Приходный кассовый ордер - заполнение

В заголовке указывают наименование своей организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя и код ОКПО. Вторая строка для названия структурного подразделения (если есть).

Нумерация приходников начинается с 1 января текущего года. Номер документа ставим из журнала регистрации ПКО. Дата составления — текущий день, так как ПКО заполняется в день проведения операции.

Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять. Сумма указывается цифрами в рублях и копейках. Код целевого назначения заполняется при использовании таких кодов.

Если деньги вносит работник своего предприятия или ИП, то в строке "принято" записывается его фамилия, имя и отчество. При приеме наличных от других лиц — указывается наименование организации и ФИО вносителя, через которого происходит оплата. Например: принято от ООО «Фантик» через Павлова Николая Николаевича.

В строке «основание» указывают содержание операции. Например: оплата по договору № 5 от 10.10.2012 г. за услуги; получено с расчетного счета на хозяйственные расходы или заработную плату; возврат остатка подотчетных сумм; пополнение кассы ИП для текущей деятельности; розничная выручка.

Далее указывается сумма прописью с начала строки с большой буквы. Копейки записываются цифрами. При наличии НДС, его сумма заносится в строку «в том числе» цифрами или делается запись «без налога (НДС)».

В приложении записываются номера и даты прикладываемых документов. После приема денег эти документы погашаются специальным штампом «получено» с указанием текущей даты.

Ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером, а при его отсутствии руководителем (индивидуальным предпринимателем). Достаточно в расшифровке подписи указать фамилию и инициалы.

При получении денег, кассир или предприниматель должен проверить правильность
всех реквизитов, наличие подписи главного бухгалтера, соответствие сумм цифрами и прописью, приложение всех указанных документов.

На квитанции кассир ставит свою подпись, печать организации (чтобы захватывала часть ПКО) и указывает дату приема наличных.

Расходный кассовый ордер (РКО)

– это первичный учетный документ, по которому из кассы предприятия выдаются наличные денежные средства. Его вид (образец) закреплен в альбоме унифицированных форм и заполнение является обязательным для всех юридических лиц и предпринимателей (исключение составляют лишь кредитные организации).
Приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер являются основными документами оформления кассовых операций.

РКО, как и любой другой кассовый документ, требует заполнения только в денежном измерителе, без использования натуральных показателей. Он может заполняться как вручную, так и с помощью ЭВМ. Его выписка осуществляется в бухгалтерии в единственном экземпляре. Ответственный бухгалтер вносит все необходимые данные:
- наименование организации,
- номер РКО (нумерация ордеров начинается с нового календарного года) и дату его выписки (текущую дату),
- дебетовый корреспондирующий счет (70, 71, 51, 84 и др.) (для предпринимателей необязательно),
- сумму для выдачи в цифрах (ниже она дублируется прописью),
- ФИО получателя (полностью),
- основание для выдачи денежных средств (указывается наименование хозяйственной операции: сдача выручки в банк, аванс на хозрасходы, командировочные расходы, заработная плата и т.д.),
- приложение, включающее в себя список документов, которые прилагаются к РКО и являются причиной выплаты (квитанция, заявление, авансовый отчет, приказ, ведомость и пр.).

Оформленный таким образом документ регистрируется в журнале учета ордеров и его подписывают руководитель и главный бухгалтер. Роспись руководителя может отсутствовать, если его разрешительная надпись имеется на всех бумагах, прилагаемых к расходнику. Индивидуальный предпринимательрасписывается за руководителя.

После этого РКО передается кассиру, который обязан выдать деньги человеку, указанному в документе, либо его доверенному лицу. Реквизиты предъявленного паспорта или иного документа перед выдачей наличности вписываются кассиром в расходный кассовый ордер; а сам получатель, помимо проставления даты и собственной подписи, прописывает и принимаемую сумму.

Кассовая книга

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью <*>. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

Дата добавления: 2014-01-05