Л. 7. Технологии эффективного менеджмента. Регулирование и контроль

Руководство эффективностью деятельности персонала – такой подход, который направлен на достижение результатов организацией в целом, а также корпоративными единицами отделов и их служащими. Это означает понимание и управление эффективностью деятельности систематичным и интегрированным образом с целью обеспечения стандартов и задач организации в рамках согласованной системы. При этом, оценка эффективности деятельности отдельного служащего является фундаментальным элементом.

Оценка эффективности, как правило, базируется на человеческом заключении об эффективности деятельности отдельного индивида. При этом невозможно избежать субъективности человеческого заключения, что всегда создает проблему. В связи с этим возникают следующие вопросы:

· Что определяет эффективность деятельности?

· Кто определяет эффективность деятельности?

· Как определяется эффективность деятельности?

· Насколько надежно определение для обоснования последующего заключения?

· Какие для этого используются критерии (показатели)?

· Кто будет оценивать?

· Есть ли согласие по критериям и по определению успеха?

· Чье заключение будет окончательным?

Необходимо учитывать следующее - люди развиваются по-разному, при различных факторах, влияющих на развитие. В результате этого создается разница в отношении, стандартах, ценностях и ожиданиях, а отношение, ценности, стандарты и ожидания являются фундаментом, на котором базируется заключение. Данные индивидуальные различия могут привести к вариациям заключений тех, кто оценивает. Специалисты считают, что процесс оценки эффективности деятельности и качество заключения должны базироваться на систематизированном подходе, который включает в себя осознание происхождения и природы фундаментальной проблемы, а также понимании и приверженности тех, кто оценивает к одной и той же системе оценки. Базисом данной системы являются дискуссии, соглашения и определение ответов на следующие вопросы:

· Каковыми являются основные требования к эффективности работы?

· Что должен служащий продемонстрировать для подтверждения эффективности своей работы?

· Знает ли служащий об основных требованиях и согласен ли он с ними?

· Что служащий сделал на самом деле (свидетельство примеров работы)?

· Насколько весомыми являются свидетельства?

· О каком заключении это свидетельствует:

- действительной эффективности?

- что необходимо сделать?

Очень важно определить насколько открытой должна быть система. Эффективная система оценки предоставляет организации систематизированные средства оценки эффективности деятельности служащего и определяет их потребности в совершенствовании. Основными задачами при этом должны стать следующие:

- обеспечить последовательный и организованный метод пересмотра эффективности работы в прошлом и настоящем

- улучшить эффективность работы путем формирования положительного отношения к оценке эффективности деятельности служащих

- обеспечить средства для определения служащим задач по улучшению эффективности своей деятельности

- определить потребности в подготовке и совершенствовании с целью улучшения существующей и будущей эффективности

- мотивировать служащих

- создать систему коммуникации и качественные межличностные отношения

Для служащего оценка эффективности деятельности позволяет побеседовать с начальником и узнать его мнение, свидетельствует об успехе или необходимости обсудить препятствия, разочарования и проблемы эффективной работы, а также ожидания и поставленные перед служащим цели. Все это положительно влияет на служащего, так как свидетельствует о том, что его потребности признаются и для этого принимаются определенные меры. В ходе этого служащий получает совет и пожелание на будущее.

Для руководителя преимущества оценки эффективности позволяют определить несоответствия эффективности; узнать мнение служащих об их работе и факторах, воздействующих на эффективность и мотивацию; довести до служащего мнение об их эффективности, похвалить хорошую работу и поощрить улучшения; определить потребности в обучении и совершенствовании; улучшить коммуникации и развить тесные деловые отношения с каждым членом группы; прояснить и согласовать на будущее задачи эффективности; определить потенциал.

Для организации оценка эффективности деятельности служащего обеспечивает последовательный и организованный метод измерения оценки эффективности; обеспечивает лучшее качество информации для принятия решений о продвижении по службе и возможность увеличить эффективность отдельного служащего путем определения четких задач; подчеркивает приоритеты; увеличивает мотивированность и приверженность служащих на благо организации в целом; развивает в организации более плодотворные деловые отношения и коммуникации внутри разных групп; определяет потенциал и потребности в подготовке на будущее, что оказывает непосредственное воздействие на корпоративные и индивидуальные успехи в выполнении задач организации по вопросам продвижения по службе и планирования замен.

Современные системы оценки эффективности работы являются полностью либо частично открытыми. Служащие знают о том, что входит в оценочные отчеты. Это имеет явные преимущества для обеспечения справедливости и возможности обсудить различия, а также возможность дополнительного пересмотра жалоб, если таковые возникают. Основными недостатками является возможность того, что составители отчетов могут быть менее открытыми, но последовательная, тщательная подготовка способствует искоренению или, по крайней мере, сведению к минимуму этого и других недостатков при оценке эффективности.

Система оценки эффективности деятельности пересматриваться через определенные периоды времени для обеспечения динамики системы и соответствия текущим потребностям служащих и организации. Во многом эти задачи решает систематическая и регулярная обратная связь со служащими, устанавливаемая, как самим руководителем в ходе выполнения работы или по истечении сроков выполнения работы, так и менеджером, отвечающими за работу с персоналом. Обратная связь – комментарии, которые люди дают нам о себе, что помогает узнать больше о нас самих и повлиять на наше поведение по отношению к другим. Конструктивная обратная связь повышает самоосведомленность. Но необходимо учитывать, что обратная связь не всегда бывает позитивной. Тем не менее, даже негативная обратная связь, правильно преподнесенная, может быть очень полезной.

Большинство служащих, да и руководителей/менеджеров предпочитает конструктивную обратную связь негативной. Многие считают, что лучше, когда есть хотя бы негативная обратная связь, чем полное отсутствие ее.

Обратную связь можно проводить в любой форме, но чаще всего используются анонимный опрос в виде анкет, индивидуальная беседа, журнал предложений.

Существует два типа конструктивной обратной связи. Первый тип – мотивационная обратная связь, которая должна поступать к руководителю/менеджеру или персоналу сразу же после выполнения работы. Многие служащие нуждаются в поощрении, в том, чтобы их хвалили. Другие используют такую обратную связь в качестве основы для размышлений с целью совершенствования своей деятельности и получения положительных отзывов. Все это в полной мере касается и руководителей/менеджеров, проводящих обратную связь для себя. В любом случае, человек, получающий мотивационную обратную связь, чувствует себя гораздо увереннее. Второй тип обратной связи - формативная обратная связь, которая тоже должна поступать сразу, но по мере осуществления работ, до выполнения задания. Цель такого типа обратной связи - помочь достижению более эффективного результата.

Для того, чтобы обратная связь получилась и использовалась, необходимо определить ряд требований и обязательно довести эти требования до сведения служащих. Обратная связь должна быть:

· искренней

· конкретной

· больше описательной, чем оценочной

· персональной, нацеленной на одного человека

· передаваться непосредственно

· сконцентрирована на хорошо продуманных вопросах

· выражена понятным для служащего способом

При этом действую два закона:

· Не надо защищаться

· Не надо, чтобы защищали

Служащий должен помнить, то, что сказал руководитель, сказано для него, потому что ему хотели дать хороший совет, который ему может понадобиться в будущем. Когда служащий получает обратную связь, это помогает:

· Слушать, а не немедленно отрицать или спорить с этим

· Удостовериться в том, что было сказано

· Спросить других

· Определить в каком типе обратной связи есть потребность в данный момент - мотивационном или формативном, а чаще всего и в том и другом.

· Решить, что он будет делать с результатами обратной связи.

Все эти моменты можно отнести и к проводящему для себя обратную связь руководителю.

Очень важно поблагодарить за обратную связь. Служащему, да и руководителю/менеджеру очень полезно мнение других, а для человека может быть не легко дать обратную связь. Когда руководитель предоставляет обратную связь, необходимо как можно скорее попытаться представить мотивационную обратную связь. Она должна быть предельно конкретная и искренняя. Перед тем как служащий каждый раз пытается выполнить это задание, руководитель должен представить формативную обратную связь (как улучшить результаты в данный момент). Эта обратная связь также должна быть конкретной и полезной, фокусируясь на некоторых конкретных моментах. В целом, обратная связь приводит к результату в случае индивидуального, открытого, позитивного и искреннего общения между руководителем и служащими. Как и любое мастерство, это достигается посредством практики.

Оценка должности.

Оценка деятельности персонала тесным образом связана также с оценкой должности. Самая простая оценка должности основана на методе сравнений. На практике точные границы различий должностей можно устанавливать по разнице уровней окладов в одной организации. Такой метод применяется при составлении штатного расписания, но он не позволяет раскрыть суть должности и те полномочия, которые ей делегируются. Для таких целей используется метод фактора работы. В этом случае должность оценивают в трех аспектах:

- необходимость выполнения соответствующих работ и решения задач

- требуемые качества исполнителей работ

- степень ответственности и подотчетности (право и обязанность)

Наиболее интересным методом оценки должности является метод контрольного срока использования полномочий. В этом случае критерием оценки выступает наиболее длительный период времени, который должен пройти прежде, чем станет известно, правильно ли были использованы полномочия. Чем больше контрольный срок, тем выше должность. Применение метода испытательного срока для управленческих должностей отличается следующим:

-должности имеют высокую степень эластичности, нет жестких границ функциональных обязанностей

-многие должности зависят от людей, занимающих их

-оценка должности этим методом смыкается, но не совпадает с оценкой человека, занимающего эту должность.

Эффективное распределение обязанностей.

Подлинное распределение обязанностей является ключом к управлению ростом организации и может проводиться при любом стиле руководства. Эффективное распределение обязанностей зависит от трех основных факторов: четкая постановка задач, доверие и контроль. Большая часть описания и анализа работы содержат в себе ясную постановку задач. Наиболее приемлемым описанием работы часто становится исчерпывающий список всех целей, которые необходимо достигнуть. Фактически описание и анализ работы, а также описание должности – результат эффективного анализа потребности в различных или конкретных видах деятельности. Цель такого анализа – обеспечить эффективность и исключить возможность перегрузки постановкой четко сформулированных задач. Имея перед собой набор четко сформулированных задач и целей для каждого вида деятельности, руководитель в состоянии контролировать организацию в ключевых областях. При этом нет необходимости в личном ежедневном контроле и участии, то есть, возникает возможность контролировать результаты того, что делают работники, а не то, как они это делают. Сменив ежедневный контроль на наблюдение, производимое один или два раза в неделю, руководитель сможет лучше контролировать свое собственное время, высвобождая себя для стратегического планирования. Но вся эта система должна строиться на доверии, на уверенности, что люди, получившие власть и влияние в ходе правильного распределения обязанностей и ответственности между сотрудниками, способны справиться. В этом заключается главная цель процесса делегирования полномочий, который способствует мотивированию персонала, ориентируя его на постоянное развитие.

Делегирование полномочий – процесс передачи человеку права на принятие решений, который включает в себя также распределение функций, возложение ответственности за решения, создание ответственности за результат. Впервые данная модель стала применяться в Германии тридцать лет назад.

Делегирование полномочий высвобождает время руководителя, улучшает процесс принятия решений, ускоряя его, так как нередко люди на местах лучше знают ситуацию, что исключает необходимость участия верхних уровней. Этот процесс развивает подчиненных, повышает заинтересованность сотрудников в стремлении повыситься в должности, улучшает взаимоотношения руководства и подчиненных.

Процесс делегирования полномочий включает в себя следующие этапы и во многом объединяет процесс оценки персонала, его деятельности и процесс оценки должности:

1. Определяется цель

2. Определяется, кто будет нести ответственность за выполнение этой цели

3. Определяется, какая власть потребуется данному человеку, и как она будет устанавливаться

4. Определяется, когда этот человек должен отчитываться, перед кем, а также в какой форме

5. Определяется, сколько денег он может тратить, не имея разрешения

6. Определяется, к кому он может обращаться за помощью

7. Определяется, какие приказы он может издавать и кому

8. Определяется, какую дисциплинарную власть имеет при делегировании

9. Определяется продолжительность полномочий

Значительно облегчает процесс делегирования полномочий осознание руководителем необходимости этого, а также ясное представление того, какие работники могут делать ту или иную работу за руководителя в данный момент и особенно в будущем. При этом, мало задать цель и распространить компетенцию для выполнение этой цели на подчиненных, но необходим также свобода действий для достижения цели.

Успех делегирования полномочий, во многом, зависит от проявления следующих факторов (в основе определения данных факторов лежит процесс оценки деятельности персонала):

· Руководитель выбрал нужного человека

· Руководитель не раздумывает, что выбранный им человек решит данный вопрос лучше него, внеся вклад в общую задачу

· Руководитель уведомляет выбранного человека о назначении

· Руководитель информирует и согласует сроки выполнения задания

· Выбранный человек имеет возможность руководить, развивать уверенность в своих подчиненных.

· Выбранному человеку предоставляется свобода действий

· На выбранного человека возлагается ответственность

· Исполнение выбранным человеком своих обязанностей планируется так, чтобы возможная ошибка не вызвала последствий

· Учитываются недостатки выбранного человека

· Руководитель постоянно пересматривает позиции делегирования

При делегировании полномочий часто возникают проблемы следующего характера:

- нежелание руководящего работника расставаться хотя бы с частью власти, так как передача некоторых прав и полномочий подчиненному означает передачу части собственной власти

- недоверие по отношению к подчиненным

- ощущение незаменимости со стороны руководителя

- передаются права и полномочия, но вся ответственность за исполнение может быть оставлена за лицом, которое осуществило передачу этих прав и полномочий, то есть за руководителем

- вместо передачи прав и полномочий нередко передаются обязанности или происходит освобождение от рутинной работы или делегирование дубликата работы

При делегировании также возможны следующие ошибки:

- чрезмерная передача прав и полномочий, которые приходится возвращать

- передача ответственности без свободы действий

- передача ответственности до принятия решения о назначении

- передача прав и полномочий до предварительной проверки человека, что приводит, как правило, к неудаче

- передача полномочий, а затем – частая проверка человека

- частая критика, которая приводит к тому, что человек вынужден за решениями обращаться к старшему по должности

- предоставление недостаточного объема информации со стороны руководителя

Часто при делегировании полномочий некоторые люди начинают вырабатывать собственный, самостоятельный путь. Руководящий работник должен внимательно относиться к этому и определить, насколько допустим такой путь подчиненного, так как выбранный работник может приложить максимум усилий для независимых действий. С другой стороны, может возникнуть ситуация, когда выбранный работник осторожничает, избегая принимать решения, так как боится сделать ошибку и не желает критики.

Мотивирование деятельности персонала

Мотивация как постоянный и переменный фактор

Менеджер несет ответственность перед верхами за результаты, перед партнерами – за сотрудничество, перед низами – за управление. При этом, достигаемые результаты определяются в соответствующих показателях – количество, качество, период времени. Результаты должны быть достигнуты за счет эффективного и экономного использования имеющихся ресурсов, чему способствует высокая степень сотрудничества и правильная координация действий. Максимальное использование ресурсов персонала дает решение по эффективному использованию всех ресурсов, имеющихся у организации. При этом необходимо учитывать, что руководство и управление должно включать в себя обязательно мотивирование каждого работника и особенно того человека, который на той или иной должности принимает и осуществляет наилучшие решения.

Мотивация – движущая сила, которая определяет направление и скорость энергии индивидуума. Нередко, это – причина, почему индивидуум старается достигнуть некоторых целей наперекор другим. Мотивация действует обычно как постоянный фактор - персональные побуждения индивидуума, и как переменный фактор – конкретная ситуация, в которой оказывается индивидуум. Например, у личности может быть желание выиграть (постоянная мотивация – побуждение), но она может быть полностью лишена желания участвовать в данном виде соревнования(ее ситуация). Футболист профессионал, играя с сыном, подавляет в себе природное желание победить, так как он хочет поддержать уверенность в ребенке.

В рабочей среде различается мотивация оставаться на работе в фирме или организации, как постоянный фактор, и мотивация выполнить работу, как переменный фактор.

Факторы, побуждающие человека оставаться на работе в фирме/организации:

· удовлетворенность работой

· верность организации

· зарплата

· личные связи в организации

· возможность сделать карьеру

· обучение

Но, в то же время, люди остаются работать в данной организации и по следующим мотивам:

· неуверенность в своих возможностях

· высокий уровень безработицы

· боязнь перемен

· малый спрос на профессию

Факторы, побуждающие человека выполнить работу/задание в рамках организации:

· ясное понимание того, чего от него хотят

· вознаграждение усилий

· признание достижений

· удовлетворение достижениями

С точки зрения руководителя, мотивирование должно «заставлять» служащих выполнять их работу и выполнять ее хорошо. Основной задачей руководства и является то, чтобы сделать персонал довольным, удовлетворенным или хорошо настроенным по отношению к организации и начальнику. Мотивация каждого сотрудника идет изнутри и является вполне естественной. Это процесс, в ходе которого сотрудник лично выбирает, что лучше или не самое плохое для него, и затем он выражает данный выбор своими действиями через свое поведение.

Когда сотрудника пытаются заставить что-то сделать, то есть, когда сотрудника мотивируют с помощью добавления к его выбору преимуществ, то в целом, хотят повлиять на вероятность того, что сотрудник сделает конкретный выбор, тот, который необходим. Можно укрепить данную мотивацию, но нельзя создать или разрушить, или откорректировать. Это связано с тем, что человек, в основном, сам себя мотивирует личными целями, которые могут быть долгосрочными и зачастую неизвестны руководству, и ведет себя в соответствии с собственными представлениями о том, что он есть и какова его роль. Поэтому, понимание мотивации персонала – далеко не простая задача для руководителя. Часто трудно понять собственные процессы мотивации, не говоря уже о процессах мотивации других. Нередко у человека вырабатывается собственное восприятие самого себя, концепция себя, что является главным фактором, влияющим на поведение человека в конкретной ситуации.

Человек вырабатывает свое отношение, которое является относительно устойчивым. Именно оно определяет положительную или отрицательную оценку человеком людей, окружающих его, организации в целом. Каждый имеет систему ценностей, являющуюся мерилом, которое он прилагает к тем или иным действиям, людям, предметам, организации. Данные ценности подвергаются влиянию культуры, в которой человек живет и работает. Человек получает четкую личную индивидуальность, хорошо определяемые цели, испытывает самоуважение, потому что он определяет личную индивидуальность посредством его роли на работе и, в некоторой степени, развивает чувство лояльности по отношению к начальникам и профессии. Если человек сильно заинтересован в работе, то зачастую этого уже достаточно, так как происходит внутреннее вознаграждение, и нет необходимости в деньгах – внешнее вознаграждение. У человека есть чувства и эмоции, и, если начальник понимает это, то человек работает лучше.

Существует множество людей с разнообразными мотивами. Одни мотивируются деньгами, другие – чувством принадлежности к организации, что лежит в основе формирования корпоративной культуры, третьи – вызовом, но, каким бы ни был мотив или мотивы, решение о реакции в ответ на что-то принимается лично человеком. При этом, основным фактором выступает личный интерес. Поэтому задача руководства состоит в том, чтобы работа человека определялась способностью выполнить цели организации и, в то же время, удовлетворить его личные цели.

Существует множество теорий мотивации. Многие из них подчеркивают силу внутренних мотивов, таких как чувство сопричастности, чувство достижения, собственного достоинства (теория иерархии потребностей по А.Маслоу). Некоторые из этих теорий считают также, что внешние стимулы, такие как оплата труда, статус, рабочие условия, можно игнорировать. Внешние стимулы являются не менее важными и в сочетании с внутренними мотивами обеспечивают наиболее эффективные результаты.

Для руководства наилучшим способом влияния на поведение подчиненных является философия самых лучших теорий мотивирования и использования данных познаний с систематическим анализом каждой конкретной ситуации. Поэтому руководство должно довести цели организации до каждого человека. Оно должно быть уверено, что персонал знает о зависимости качества работы и результатов (обычно в виде вознаграждения), которые последуют за этим, от усилий, которые подчиненные применяют, выполняя работу. Руководство должно определить необходимую ступень значительных различий в личной мотивировке с целью управления группами людей, выборе стиля руководства и формы поддерживающих мотивов и стимулов.

Специалисты считают, что должна существовать ежедневная практика мотивирования к выполнению работы/задания, которая состоит из

следующих компонентов процесса:

· определение того, какие действия/бездеятельность служащего или группы отрицательно сказываются на работе/выполнении задания

· выявление серьезности проблемы для определения необходимого времени по устранению и приложения необходимых усилий

· выявление причин проблем с выполнением работы/задания:

- отсутствие знаний и способностей, необходимых для выполнения задания

- отсутствие необходимой информации, касающейся данного задания

- неинтересное задание

- нет определенных требований со стороны руководства

- отсутствие признания добросовестной и эффективной работы по выполнению задания со стороны руководства

- плохие рабочие условия

· составление списка мер по улучшению ситуации:

- убедиться в том, что персонал знает о целях и требуемых стандартах

- обеспечить, если это необходимо, дополнительную подготовку персонала

- упростить задачу, если это необходимо, для ее соответствия знаниям и способностям служащего

- переделать задачу для того, чтобы она создавала в служащих чувство удовлетворенности

- поощрять добросовестную и эффективную работу по выполнению задания

- применять санкции против тех, кто плохо работает при выполнении задания

- создать или улучшить условия

- подумать над тем, можно ли было предотвратить проблему, кто мог и должен был это сделать, что необходимо сделать для предотвращения таких проблем в будущем

Таким образом, все работники среди прочих целей в жизни имеют определенные потребности, желания и намерения, связанные с предпочтениями, касающимися выполнения работы/задания. Руководитель должен предложить нечто такое, что, по мнению его персонала, будет достойной целью и стоить дополнительных и индивидуальных усилий, так как сама необходимость и ожидаемое удовлетворение должны быть достаточно сильными, чтобы стать достойной компенсацией за напряженную работу.

Способы мотивации

Поощрение чувства сопричастности/принадлежности помогает работнику осознать себя личностью в организации. Обычно этого добиваются руководители, ориентированные на работника. Но нельзя полагаться только на эти психологические потребности своих работников. Некоторые руководители представляют организацию как большую семью, что может привести к покровительственному стилю руководства, который обычно замедляет рост организации. Наиболее приемлемым считается консультативный подход с четкой постановкой задач и распределением обязанностей или ответственности. Это создает чувство вовлеченности в процессы, но способствует и проявлению эмоций со стороны сотрудников.

Чтобы поддержать положительные эмоции и компенсировать возможные отрицательные, необходимо повысить социальную роль работы для каждого работника. Например, руководитель должен проследить, чтобы те, кто ведет все бумажные дела, регулярно в соответствующие дни посылали сотрудникам поздравления с днем рождения. Важно также празднование совместно различных торжеств и проведение каких-либо мероприятий. Лучше поощрять работников самим организовывать такие события. Рекомендуются также различные ежедневные информационные сводки новостей. Это важно не только для имеющегося персонала, но особенно для тех, кто вновь поступил на работу, так как помогает им быстрее подключиться к деятельности фирмы/организации.

Подбор работы под исполнителя. Некоторые человеческие потребности –потребность в успехе или признании, по мере их удовлетворения возрастают все больше. Поэтому рекомендуется публично хвалить кого-то за успешно сделанную работу. К публичной критике обычно прибегают тогда, когда хотят сделать данный пример назидательным. При описании задач для каждого сотрудника в ходе выполнения задания во внимание берутся, как правило, его сильные и слабые стороны. Формула успеха должна быть заложена в саму постановку задач, так как необходимо сделать так, чтобы работник просто не смог потерпеть неудачу. Чтобы выяснить все стремления своих работников к работе необходимо регулярно проводить совещания, позволяющие отслеживать динамику производительности и нейтрализовать жалобы и недовольства. Каждый управляющий должен также проводить свои совещания. Если проблема заключается в недостатке способностей и умении работников, то обычно выбирают один из трех вариантов:

- упрощают задачу

- проводят дополнительную подготовку

- понижают в должности или увольняют

Мотивация отстающих работников. Увольнение отстающих работников может стать крайне дорогостоящей практикой. Кроме денежных компенсаций, которые придется выплатить, руководитель вынужден тратиться на кадровую перестановку, есть опасность также получить репутацию плохого работодателя. Процесс увольнения отстающего работника отвлекает и от более важных дел. Если этот отстающий работник занимает в организации относительно высокое положение, то, соответственно, возрастут затраты на его замещение и потери времени руководителя. Если кто-то будет уволен из работников, то оставшимся работникам придется работать в неполном составе, будет потеряно время и при обучении вновь взятого на место уволенного работника. Прежде чем кого-то уволить, необходимо все это взвесить, и, может быть, помочь отстающему работнику следующими способами:

- определить, почему производительность данного работника оказалась ниже той, которую от него ждут, то есть необходимо соотнести задачи, стоящие перед ним с его способностями и представлениями о работе руководства, а также критериями роста производительности

- провести совещание, где будет пересматриваться содержание деятельности работника. Такое совещание может проходить либо в неформальной, товарищеской атмосфере, либо наоборот – соответствовать первому этапу процесса увольнения. В любо случае, работнику надо дать возможность высказать свои жалобы и недовольства. Такое совещание помогает выявить цели работников и посмотреть на деятельность организации со стороны. Если задача для работника трудна, ее можно упростить или предложить ему другую работу. Если ему не хватает знаний – предложить обучение. Если это связано со взаимоотношениями в коллективе или условиями работы, то здесь надо пересмотреть саму организацию работы, так как наличие отстающего работника может быть связано с более серьезными проблемами. Если правильно определены реальные причины отставания работника, то надо заинтересовать его. То, что руководитель обратил внимание на проблемы отстающего работника, может уже заинтересовать его. Обрисовав перспективы работы, а может быть даже, предложив вознаграждение, руководитель еще больше приободрит такого работника. При этом, нельзя критиковать за неудачи, только за недостаточные усилия.

Обучение проводится не только для отстающих работников, но это еще и развитие персонала в целом. Обычно потребности в плане обучения зависят от особенностей дела. Занятия можно проводить прямо в организации, отделе. Сознание того, что руководство может обеспечить своим работникам продвижение по службе и создать им возможности для самосовершенствования, будет способствовать стимулированию многих из них. Затраты на обучение могут оказаться меньше, чем затраты, которые повлечет за собой найм новых работников. При этом необходимо рассчитать все расходы на обучение персонала, потери за то, время, когда персонал проходит такое обучение и возможные срывы со стороны не обучающихся в это время работников. Самая главная проблема при данном способе мотивации – обученный персонал обычно ищет другую, более высокооплачиваемую работу по своим новым возможностям. Поэтому необходимо заключить с таким сотрудником контракт об обязательности работы в организации, обучавшей его, какое-то время или поощрить новой должностью/деньгами. Обучение сотрудников проводится через университеты, колледжи, школы-бизнеса, различные образовательные центры. При этом, персонал получает второе высшее образование, переподготовку на различных курсах, а может быть просто высшее образование. Обучение предполагает также приглашение специалистов, консультантов в организацию, использование аудио и видео курсов.

Экономическая мотивация. Рассмотренные способы мотивации связаны больше с психологическими потребностями. Многие руководители считают, что большая часть сотрудников работает для удовлетворения своих экономических нужд. Действительно, во многих случаях именно экономическая мотивация приводит к успеху. Здесь могут быть различные варианты: долевое участие в прибыли, премии, выплаты за производительность, сдельная оплата. Премии могут зависеть от объема выпускаемой продукции, ее качества. Они не должны быть слишком общими и распространенными, иначе их будут воспринимать как обычную заработную плату в обычных условиях. В производстве и коммерции встречаются и другие формы экономической мотивации, но экономическая мотивация необязательно должна иметь форму денежных выплат. Могут быть и другие варианты: продвижение по службе, возможность представлять организацию на различных встречах, вручение подарков и наград, медицинские и страховые программы, предоставление бесплатного (или со скидкой) отдыха, служебного автомобиля. Экономическая мотивация, как и другие формы мотивационной деятельности должна быть связана с личным вкладом каждого работника, будь то индивидуальная или групповая работа при этом, работник должен знать, что всегда поощряются дополнительные усилия. В то же время, руководитель должен быть уверен, что эти усилия, как минимум, покрывают его затраты на выплату премий.

Контроль деятельности персонала.

Контроль- проверка качества деятельности персонала посредством сопоставления промежуточного/фактически достигнутого уровня, конечных результатов и уровня, установленного нормами, нормативными документами организации. Это процесс, обеспечивающий достижение целей организацией, который необходим для обнаружения и разрешения возникших проблем раньше, чем они станут необратимыми. Контроль за деятельностью организации и ее персоналом может быть внешним и осуществляется государством, законодательными органами, судами, вышестоящими организациями, а также внутренним и осуществляться самой организацией через контролирующие функции начальства, действия сотрудников, самоконтроль.

Эффективность контроля зависит от соблюдения определенных требований:

- регулярность

- непрерывность (предварительный, текущий, итоговый – повторение цикла)

- своевременность

- систематичность

- тщательность

- объективность

- оперативность

- действенность

- формирование личной ответственности и дисциплины

- всеобщность

- неотъемлемая часть должностных обязанностей

- разнообразность характера: проверка, письменный отчет, контрольный журнал, картотека, совещание, заседание

Сформулировав цели и задачи для каждой области деятельности в организации, и, удостоверившись, что все работники знают свои обязанности, руководитель уже создает систему контроля и управления самой организации. Процедурная сторона системы будет заключаться в проведении регулярных совещаний с руководителями всех отделов, согласно организационной схеме. Их обязанности также будут заключаться в проведении регулярных совещаний со своими подчиненными для проверки производительности, решения возникших проблем и постановки ближайших задач.

Именно система контроля является ядром организационной структуры. Руководитель может пользоваться самой искренней поддержкой и участием со стороны своих работников и создать в организации самую теплую атмосферу, однако, не имея контроля, он не обладает ни реальной системой, ни реальной властью, ни реальным руководством. Для того, чтобы система распределения обязанностей работала должным образом, руководителю необходимо создать систему проверок, чтобы быть всегда хорошо информированным об основных событиях, происходящих в организации. Другими словами, сотрудникам отдается реальная власть в определенных областях, но лишь в обмен на четкую ответственность, которая, помимо всего прочего, включает в себя обязанность держать руководителя в курсе событий.

Точно также, люди, которым руководитель делегирует полномочия, должны быть уверены в том, что они получают полную информацию обо всем, что происходит в их области деятельности. Если руководитель принимает какое-то решение самостоятельно или, проконсультировавшись с управляющими или заведующими отделами, то управляющий или заведующий отделом должен гарантировать руководителю, что решение будет выполнено. Таким образом, это динамичный процесс, посредством которого заведующие отделами и управляющие контролируют действия работников в своих отделениях для того, чтобы убедиться в том, что они выполняют свои обязанности на должном уровне и готовы к новым заданиям. На регулярных совещаниях заведующие отделами или управляющие делами должны сообщать руководителю об успехах и проблемах работников в отделах. Руководитель узнает о результатах, которые принесли принятые им решения, контактируя со своими заведующими отделами или управляющими, что дает необходимую информацию для успешного принятия новых решений. Этот процесс должен постоянно повторяться. Если руководитель решил присоединиться к одному из своих управляющих, чтобы своими глазами увидеть, как выполняются его решения, то он должен предупредить об этом заранее, тем более нельзя критиковать заведующего отделом или управляющего в присутствии его работников. Со стороны это не должно выглядеть так, что руководитель подменяет заведующего отделом или управляющего, чтобы не подорвать авторитет этого управляющего или заведующего отделом.

Для того, чтобы контроль проходил гладко, регулярные совещания должны преследовать реальные цели. Руководитель должен определять повестку дня, консультируясь с управляющими, поскольку они больше связаны с ежедневными, рутинными проблемами и действительно знают, какие решения необходимо принять в первую очередь. Регулярные совещания следует проводить всегда в одном и том же месте и придерживаться при этой одной и той же формы, в свободное от ведения дел время. Руководитель должен регулярно председательствовать на таких совещаниях, а заведующими отделами или управляющие должны председательствовать на своих совещаниях по отделам. Нередко сама система управления зависит от эффективности таких совещаний. Руководитель может быть уверен в успешности проведения такого совещания, если ответил «да» на все следующие вопросы:

1. Цели и задачи совещания были сформулированы заранее?

2. Повестка дня была согласована заранее со всеми ведущими участниками совещания?

3. Все участники совещания получили необходимые подготовительные документы и информацию?

4. Место проведения совещания является подходящим для этой цели, удобным, защищенным от внешних помех?

5. Руководитель проводит совещание уверенно и твердо, не давая разгореться спорам, сводя к минимуму реплики с мест и настаивая на последовательном рассмотрении всех пунктов повестки дня?

6. Совещание четко запротоколировано?

7. В конце совещания были четко определены вопросы, по которым принимались решения и назначены ответственные за их выполнение?

Если руководитель хочет, чтобы поставленные цели и задачи соответствовали реальности, он должен привлекать к участию в постановке задач тех работников, которым в будущем предстоит их выполнять. Вклад сотрудников в постановку задача обычно проходит через совещания по отделам. Постановка цели или долговременных задач вызывает у сотрудников чувство целеустремленности, а также дает работникам представление о том, каким руководитель видит будущее организации. При этом они узнают также, какие умения и способности от них требуются, и какие варианты карьеры предложит им организация. Постановка кратковременных задач поможет сделать контроль реальным и создаст определенный стандарт, относительно которого можно измерять производительность. Для того, чтобы задачи соответствовали реальным требованиям и условиям, их лучше соизмерять с последними показателями производительности или, отталкиваясь от уровня производительности других родственных по деятельности подразделений и организаций.

Контроль нередко связан с процессом увольнения и, как, правило, в этом отношении, бывает прогрессивным и позитивным, осуществляясь через стимулирование деятельности персонала, а также негативным.

Прогрессивный контроль осуществляется в соответствии со следующими этапами:

1. Устное замечание (за первое или незначительное нарушение)

2. Письменное замечание (за более серьезное или вторичное нарушение)

3. Временное увольнение без заработной платы (за частые нарушения)

4. Увольнение

Часто наказание усугубляет проблему, а не решает ее. Наказание бьет по самоуважению сотрудника, способствует формированию враждебного отношения, концентрирует на том, как сделать все незамеченным. При позитивном контроле акцентируют внимание на признаках негативного отношения к работе:

1. Устное замечание с обсуждением нарушения и напоминанием о важности следования правилам, высказыванием уверенности, что больше обсуждать это не придется

2. Письменное замечание с моментами беседы и высказыванием уверенности в желании сотрудника исправиться в будущем

3. Однодневный отпуск с оплатой для размышлений

4. Увольнение

Негативный контроль – запреты и санкции:

1. замечание

2. выговор

3. строгий выговор

4. увольнение

Если рассматривать процесс увольнения в качестве метода контроля деятельности персонала, то необходимо учесть следующие моменты:

- работники должны знать свои обязанности, границы ответственности и требования к производительности, которые от них ожидают

- они должны быть предупреждены о том, что производительность их труда недостаточна и, в чем заключается ее недостаточность

- за исключением действительно серьезных нарушений, предупрежденному работнику должна быть дана возможность исправиться или оправдаться

- если руководитель решил, что работник должен быть наказан, то он должен убедиться, что такой руководитель понимает суть обвинений руководителя и, что у него есть аргументы в свою защиту

- решение наказать работника должно выглядеть совершенно справедливым и оставлять возможность апелляции, тем более это важно для сохранения хороших отношений с остальными работниками

- наказание должно соответствовать сути поступка

Лишь небольшое количество всех случаев увольнения доходит до суда. Нередко никакой суд не может заставить руководителя пересмотреть свое решение. Если между работниками произошло столкновение, руководитель должен выслушать мнение обеих сторон, а также окружающих работников, что-либо знающих об этой проблеме, чтобы обвинить того, кого следует. Если работник выражает недовольство условиями труда, необходимо удостовериться в том, что все правила со стороны организации были выполнены, что ни одно из условий трудового контракта работника не было нарушено. Если руководитель убежден, что увольнения не избежать, то надо быть решительным и конкретным в своих действиях. Помимо юридических вопросов руководитель должен принимать во внимание то воздействие, которое случаи увольнения или наказания оказывают на остальных работников и на самого руководителя. Если уволенный работник не является неформальным лидером или личностью, особенно популярной среди остальных работников, то данное событие вряд ли окажет разрушительное действие на персонал. Если действия руководителя выглядели справедливыми и, если у руководителя была достаточно веская причина, объясняющая каждый шаг, то такой руководитель получит поддержку со стороны своих работников.

Дата добавления: 2014-01-05