателей объемов производства с производственной программой);

• оптимальность установленных ставок почасовой заработной платы с учетом качества производимой продукции, квалификации персонала и существующих ставок на рынке труда.

В целом на стадии предварительного контроля каждая смета подвергается пересчету и всестороннему анализу. Тщательно проведенный предварительный контроль обеспечивает устранение всякого рода ошибок, в том числе умышленных. С его помощью достигается включение всех видов затрат в расчет себестоимости планируемой к производству продукции, максимально исключается возможность появления неучтенных затрат непосредственно на стадии производства и реализации.

Профессионально составленный и сбалансированный по всем показателям бюджет предприятия обеспечивает своевременное бесперебойное снабжение производства сырьем и материалами; исключает затраты на хранение излишков сырья и готовой продукции на складах; обеспечивает рациональное размещение работников по рабочим местам, проведение эффективной политики по своевременному привлечению финансовых средств, эффективное размещение свободных денежных средств.

Особенно важен предварительный контроль планируемых инвестиций, поскольку они связаны с отвлечением либо привлечением значительных финансовых средств. Инвестиции, как правило, весьма существенно влияют на финансовые показатели предприятия. Поэтому процесс отбора инвестиционных проектов для реализации связан с оценкой предполагаемых проектов на осно¬ве многообразной комплексной информации. К оценке инвестиционных проектов привлекаются квалифицированные специалисты. Производятся расчеты эффективности реализации альтернативных проектов, экологические оценки, рассматривается социальное влияние проектов и т.д.

Инвестиционный проект, отобранный после проведения предварительного контроля, включается в бюджет капитальных вложений, который в свою очередь включается в финансовый бюджет предприятия.

Текущий контроль бюджета осуществляется в ходе его исполнения путем сопоставления плановых показателей с фактическими учетными данными, в процессе которого выявляют отклонения. Выявленные отклонения подвергаются анализу, выясняются причины, их вызывающие. Затем либо выявленные причины устраняются, либо производится корректировка бюджета.

Текущий контроль может осуществляться двумя путями:

1) в режиме «оп-lain» — при наличии интегрированной компьютерной информационной системы по управленческому учету;

2) с помощью управленческой отчетности.

В режиме «оп-lain» текущий контроль обеспечивается в соответствии с заданной программой. Все производимые расходы при вводе информации соответствующим образом кодируются и в автоматическом режиме фиксируются в графах «фактические расходы» определенных бюджетов. Кроме того, каждая запись сопровождается расчетом экономии или перерасхода на заданный период. Менеджер, контролирующий исполнение того или иного бюджета, принимающий решение по расходам или доходам, в любой момент может видеть реальную картину по всем позициям, необходимым ему для полноценного управления.

Значительно сложнее процедура текущего контроля на предприятиях, в которых нет компьютерной системы по управленческому учету. В этом случае необходимо разработать «внутрифирменную» отчетность и установить сроки ее представления. Как правило, эти сроки отчетности не должны превышать одного месяца. В основном отчетность формируется за рабочую неделю, 10 дней, 20 дней и месяц. При разработке форм отчетности очень важно, чтобы они четко соответствовали плановым формам, а фактические показатели расходов и доходов были сопоставимы с плановыми заданиями. Иначе говоря, нельзя формировать отчетные данные о выполнении планового задания в количественном выражении, если они запланированы в стоимостном выражении, и наоборот; не допускается отчетная информация в валюте, отличной от зафиксированной в смете. Не допускается представление отчетных данных, которые нуждаются в доработке для обеспечения сопоставимости с плановыми показателями. Нет необходимости в излишней детализации информации.

Кроме того, отчетность должна содержать графы, содержащие информацию по отклонениям: экономии и перерасходу (сопоста-ление фактических показателей с плановыми в абсолютных и относительных показателях).

Очевидно, что менеджеры разного уровня нуждаются в информации разного уровня. Например, менеджеру, связанному непосредственно с производственным процессом в цехе А, необходима детальная информация по использованию каждого вида сырья (в натуральных единицах), количеству произведенной продукции (в натуральных единицах), количеству отработанного каждым работником времени (в часах) и др. Такому менеджеру для выполнения своих обязанностей необходима информация, содержащая до нескольких сотен различных показателей деятельности (плановые задания до него также доводятся в натуральных показателях с соответствующей детализацией). Некоторые формы отчетности менеджеру по производству готовятся ежедневно.

В то же время менеджеру высшего звена, как правило, достаточно информации по 10—15 основным показателям деятельности, он не нуждается в излишне детализированной информации, она перегружает его, это не его компетенция. И периодичность отчетности может быть реже, например один раз в месяц.

В случае возникновения серьезных проблем по исполнению плановых показателей готовятся специальные аналитические записки, в которых подробно разбираются возникшие отклонения фактических данных от бюджетных показателей, выявляются и объясняются причины отклонений, лаются рекомендации по устранению выявленных причин либо по корректировке бюджетных показателей. Корректировки, вносимые в какую-либо смету, как правило, затрагивают взаимосвязанные сметы и в целом весь бюджет предприятия.

В компьютеризированной системе управленческого учета внесение каждой корректирующей записи меняет все бюджетные показатели в автоматическом режиме. Очевидно, что внесение корректировок в таком случае должно осуществляться только уполномоченными лицами с фиксированием фамилии лица, внесшего изменение. Лица, не имеющие права вносить изменения в бюджетные показатели, не должны иметь допуска и пароля.

В случае если на предприятии управленческий учет не компьютеризирован, корректировочные записи производятся с учетом взаимосвязи всех показателей, при этом пересчитываются все сметы.

Последующий контроль бюджета осуществляется по завершении бюджетного периода, он носит «исторический» характер. В отличие от текущего контроля, который иначе называют оперативным, последующий контроль бывает более точным и взвешенным, а значит, более глубоким и объективным.

Последующий контроль также осуществляется с помощью форм управленческой отчетности. Они содержат данные по плановым и фактическим показателям, а также данные по отклонениям факта от плана. Кроме того, как правило, формы отчетности предусматривают сопоставимость названных показателей за отчетный и предшествующий периоды.

Последующий контроль является заключительным этапом бюджетного процесса. Он дает целостную информацию о завершении бюджета, предполагает возможность анализа эффективности использования денежных и материальных средств, оптимальности структуры производимой продукции и позволяет (с учетом полученной информации) более точно рассчитывать последующие бюджеты.

Осуществление всех трех форм контроля на предприятии обеспечивает целесообразное использование ресурсов и способствует значительному повышению финансовых результатов.

Дата добавления: 2014-01-05