Підсумуйте все сказане

План

Звіти

Звіт - об'єкт бази даних, призначений для ефективного представлення даних у друкованій формі.

При перегляді звіту в режимі зразка буде виведене обмежене число записів.

Часто використовується експорт звітів у різні формати. Э можливість зробити знімок звіту.

Після вибору джерела записів і макета (у стовпець, стрічковий або табличний) Автозвіт створює звіт, що використовує всі поля джерела записів і застосовує останній використаний автоформат.

Майстер задає докладні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних форматах і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

Крім того, автоматично можна створити звіт з діаграмою і поштові наклейки.

Робота зі звітом у режимі конструктора аналогічна роботі з формою.

Присутні розділи аналогічні формі, а також заголовки і примітки груп.

Згрупувавши записи, що містять спільні значення, можна обчислити проміжні підсумки і зробити звіт більш легким для читання.

Керування сортуванням і групуванням здійснюється за допомогою вікна «Сортування й групування».

Порядок зверху вниз задає рівні групування (сортування).

Що б використовувати групування, треба змінити “заголовок групи”, “примітка групи” у вікні «Сортування й групування» на «Так».

Також треба установити властивість елемента керування «Не виводити повтори» у положення «Так».

Підлеглим звітом називають звіт, вставлений в інший звіт.

Робота з підлеглими звітами аналогічна роботі з підлеглими формами.

Обчислювальні значення у звітах схожі на обчислювальні значення у формах.

Аналогічно можна використовувати меню «Вставка» команду «Номера сторінок» і команду «Дата і час».

Використовуючи властивість поля «Сума з нагромадженням» можна отримати нумерацію записів, а також їхнього підрахунку в кожній групі.

1. Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування.

2. Форми колективного обговорення проблем. Види ділових нарад.

3. Організація ділової наради на підприємстві.

4. Особливості проведення нарад різних видів.

5. Методи активного слухання.

Бесіда – це найпоширеніша форма спілкування, метою якої є обмін думками, інформацією, почуттями.

Кожна бесіда – це новий акт, це завжди творчий процес.

Види бесід:

А) ритуальні (дотримання правил етикету),

Б) глибинно-особистісні (між близькими людьми).

В) ділові бесіди,

Г) індивідуально-групові.

Ідивідуальна бесіда – це діалог двох учасників, які значущими один для одного і вони прагнуть досягти певної мети.

Знання правил етикету є підґрунтям для формування іміджу керівника, працівника та фірми в цілому. Важливим є початок спілкування. З першої фрази, погляду, настрою керівника залежатиме хід зустрічі, бесіди, наради. Тому варто починати її стримано, але доброзичливо. Потрібно зазначити, що хоч бесіда і нарада — форми усного спілкування людей і будуються на трьох основних типах стосунків:

— начальник — підлеглий

— підлеглий — начальник

— партнер — партнер,

проте вони різняться за кількістю учасників. Якщо в нараді беруть участь більше двох учасників, то в бесіді якраз дві особи становлять сферу спілкування.

Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає в тому, що вона є цілеспрямованою із заздалегідь спланованим результатом і направлена на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхідністю робити висновки на основі аналізу отриманої інформації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і реалізувати їх.

Ділові бесіди, завдяки ефекту зворотного зв'язку, дозволяють керівникові реагувати на висловлювання співбесідника відповідно до конкретної мети бесіди, її предмету та особистості співбесідника.

Ділова бесіда як форма взаємного спілкування має такі переваги:

1. Можливість диференційованого підходу до предмета обговорення.

2. Швидкість реагування на висловлювання співбесідника за допомогою пояснень, поправок тощо.

3. Розширення компетентності керівника за рахунок критичних оцінок, пропозицій і думок партнера.

4. Можливість диференційованого підходу до обліку та оцінки об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирішення проблеми.

5. Відчуття особистої значущості у вирішенні обговорюваних проблем і причетності до результатів, отриманих у кінці бесіди.

Необхідно також пам'ятати, що бесіда — це не монолог. Її можна буде правильно побудувати тільки тоді, коли є взаєморозуміння між співрозмовниками, що допомагає спільному вирішенню певної проблеми.

Успіх бесіди значною мірою залежить від того, наскільки зрозуміло, переконливо і точно партнери висловлюють свої думки, ідеї. Точність і зрозумілість інформації виявляється в простоті й чіткості викладу, адже розуміння інформації є обов'язковим.

Для досягнення оптимального ефекту в процесі ділового спілкування керівник повинен чітко знати проблему і вміти вирішити її, демонструвати зацікавленість у реалізації вибраної теми із співрозмовником. Керівник повинен враховувати професійний рівень партнера та зміст виконуваних ним завдань, його повноваження і сферу відповідальності відповідно до обов'язків, життєвого і трудового досвіду, інтересів, побажань, способу мислення.

Є два види ділових бесід: кадрові та проблемні, або дисциплінарні. До кадрових належать співбесіди під час прийому на роботу чи звільнення. Ефективність кадрових бесід залежить від вміння керівника створити відверту конструктивно-критичну атмосферу спілкування, навпаки, зменшує-

ться, якщо він поводиться безтактно, перебиває співрозмовника, висміює його аргументи або грубо реагує на протилежну точку зору. Особливу увагу слід звернути на об'єктивність фактів.

Керівник повинен мати план бесіди, дотримуючись якого він зможе відповісти на запитання:

‑ яка причина бесіди й організаційні конкретні завдання. пов'язані з її темою,- метою;

— які контраргументи може висунути співбесідник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети;

які варіанти вирішення проблеми можна запропонувати, якщо партнер погодиться, відмовиться або заперечуватиме;

— на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги це матиме чи які негативні моменти може викликати.

Проблемні, або дисциплінарні, бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дисципліни на виробництві або відхиленнями від встановлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств.

Проблемна бесіда керівника з підлеглим направлена перш за все на створення творчої атмосфери на підприємстві, на підвищення ефективності колективної співпраці.

Проблемну бесіду можна розглядати і як різновид виробничої наради з конкретних питань трудової діяльності, коли вона є складовою частиною в нараді.

Отже, слід пам'ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди — майбутня робота працівника, який чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед.

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з пра-

вил, то про це потрібно повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".

7. Важливо погодити із працівником програму його подальших дій і термін її реалізації.

Етапи індивідуальної бесіди:

- Початок,

- Передача інформації,

- Аргументування,

- Спростування доказів,

- Прийняття рішення.

Встановлення контакту в бесіді шляхом застосування:

психологічних прийомів (усмішки), чергування відкритих та закритих запитань, уточнення, конкретизації вхідної інформації.

Існують три універсальні величини ділового спілкування погляд, усмішка та відстань, на якій ведеться бесіда*.

Погляд - найсильніший компонент розмови. Уміння "витримувати погляд" є наслідком особливого тренування.

Людина, яка просто дивиться у вічі співрозмовнику, викликає довіру. Вміння першим не відводити погляд — це ознака сильної, рішучої особистості. Зустрічаючись, люди обов'язково коротко дивляться один одному в очі. Цей перший погляд є "пробою на довіру". Щирість у цьому швидкому погляді означає доброзичливе ставлення. Якщо партнер затримує погляд на очах співрозмовника, то робить це з метою пригнітити людину. Якщо співрозмовник затримує погляд, супроводжуючи це кивком голови, то це означає згоду і довіру. Якщо ж партнер відводить очі у паузі, то це значить, що він не все ще сказав і просить не перебивати.

Усмішка. Перш ніж говорити, усміхніться. Це настроїть будь-яку розмову, навіть важку, на доброзичливий тон і взаємоповагу. Усмішка повинна відповідати ситуації, а якщо можливо, й визначати її. Самої мовчазної усмішки іноді буває досить, щоб пом'якшити неприємну ситуацію або зняти роздратування партнера. Усмішка має бути багатозначною, але не маскою, і відповідати настрою. Надсимволічною є відстань, на якій ведеться бесіда. Розрізняють чотири види дистанції між співрозмовниками: інтимну, особисту, соціальну, офіційну. Відстань між особами служить регулятором їхніх відносин. Визначником соціального статусу, статі, місцевості, де мешкають співрозмовники, може стати саме відстань. Треба пам'ятати, що у різних націй поняття норми різні. У слов'ян відстань під час ділової бесіди менша, ніж, наприклад, у американців, австралійців, бо соціальна дистанція збігається з особистою. Якщо не знати дистанції співрозмовника, то ненавмисне можна його вразити або образити.

Доповідь — одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Вона порушує нові проблеми, що ще потребують вирішення; має характер гострої злободенності. Доповідь є дуже важливим елементом системи зв'язків із громадськістю (приміром, повідомлення своєї точки зору на проблему на-

укової та громадянської позиції тощо). Розрізняють політичні, звітні, ділові та наукові доповіді.

1. ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДОПОВІДАЧА

Представлення доповідача передбачає надання стислої інформації про нього: прізвище, ім'я та посада. Не потрібно викладати зміст повідомлення, адже це власне завдання доповідача, але голова може пояснити, чому саме цю люди-

ну запрошено виступити. Якщо вже з моменту представлення промовець прагне справити враження, він має надати якомога більше інформації про себе тому, хто його представлятиме.

2. ПОПЕРЕДНЯ ІНФОРМАЦІЯ ДЛЯ ДОПОВІДАЧА

Доповідач повинен знати заздалегідь:

1) тему засідання конференції, круглого столу, зустрічі тощо;

2) склад аудиторії;

3) хто ще виступатиме на зібранні;

4) де і коли відбудеться засідання, конференція, круглий

стіл, зустріч тощо.

3. ДОПОВІДЬ

Виголошення доповіді потребус серйозної підготовки. Перший крок у підготовці - накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Насамперед заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу (можливо, все це вже визначили організатори зібрання). Другий крок добір допоміжної інформації. Вона може бути отримана з двох джерел: 1) теоретичні джерела — це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники; 2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми. Висвітлювані питання мають ґрунтуватися на найновіших дослідженнях та наукових публікаціях (якщо це науковий виступ), на останніх виступах у пресі, на радіо та телебаченні як прихильників, так і опонентів (якщо це політичний виступ), на аналізі та посиланнях на протоколи попередніх засідань (якщо це громадські збори). Добираючи інформацію, необхідно пам'ятати, що повідомлення буде теоретично обґрунтованим та актуальним лише за умови наявності промовистих прикладів. Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись таких вимог:

— теоретична обґрунтованість;

— опора на фактичний матеріал;

‑ наведення переконливих прикладів;

— власне бачення проблеми.

Наступний крок — занотовування плану доповіді, яка включає:

— вступ;

основний текст (серцевина доповіді);

— висновки.

ВСТУП

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Першочергове завдання доповідача на цьому етапі — привернути й утримати увагу аудиторії. Для того аби не дозволити думкам слухачів розпорошитися вже після перших речень доповіді, потрібно висловлюватися чітко, логічно та змістовно, уникаючи зайвого. Отже, речення мають бути короткими і стосуватися виключно суті питання; варто інтонаційно виділяти найважливіші місця висловлювання і виражати свос ставлення до предмета мовлення.

Практичні поради промовцеві:

1) подякуйте тому, хто представив вас аудиторії (наприклад, голові);

2) чітко назвіть тему вашої доповіді та проблему, їй присвячену;

3) стисло поясніть, в який спосіб ви аналізуватимете проблему, на що насамперед звернете увагу. Обмежте кількість аналізованих у доповіді питань. Зазначте, яку візуальну допомогу ви задієте (відеофільми, графіки, діаграми, таблиці, інші ілюстративні матеріали).

ОСНОВНИЙ ТЕКСТ

В основній частині викладається суть проблеми і, дотримуючись попередньо визначеної структури доповіді, наводяться докази, пояснення, міркування. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри,

факти, цитати (проте кількість таких прикладів має бути не надто великою — нагромадження ілюстративного матеріалу

не повинно поглинати змісту доповіді). Варто подбати про зв'язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу; всі питання мають висвітлюватися збалансовано (при цьому не обов'язково кожному з них приділяти однакову кількість часу). Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає.

Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні "ліричні" відступи, адже суцільний текст погано сприймається. Приміром, у політичних доповідях доцільно розповісти анекдот чи якусь кумедну історію.

Анекдот — випробуваний і перевірений спосіб утримати увагу. Він дає можливість дещо розрядити напруження, а слухачам — перепочити. При цьому не слід забувати, що подібні відступи обов'язково мають бути короткими і, певна річ, повинні ілюструвати повідомлення. Одного анекдоту цілком достатньо, розповідаючи більше, промовець ризикує зробити зміст доповіді фрагментарним.

ВИСНОВКИ

Висновки певним чином мають узгоджуватися із вступом і підпорядковуватися загальному стилю викладу. У тому разі, якщо, готуючись до виступу, промовець вирішить записати доповідь на папері, йому слід врахувати, що розмовна мова значною мірою відрізняється від писемної.

Тому не варто говорити так, як пишемо, навпаки, потрібно писати так, як говоримо, адже розмовна мова менш формалізована, менш структурована, вільніша, сприймається легше (для порівняння зверніть увагу на мову оглядача новин на ТБ). При цьому не можна нехтувати дотриманням загальноприйнятих літературних норм у користуванні лексичними, фонетичними, морфологічними і стилістичними засобами мови, адже важливою умовою успіху с бездоганна грамотність. Мовлення повинно бути не тільки правильним, а й лексично багатим, синтаксично різноманітним.

Варто записати промову на касету і прослухати, оцінюючи її критично.

Виступаючи, можна користуватися нотатками. Зважаючи на це, було б доречно записати найбільш важливі речення, щоб під час виступу відтворити їх дослівно. Останнє може бути особливо корисним у процесі виголошення заключної частини доповіді.

4. СТРАХ ПЕРЕД АУДИТОРІЄЮ

Страх перед аудиторією --- явище досить поширене серед доповідачів. Він виявляється по-різному: може тремтіти голос, мов під час першого освідчення у коханні, може вкриватися червоними плямами обличчя, ніби доповідач щойно вчинив щось ганебне, може супроводжуватися повільним блокуванням будь-яких проявів волі. Ці ознаки — справжня напасть для доповідача. Найгірше ж те, що вони лише посилюють страх і промовець зазвичай думає вже не про логічний виклад думок, а про якомога швидше завершення цієї екзекуції. Він усвідомлює, що прояви страху є очевидними для слухачів, і, як наслідок, поспішає, ще більше плутається, що іноді призводить до завчасного завершення виступу.

Страх перед аудиторією відрізняється від емоційного напруження, що може виникати під час публічних виступів; останнє є навіть необхідним ненатягнутий лук не може випустити стрілу. Емоційно врівноважений промовець значно "небезпечніший" у своїй нудній промові, аніж той, у чиєму

настрої присутня здорова доза нервового збудження.

Хоча боротьба зі страхом є досить складною, все ж можна дати декілька порад.

По-перше, потрібно гарно підготуватися; найкраще записати всю доповідь на папері, виклавши її розмовною мовою, а потім прочитати уголос. З часом текст виступу можна прочитати ще раз — перед дзеркалом (варто зробити це

двічі або тричі).

По-друге, слід уявити себе на місці слухача, оцінити свій виступ критично. Чи хотілося б вам спостерігати за тим, як промовець не може уникнути поразки? Ви — звичайна людина, як і решта, котрі прийшли на зустріч, щоб почути щось нове, цікаве, а не для того, щоб марнувати час.

По-третє, переконайтеся, що в разі потреби ви зможете швидко зорієнтуватися, підглянувши у записи. Нотатки варто зручно розташувати, щоб ними одразу можна було скористатися.

По-четверте, варто шукати підтримки в аудиторії. Завжди є люди, котрі усміхнуться, кивнуть чи якось інакше схвально відреагують на ваш виступ.

Отже, щоб позбутися нерішучості, несміливості, використовуйте кожну нагоду потренуватися в мовленні.

5. ЗВ'ЯЗОК ІЗ АУДИТОРІЄЮ

Подумки варто постійно спілкуватися з аудиторією. Доброзичливість, відвертість, продемонстровані доповідачем, спрацьовують найбільш ефективно лише в тому разі, якщо вони ґрунтуються на щирому непідробному інтересі. Промовець випромінюватиме довіру, якщо сам віритиме в себе, не применшуватиме своїх можливостей, але й не перебільшуватиме їх. залишатиметься діловитим, не ображаючи при цьому інших. У жодному разі не можна зверхньо ставитися до слухачів та співдоповідачів, адже непоштива поведінка викликає антипатію та неповагу.

Процес спілкування не вичерпується усним повідомленням, важливу роль при цьому відіграють невербальні форми інформування. Важливе значення для утримання уваги аудиторії мас здоровий контакт. Варто дивитися безпосередньо в очі слухачам, використовуючи запитання типу: " Ви розумієте..", " Ви також помітили, що...", "Як ви знаєте...", це подобається людям, оскільки свідчить про те, що промовець бачить їх.

6. ЖЕСТИ

Дійовими є також жести, які свідчать про вияв людських думок, емоцій. У поєднанні зі словами вони стають надзвичайно промовистими: жести посилюють емоційне звучання сказаного. Щоб оволодіти бодай азами жестикулювання, потрібне тривале тренування, розуміння ролі кожного жесту. Частота жестикуляції передусім залежить від культури поведінки людини.

ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ:

1) жести мають бути мимовільними. Застосовуйте жест, відчуваючи необхідність у ньому;

2) жестикуляція не повинна бути безперервною. Не жестикулюйте руками протягом усієї доповіді;

3) керуйте жестами — жест не повинен відставати від слова;

4) урізноманітнюйте жестикуляцію. Не користуйтеся одним і тим самим жестом у всіх випадках, коли потрібно надати словам виразності;

5) жести мають відповідати своєму призначенню.

7. ВИКОРИСТАННЯ ГОЛОСУ

Невербальна комунікація супроводжується словами з певною інтонацією, тоном. Голос, тон, виклад, уся сукупність виразових засобів і прийомів повинні свідчити проістинність думки і почуття промовця. Темп мовлення також має практичне значення.

ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ:

1. Постійно тренуйте свій голос, найзручніший спосіб для цього — читання вголос; контролюйте правильність вимови.

2. Пристосовуйте свій голос до тієї обстановки, де відбувається спілкування.

3. Не говоріть надто голосно — це справляє враження агресивності.

4. Хто говорить надто тихо, справляє враження людини, яка погано володіє тим матеріалом, про який говорить, або ж не впевнена в собі.

5. Голос підвищуйте тоді, коли ставите запитання, виявляєте радість чи здивування.

6. Голос понижуйте тоді, коли хочете когось переконати або відповісти на запитання.

Отже, щоб не виникало непорозумінь під час спілкування, слід узгоджувати несловесні засоби із словесними, адже дослідження свідчать, що невербальні сигнали справляють вплив утричі більший, ніж слова.

Закон Оулда і Кана: ефективність наради обернено пропорційна кількості учасників і часу, який витрачено на неї.

Наради, засідання і збори являють собою різні форми участі персоналу в прийнятті, обговоренні та вирішенні питань.

На нарадах керівник роз’яснює свої пропозиції, переконує, готує до правильного прийняття рішення, тоді й наказ сприймається як результат того, у чому брав участь.

Це найбільш поширені методи методи керівництва. Оволодіння знаннями та навичками проведення нарад, їх планування, виділення обов’язково одного-двох проблемних питань дає змогу зекономити час, зацікавити навіть інертних учасників до співучасті, удосконалити організацію роботи.

Існує певна відмінність між такого типу формами колективної роботи.

НАРАДА – це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу. Це влив на учасників на весь колектив.

ЗАСІДАННЯ – це форма роботи постійного діючого апарату (комітету, ради, комісії). Вони передбачені статутом.

ЗБОРИ – це спільна присутність у певному місці людей, які об’єднані конкретною метою. (збори працівників, підрозділів).

Нарада є найпоширенішою формою. Вони можуть бути позитивного чи негативного характеру.

Класифікація ділових нарад:

За цілями:

· Навчальні (передача знань та підвищення кваліфікації).

· Роз’яснювальні (переконання учасників у правильній стратегії та дій).

· Проблемні (розробка шляхів та методів вирішення проблеми).

· Координаційні (координація роботи підрозділів).

· Інформаційні (збір та узагальнення інформації).

За способами проведення:

· Диктаторські (право голосу в керівника, який віддає наказ, викладає погляди, кількість учасників не регламентована).

· Сегретативні (запитання керівника й відповіді учасників, кількість учасників обмежена).

· Дискусійні (кількість: 15 чоловік, кожен може викласти свою думку).

· Довільні (обмін думками, відсутній порядок денний, голова, рішення не приймаються).

За ступенем підготовленості:

· Заплановані: 1) регулярні, щотижневі зі стабільним складом,

практично постійним порядком денним.

2) наради з найважливіших питань.

· Позапланові (непередбачувані проблеми).

За періодичністю:

· Разові.

· Регулярні.

· Періодичні.

За кількістю учасників:

· З вузьким складом (до 5 чоловік).

· Розширені (20 чоловік).

· Представницькі (понад 20 чоловік).

За складом учасників:

· Постійним.

· Непостійним.

· Змішаним.

· Регламентований нормативним актом.

2. Організація ділової наради:

1) підготовка,

2) проведення,

3) підбиття підсумків.

Підготовка передбачає визначення кількості учасників, часу, місце проведення, поінформованості.

Заплановані наради проводяться згідно з графіком.

Пункти графіку:

§ Порядок денний.

§ Хто проводить?

§ Дата, місце, час.

§ Склад присутності.

§ Тривалість.

Нарада повинна мати мету:

§ одержання інформації,

§ поінформування,

§ обмін інформацією,

§ інструктаж,

§ консультації,

§ обговорення,

§ погодження.

Склад учасників визначається залежно від кола обговорюваних проблем.

Кількість учасників має бути мінімальною.

Вимоги до порядку денного:

§ 1-2 питання,

§ Їх логічність,

§ Формування чітких питань,

§ Першими включають питання, які не передбачають гострої полеміки,

§ На обговорення додаткових питань залишаються лише ті, кого вони стосуються.

§ Тривалість 1,5 години.

§ Оперативки 20-35 хвилин.

§ Доцільно проводити у другій половині дня, не більше однієї.

§ Зазначення початку та кінця.

Підготовка доповіді:

- Вступ,

- Основна частина,

- Пропозиції,

- Висновки.

*** На практиці часто відмовляються від доповідей, зміст доповіді передають заздалегідь учасникам, що дає можливість ретельніше ознайомитися з матеріалом, підготувати зауваження, питання.

Проведення наради:

1) Порядок денний,

2) Регламент (вступне слово: 5-7 хв., доповідь: 25-30 хв., відповіді доповідача: 5-7 хв., виступи в дебатах: 3-5 хв., викладення проекту рішення: 3-5 хв., обговорення й прийняття рішення: 8-10 хв.).

Дата добавления: 2014-01-05