Правила внутреннего трудового распорядка

Трудовой распорядок организации определяется локальным нормативным актом организации, т.е. правилами внутреннего распорядка. Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.

Структура текста Правил в число обязательных включает:

1) общие положения;

2) порядок приема и увольнения работников;

3) основные обязанности работников;

4) права работников;

5) основные обязанности администрации;

6) права администрации;

7) рабочее время и его использование;

8) время отдыха;

9) поощрения за успехи в работе;

10) меры взыскания за нарушение дисциплины труда.

Штатное расписание –документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом (рис. 6.2).

отсканировать

Рис. 6.2

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника предприятия (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценить работу каждого сотрудника.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при решении конфликтных ситуаций (споров) между руководством предприятия и сотрудником (работодателем и работником).

Разработка должностных инструкций вменяется в обязанности руководителю подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Должностная инструкция имеет следующие структурные элементы:

1) общие положения;

2) функции;

3) должностные обязанности;

4) права;

5) ответственность;

6) взаимоотношения (связи по должности);

7) квалификационные требования;

8) оценка работы.

6.2.2 Хранение кадровой документации

Особое место в кадровой документации занимают гербовые бланки. Гербовые бланки – бланки документов с воспроизведением Государственного герба. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки на предприятии подлежат строгому учету. На них типографским способом проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Хранят гербовые бланки в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение предприятия, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя предприятия.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя предприятия, о проведенных проверках делают отметку в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

6.2.3 Оформление распорядительных документов

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам, организациям и предприятиям.

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетам, комиссиями)) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой при необходимости разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть заканчивается ключевым словом “ПОСТАНОВЛЯЕТ”, “ПОСТАНОВЛЯЮ”.

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования. Наложения взыскания и т.д.

Макет указания при оформлении на общем бланке организации приведен на рис. 6.3.

Рис. 6.3 - Макет оформления указания отсканировать

Приказ – важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу (кадрам). Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т.п.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках организации. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, учитываются его цели и задачи.

Распорядительная часть начинается со слова Приказываю, печатываемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа приведен на рис. 6.4.

Рис. 6.4 – Макет оформления приказа по основной деятельности отсканировать

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями и т.д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной – наименование органа, принимающего решение. Макет решения представлен на рис. 6.5.

Рис. 6.5 – Макет решения отсканировать

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителем, в отдельных случаях руководителями структурных подразделений. Как правило, распоряжение представляет собой доведение до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, То текст распорядительной части документа начинается со слова ”ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ”. Макет оформления распоряжения приведен на рис. 6.6.

Рис. 6.6 – Макет распоряжения отсканировать

6.2.4 Оформление информационно-справочных документов

К числу информационно-справочных документов относятся: служебные письма, телеграммы, телетайпы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи организации (предприятия) с внешним миром.

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управлении.

Различают письма циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие распорядительный характер; гарантийные письма, подтверждающие данные ранее обещания или оговоренные условия; сопроводительные письма, письма–подтверждения, письма напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, рекламные и другие виды писем.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1) излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой;

2) излагается суть просьбы;

3) приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает ее чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

Основными признаками официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и кратность текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Письма оформляются на специальных бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов.

Письма как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр изготавливают на бланке и отсылают адресату, второй (копия) – направляют в дело.

Исходящие письма при необходимости могут быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в организации.

Макет письма представлен на рис. 6.7.

Рис. 6.7 – Макет оформления служебного письма отсканировать

Телеграмма – документ, отличающийся от других способом передачи – по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная.

Телефонограмма – оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.

Факс (телефакс) как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

6.2.5 оформление информационно-фиксирующих документов

Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией0, подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

Макет акта приведен на рис. 6.8.

Рис. 6.8 – Макет оформления акта отсканировать

Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органаи и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра (рис. 6.9).

Рис. 6.7 – Макет оформления протокола отсканировать

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю

С изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководителю систематически.

Текст докладной записки делится на две части: первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя (рис. 6.10).

Рис. 6.10 – Макет оформления внешней докладной записки отсканировать

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо (рис.6.11).

Рис. 6.11 – Макет оформления служебной записки отсканировать

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой и технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки (рис. 6.12).

Рис. 6.12 – Макет оформления объяснительной записки отсканировать

Дата добавления: 2014-01-05