Заполнение БД

Базы данных в Excel

ЛЕКЦИЯ 8

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

База данных в Excel – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

При заполнении БД можно установить контроль ввода данных. Для этого надо выделить ячейки, на которые требуется наложить ограничения, выбрать команду Данные/Проверка данных/Параметры, выбрать тип данных в списке Тип данных. По умолчанию Excel выполняет диапазонный контроль. С помощью списка Значение можно выбрать одну из восьми форм контроля: между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно. После выбора формы контроля необходимо ввести верхнюю и нижнюю границу допустимого диапазона данных или только одну из них, в зависимости от требований. Границей могут служить числовые значения, а также ссылки на ячейки или формулы. Флажок Игнорировать пустые ячейки позволяет оставить ячейку, на которую наложены ограничения, пустой. Чтобы задействовать ограничения и на пустые ячейки так, как если бы эти ячейки содержали нули, снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Для вывода на экран подсказки при вводе значений и выводе сообщений в случае ошибки ввода введите текст сообщений на вкладках Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке. Чтобы отменить вывод сообщений для текущей ячейки, снимите флажок Отображать подсказку на вкладке Сообщение для ввода, а также флажок Выводить сообщение об ошибке на вкладке Сообщение об ошибке.

В ячейке можно создать раскрывающийся список, источником данных для которого является другая таблица. Для этого надо выделить ячейки, выбрать команду Данные/Проверка/Параметры, выбрать тип данных Список, выбрать источник данных.

Для любых ячеек можно вставить примечание: Рецензирование/Создать Примечание.

Закрепление шапки таблицы. Выделите первую строку, следующую за заголовками столбцов таблицы, и выполните команду Вид/Закрепить области/Закрепить верхнюю строку. Шапка таблицы будет закреплена. Для снятия закрепления выполните команду Вид/Закрепить области/Снять закрепление областей.

Данные в ячейке можно форматировать автоматически. Для этого выделяются ячейки, выбирается команда Главная/Стили//Условное форматирование, задаётся условие для форматирования и внешний вид данных.

Дата добавления: 2014-01-05