Поворот содержимого ячеек

Содержимое ячеек можно расположить не только горизонтально, но и под любым углом.

1. Выделите диапазон ячеек.

2. Щелкните по стрелке кнопки Ориентация и выберите один из вариантов направления (рис. 10.18).

Рис. 10.18. Выбор ориентации содержимого ячейки

3. Для поворота содержимого на произвольный угол в меню кнопки Ориентация выберите команду Формат выравнивания ячейки (рис. 10.18).

4. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 10.19) в группе Ориентация выберите способ поворота и требуемый угол. Содержимое ячейки можно повернуть на любой угол с точностью 1 градус. Для этого щелкните по метке нужного угла поворота в поле, где написано слово Надпись, или установите значение в счетчике градусов. Для изменения ориентации на вертикальную (буквы расположены "столбиком) щелкните в поле, где написано слово Текст.

Рис. 10.19. Варианты ориентации содержимого ячеек

Следует отметить, что параметры поворота могут быть недоступны при некоторых способах горизонтального выравнивания.

Установка границ ячеек Бледно-голубая сетка, отображаемая на листе, не всегда достаточно четко разделяет ячейки таблицы. Кроме того, сетка листа обычно не печатается. Для удобства просмотра и печати таблицы можно установить границы ячеек (обрамление ячеек). 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Границы вкладки Главная и выберите один из вариантов границы (рис. 10.20). Рис. 10.20. Установка границ Некоторые типы границ можно совмещать. Например, можно сначала выбрать тип все границы, а затем – толстая внешняя граница. Перед выбором типа границы в подчиненных меню Цвет линии и Вид линии (см. рис. 10.20) можно выбрать цвет и вид линии. При выборе цвета и вида линии указатель мыши принимает вид карандаша. В этом режиме границы ячеек можно создавать рисованием. 1. В меню кнопки Границы (см. рис. 10.20) выберите способ рисования границ. Способ Границы рисунка позволяет рисовать внешнюю границу обрамляемой области; Сетка по границе рисунка позволяет рисовать сплошную сетку. 2. Проведите указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши по обрамляемым ячейкам (рис. 10.21). Рис. 10.21. Рисование границы (сплошная сетка) При удерживании нажатой клавиши клавиатуры Ctrl происходит временное переключение между режимом Граница рисунка и режимом Сетка по границе рисунка. Для окончания рисования границ необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc. Границы можно удалять независимо от способа их установки. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Границывкладки Главная (см. рис. 10.20) и выберите вариант Нет границы. Можно также в меню кнопки Границы (см. рис. 10.20) выбрать команду Стереть границу, после чего указатель мыши примет вид ластика. Далее при нажатой левой кнопке мыши следует обводить ячейки, для которых снимается обрамление. Для окончания удаления границ необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc. Независимо от способа установки границ следует обратить внимание на два обстоятельства: граница по краю листа на экране не отображается; для ячеек, оформленных с поворотом содержимого, вертикальная граница будет повернута на тот же угол (рис. 10.22). Рис. 10.22. Отображение границ ячеек Заливка ячеек Заливка ячеек цветным фоном используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно использовать заливку и отдельных ячеек. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по стрелке кнопки Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная и выберите цвет заливки (рис. 10.23). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и ячейки фрагмента листа отображается указанным цветом. Рис. 10.23. Выбор цвета заливки Для удаления заливки ячеек следует щелкнуть по стрелке кнопки Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная и выбрать команду Нет заливки (см. рис. 10.23). 11. Лекция: Форматирование таблиц Условное форматирование Об условном форматировании Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным. Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки). Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий. Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами. Выделение значений С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому-либо условию (больше, меньше, между, равно и др.). 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие (рис. 11.1). Рис. 11.1. Выбор правила выделения значений 3. Настройте параметры условия и выберите способ выделения (рис. 11.2). Рис. 11.2. Настройка параметров условного форматирования Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения (см. рис. 11.2). При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения (рис. 11.3) Рис. 11.3. Настройка параметров условного форматирования для дат Выделение крайних значений С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения. 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выберите принцип отбора (рис. 11.4). Рис. 11.4. Выбор правила отбора крайних значений 3. Настройте параметры отбора и выберите способ выделения (рис. 11.5). Рис. 11.5. Настройка параметров отбора максимальных значений Название и содержание окна настройки параметров отбора зависит от выбранного принципа. Например, при выборе 10 первых элементов указать количество отбираемых значений, а также выбрать способ выделения (см. рис. 11.5). Форматирование с использованием гистограммы Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее – тем выше значение. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Гистограммы, а затем в подчиненном выберите цветовое оформление (рис. 11.6). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением. Рис. 11.6. Условное форматирование с использованием гистограммы Форматирование с использованием трехцветной шкалы Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Цветовые шкалы, а затем в подчиненном выберите цветовую схему (рис. 11.7). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент листа отображается с указанным оформлением. Рис. 11.7. Условное форматирование с использованием трехцветной шкалы Форматирование с использованием набора значков Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков зеленая стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз соответствует низким значениям. 1. Выделите диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Наборы значков, а затем в подчиненном выберите набор значков (рис. 11.8). При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.   Рис. 11.8. Условное форматирование с использованием набора значков Управление правилами условного форматирования Правила условного форматирования можно изменять и удалять. 1. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная и выберите команду Управление правилами (см. рис. 11.1). 2. В окне Диспетчер правил условного форматирования в поле списка Показать правила форматирования длявыберите лист, для которого производится изменение правил (рис. 11.9). Рис. 11.9. Управление правилами условного форматирования 3. Выделите правило, которое надо изменить, и нажмите кнопку Изменить правило. 4. В окне Изменение правила форматирования (рис. 11.10) можно выбрать другой тип правила, изменить условие и параметры форматирования.   Рис. 11.10. Изменение правил условного форматирования 5. При наличии нескольких правил для одного диапазона кнопками Вверх и Вниз (см. рис. 11.9) можно изменить порядок их применения. 6. Для удаления правила нажмите кнопку Изменить правило (см. рис. 11.9). Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, выберите команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду (рис. 11.11).   Рис. 11.11. Удаление правил условного форматирования Поиск ячеек с условным форматированием Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование (рис. 11.12). Рис. 11.12. Поиск ячеек с условным форматированием Создание и оформление "Таблиц" О таблицах Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней. С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов. Создание таблицы Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных. 1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных. 2. Нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите стиль оформления (рис. 11.13). Предпросмотр в данной ситуации не работает. Рис. 11.13. Выбор стиля оформления таблицы 3. В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных, который преобразуется в таблицу (рис. 11.14). При необходимости можно очистить поле и на листе выделить другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы. Нажмите кнопку ОК. Рис. 11.14. Создание таблицы В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор. (рис. 11.15). Рис. 11.15. Таблица

Работа с таблицей Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис. 11.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы. Можно применить к таблице другой стиль оформления. 1. Выделите любую ячейку таблицы. 2. Нажмите кнопку Экспресс-стили во вкладке Конструктор и выберите стиль оформления (рис. 11.16). Предпросмотр в данной ситуации работает, и таблица отображается с указанным оформлением. Рис. 11.16. Изменение стиля оформления таблицы Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления. Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис. 11.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы. Рис. 11.17. Изменение стиля оформления таблицы Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка. Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов. Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец. Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец. Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки. Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы. Преобразование таблицы в диапазон Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится. 1. Выделите любую ячейку таблицы. 2. Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис. 11.16 или рис. 11.17). 3. В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да. Использование стилей О стилях Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль. Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования. При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль. Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля. Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной книги в другую. Применение стиля 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная и выберите нужный стиль (рис. 11.18). При наведении указателя мыши на выбираемый стиль срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением. Рис. 11.18. Применение стиля Изменение стиля Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда он уже создан и применен. 1. Выделите ячейку, оформленную изменяемым стилем. 2. Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная. 3. В галерее стилей (см. рис. 11.18). щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Изменить. 4. В диалоговом окне Стиль нажмите кнопку Формат (рис. 11.19). Рис. 11.19. Изменение стиля 5. Во вкладках диалогового окна Формат ячеек(рис. 11.20) установите параметры оформления стиля. Рис. 11.20. Изменение параметров оформления стиля 6. В диалоговом окне Формат ячеек(см. рис. 11.20) нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Стиль (см. рис. 11.19) нажмите кнопку ОК. После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был применен изменяемый стиль. Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах. Удаление стиля Из книги можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме стиля Обычный. 1. Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная. 2. В галерее стилей (см. рис. 11.18). щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить. Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили. Отменить удаления стиля невозможно. Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили. Применение темы О темах Тема – набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов. Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок). Применение темы Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа. Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис. 11.21). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением. Рис. 11.21. Выбор темы При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будут применены ко всем листам книги. Настройка темы Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы. Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис. 11.22). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами. Рис. 11.22. Выбор шрифтов темы Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты. Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис. 11.23). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами.. Рис. 11.23. Выбор цветов темы Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета. Сохранение пользовательской темы Измененную тему можно сохранить для последующего использования. 1. Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите команду Сохранить текущую тему (см. рис. 11.21). 2. В окне Сохранение текущей темы в поле Имя файла введите имя сохраняемой темы (рис. 11.24) и нажмите кнопку Сохранить. Не рекомендуется изменять папку, в которой сохраняется файл темы. Рис. 11.24. Сохранение пользовательской темы Пользовательские сохраненные темы отображаются в верхней части галереи тем (см. рис. 11.21). Копирование форматов Копирование формата по образцу Простейшим и наиболее быстрым способом копирования оформления одной ячейки на другие ячейки является использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная. 1. Выделите ячейку, оформление которой требуется копировать. 2. Нажмите кнопку Формат по образцу (рис. 11.25). 3. После этого кнопка Формат по образцу останется нажатой, а справа от указателя мыши появится значок копирования формата. 4. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых устанавливается копируемый формат (рис. 11.25). Рис. 11.25. Копирование формата с использованием кнопки Формат по образцу Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата. Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу, чтобы она пришла в обычное состояние. Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги. Копирование автозаполнением Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки. 1. Выделите ячейку с копируемым оформлением 2. Перетащите маркер автозаполнения, как это делается при обычном автозаполнении. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки 3. Щелкните по кнопке Параметры автозаполнения в правом нижнем углу области заполнения и выберите команду Заполнить только форматы (рис. 11.26). Рис. 11.26. Копирование формата автозаполнением Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры автозаполнения можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся. Копирование с использованием буфера обмена Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. 1. Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена. 2. Выделите ячейки, на которые копируется оформление. 3. Извлеките скопированную ячейку из буфера обмена. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки. 4. Щелкните по кнопке Параметры вставки в правом нижнем углу области вставки и выберите команду Только форматы (рис. 11.27)   Рис. 11.27. Копирование формата с использованием буфера обмена Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры вставки можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся. Копирование с использованием специальной вставки Копирование форматов с использованием специальной вставки чаще всего используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. Этот способ несколько более трудоемок, чем с использованием буфера обмена и обычной вставки. С другой стороны, он более надежен, так как снижает риск вставки не только формата, но и данных из копируемой ячейки. 1. Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена. 2. Выделите ячейки, на которые копируется оформление. 3. Щелкните по стрелке кнопки Вставить в группе Буфер обмена вкладки Главная и выберите команду Специальная вставка или щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка. 4. В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель форматы (рис. 11.28). Нажмите кнопку ОК. Рис. 11.28. Копирование формата с использованием специальной вставки Очистка (удаление) форматирования Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.). 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых удаляется оформление. 2. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Очистить и выберите команду Очистить форматы (рис. 29). Рис. 11.29. Очистка форматирования 12. Лекция: Работа с данными Поиск и замена данных Поиск данных Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. 1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Найти (рис. 12.1).   Рис. 12.1. Поиск данных 2. В поле Найти вкладки Найти окна Найти и заменить введите искомые данные (рис. 12.2). При поиске можно использовать подстановочные знаки: * (звездочка) заменяет любое количество любых символов;? (знак вопроса) заменяет один любой символ. Рис. 12.2. Ввод искомых данных 3. Для расширения возможностей поиска во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 12.2) нажмите кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна (рис. 12.3). Рис. 12.3. Расширенные возможности поиска данных 4. В списке Искать (см. рис. 12.3) выберите область поиска: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться данные всех листов книги (за исключением скрытых). 5. В списке Область поиска выберите способ поиска: по формулам (формулы) или по значениям ячеек (значения). Например, ячейка может показывать значение " 100 ", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа " 100 " по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа " 100 " по значениям эта ячейка будет найдена. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам. 6. Установите флажок Учитывать регистр, если при поиске необходимо различать прописные и строчные буквы. 7. Установите флажок Ячейка целиком для обеспечения поиска точного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова "Град" как имени собственного, установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: град, ограда, награда, Градосельский, градостроительство, градирня и др. 8. Нажмите кнопку Найти далее для нахождения ближайшей ячейки, содержащей искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул. 9. Нажмите кнопку Найти все для отображения списка всех ячеек листа или книги, содержащих искомое значение (рис. 12.4). Для перехода к нужной ячейке щелкните мышью по ее записи в списке. Рис. 12.4. Результаты поиска данных С использованием вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить можно искать не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек. Замена данных Замену данных, так же как и поиск, можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. 1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Заменить (см. рис. 12.1). 2. В поле Найти вкладки Заменить окна Найти и заменить введите искомые данные, а в поле Заменить на – заменяющие данные (рис. 12.5). Рис. 12.5. Ввод данных для поиска и замены 3. Так же как и при поиске данных, для расширения возможностей замены во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры и установите особенности поиска и замены. 4. Для замены данных на всем листе (книге) нажмите кнопку Заменить все, после чего выйдет сообщение о количестве произведенных замен. Если же требуется заменить только некоторые из искомых данных, то следует последовательно нажимать кнопку Найти далее и после нахождения требуемого значения нажать кнопку Заменить. С использованием вкладки Заменить диалогового окна Найти и заменить можно заменять не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек. Сортировка данных Правила сортировки Общие правила Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки. Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется. При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов. Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы. Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Порядок сортировки По возрастанию При сортировке по возрастанию используется следующий порядок. Числа Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. Буквенно-цифровая сортировка При сортировке алфавитно-цифрового текста сравниваются значения по знакам слева направо. Например, если ячейка содержит текст " Дом100 ", она будет поставлена после ячейки, содержащей запись " Дом1 ", и перед ячейкой, содержащей запись " Дом12 ". Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел)! " # $ % & () *,. /:;? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец. Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1а, 2, 2а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом. Логические значения Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА. Значения ошибки Все значения ошибки равны. Пустые значения Пустые значения всегда ставятся в конец. По убыванию При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка. По форматам Порядок сортировки по цвету ячеек, цвету шрифта, и по значкам настраивается пользователем. Сортировка по значениям одного столбца Простейшая сортировка производится по данным одного столбца. 1. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Например, для сортировки по столбцу "Выпускников" следует выделить любую ячейку столбца D (рис. 12.6) Рис. 12.6. Простая сортировка Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (рис. 12.7). Рис. 12.7. Простая сортировка Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр. Сортировка по формату 1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная (см. рис. 12.6) и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7). 3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировкавыберите признак сортировки (цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите цвет или значок (рис. 12.10). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части сортируемого диапазона. При желании или необходимости в рядом расположенном раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней части диапазона данных Рис. 12.8. Настройка сортировки по формату ячеек 4. В окне Сортировка (см. рис. 12.8) нажмите кнопку Копировать уровень и после того, как появится новая строка, щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите другой цвет (значок). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться ниже. Повторите это действие для других цветов (значков). 5. После выбора всех необходимых цветов (значков) нажмите кнопку ОК (рис. 12.9). Рис. 12.9. Настройка сортировки по формату ячеек Пользуясь кнопками Вверх и Вниз окна Сортировка (см. рис. 12.9) можно изменять последовательность уровней сортировки. Ошибочно созданный или не нужный уровень сортировки можно удалить. 1. Выделите строку в окне Сортировка (см. рис. 12.9). 2. Нажмите кнопку Удалить уровень. Сортировка по нескольким столбцам Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам. 1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная (см. рис. 12.6) и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7). 3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировкавыберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок). 4. В окне Сортировка (см. рис. 12.8) нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов. 5. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК (рис. 12.10). Рис. 12.10. Настройка сортировки по нескольким столбцам Сортировка части диапазона Можно сортировать часть данных таблицы, например, только данные одного столбца без влияния на другие столбцы. 1. Выделите ячейки сортируемого диапазона. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7). 3. В появившемся предупреждении (рис. 12.12) установите переключатель сортировать в пределах указанного диапазона выделения и нажмите кнопку Сортировка. Рис. 12.11. Сортировки части диапазона Будьте осторожны при использовании этого средства. Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам, например, перемещению ячеек в этом столбце относительно других ячеек строки. Отбор данных Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции. Установка фильтра Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. 1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры. 2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (рис. 12.12) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7) Рис. 12.12. Установка фильтров 3. После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков (ячейки A1:F1 в таблице на рис. 12.13). Рис. 12.13. Таблица с установленными фильтрами Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (см. рис. 12.12) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис. 12.7) Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении "таблицы" и автоматически удаляются при преобразовании "таблицы" в обычный диапазон. Работа с фильтром Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки (рис. 12.14). Рис. 12.14. Использование фильтра Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице. Например, в таблице на рис. 12.15 произведен отбор данных по столбцу B (Honda) и столбцу Е (1300). Рис. 12.15. Таблица с отобранными данными с использованием фильтра Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено. Отбор по значению Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Отметьте флажками значения, по которым производится отбор (рис. 12.16). Нажмите кнопку ОК. Рис. 12.16. Отбор по значению Отбор по формату Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Формат по цвету, а затем в подчиненном меню выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок (рис. 12.17). Нажмите кнопку ОК. Рис. 12.17. Отбор по формату Отбор по условию Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Условие можно применять для числовых значений. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 12.18). Рис. 12.18. Отбор по условию для числовых значений 3. При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис. 12.19). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.   Рис. 12.19. Задание значения условия для числовых значений Некоторые особенности имеет применение условий для дат. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Фильтры по дате, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 12.18).   Рис. 12.20. Отбор по условию для дат 3. При использовании условий: До, После или Между установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис. 12.21). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры. Можно также щелкнуть по кнопке Выбор даты и выбрать значение даты из календаря.   Рис. 12.21. Задание значения условия для дат Условия можно использовать при отборе и для текстовых значений. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Текстовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис. 12.22). Отбор наибольших и наименьших значений Для числовых значений можно отобрать строки по наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце. 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. 2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите команду Первые 10 (рис. 12.24).   Рис. 12.24. Отбор максимальных или минимальных значений 3. В окне Наложение условия по списку (рис. 12.23) установите количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, выберите принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения) и режим отбора: отображение строк с наибольшими или наименьшими значениями (элементов списка) или отображение строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном отношении (% от количества элементов).   Рис. 12.25. Установка параметров отбора максимальных или минимальных значений Кроме того, можно выбрать значения выше или ниже среднего (см. рис. 12.24). Отбор по ячейке Данные можно быстро отфильтровать с помощью условия, отражающего характеристики содержимого активной ячейки. 1. По ячейке щелкните правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выберите команду Фильтр, а затем в подчиненном меню принцип отбора: по значению в ячейке, цвету ячейки, цвету текста или значку (рис. 12.26).   Рис. 12.26. Отбор по ячейке Отказ от отбора 1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор. 2. Выберите команду Снять фильтр.   Рис. 12.22. Отбор по условию для текстовых значений 3. При использовании условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчиваетсяна, не заканчивается на установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис. 12.23). Значение условия обычно вводят с клавиатуры.   Рис. 12.23. Задание значения условия для текстовых значений Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них. 13. Лекция: Рецензирование и защита документов Работа с примечаниями О примечаниях Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п. Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную индикатором, примечание отображается (рис. 13.1).   Рис. 13.1. Отображение примечаний Примечания можно выводить на печать. По умолчанию в текст примечания включается имя пользователя. Это сделано для удобства отслеживания авторов примечаний. Ячейка может иметь только одно примечание, независимо от числа авторов. Каждый автор может добавлять свой текст в примечание. Примечания можно копировать независимо от ячеек. При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками. Для работы с примечаниями удобно пользоваться вкладкой Рецензирование (см. рис. 13.1). Создание примечаний Одновременно можно создать только одно примечание к одной ячейке. 1. Выделите ячейку, для которой создается примечание. 2. Нажмите кнопку Создать примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вставить примечание. 3. В рамке примечания введите текст примечания (рис. 13.2). Рис. 13.2. Создание примечания 4. По окончании ввода текста примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания. По умолчанию в примечании указано имя пользователя. Если примечание необходимо сделать безымянным, имя пользователя можно удалить. Текст примечания вводится обычным порядком. Для перехода к новому абзацу используют клавишу Enter. В примечание можно копировать текст из текстовых редакторов (Word и др.) и из других примечаний. Количество символов текста в примечании не ограничено. Если текст не помещается в рамке, перетаскиванием маркеров размер рамки можно увеличить. При желании размер рамки можно и уменьшить. Размер рамки можно будет изменить и в последующем, при оформлении примечания. Отображение и просмотр примечаний Отображение всех примечаний Для отображения всех примечаний нажмите кнопку Показать все примечания вкладки Рецензирование (рис. 13.3). Рис. 13.3. Отображение всех примечаний Для скрытия всех примечаний нажмите кнопку Показать все примечания вкладки Рецензирование (см. рис. 13.3). Выборочное отображение примечаний Можно отображать примечания для отдельных ячеек. 1. Выделите ячейку, для которой отображается примечание. 2. Нажмите кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование (рис. 13.4) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Показать или скрыть примечание. Рис. 13.4. Отображение одного примечания Для удобства работы отображенное примечание можно переместить в любое место листа перетаскиванием за линию рамки (рис. 13.5).   Рис. 13.5. Перемещенное примечание Для скрытия отображенного примечания выделите ячейку, для которой отображено примечание, и нажмите кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование (см. рис. 13.4) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Скрыть примечание. Скрытое примечание будет отображаться обычным порядком при наведении указателя мыши (см. рис. 13.1). Независимо от размещения на листе отображенного примечания, скрытое примечание всегда отображается рядом с ячейкой. Последовательный просмотр примечаний Для последовательного просмотра всех примечаний в книге удобно пользоваться кнопками Предыдущееи Следующеегруппы Примечаниявкладки Рецензирование. Независимо от режима отображения примечаний кнопка Следующееотображает примечание, ближайшее к текущей ячейке (рис. 13.6). Рис. 13.6. Последовательный просмотр примечаний Следующий щелчок по кнопке Следующееотображает следующее примечание, при этом ранее отображенное примечание скрывается, и т. д. Аналогично работает и кнопка Предыдущее. Редактирование примечаний Для редактирования примечания необходимо отобразить его, после чего щелкнуть мышью в любом месте рамки. Можно вводить новый текст, можно вносить изменения в существующий. По окончании редактирования примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания. Оформление примечаний Общие правила Оформлять можно только отображенное примечание. Для оформления примечания в основном используют элементы вкладки Главная. Примечание можно оформлять целиком как объект, включая весь расположенный в нем текст. Для этого необходимо выделить примечание, щелкнув по его рамке. При этом должны отобразиться маркеры рамки; текстовый курсор в рамке примечания не должен быть отображен (рис. 13.7).   Рис. 13.7. Выделенное примечание В примечании можно изменять оформление шрифта отдельных фрагментов текста. Для этого необходимо выделить фрагмент текста примечания (рис. 13.8). Выделять фрагменты текста можно перемещением по тексту указателя мыши при нажатой левой кнопке.   Рис. 13.8. Выделенный фрагмент текста примечания Расширенные возможности оформления примечания дает окно Формат примечания. 1. Выделите оформляемое примечание. 2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат примечания. 3. Отобразится окно Формат примечания (рис. 13.9).   Рис. 13.9. Диалоговое окно Формат примечания Параметры шрифта В примечании можно изменить шрифт, размер шрифта, начертание (полужирный и/или курсив), подчеркивание. Все эти параметры устанавливаются точно так же, как и параметры шрифта в ячейках таблицы. Кроме того, во вкладке Шрифт окна Формат примечания можно изменить цвет шрифта. Положение текста Текст примечания по умолчанию расположен горизонтально и выровнен по верхнему и левому краю рамки. С использованием элементов группы Выравнивание вкладки Главная (см. рис. 13.7) можно изменить горизонтальное и вертикальное выравнивание текста относительно рамки примечания, а также направление текста. Все эти параметры устанавливаются точно так же, как и в ячейках таблицы. В отличие от оформления ячеек текст можно повернуть только на 90 градусов или оформить столбцом. Некоторые дополнительные параметры можно установить во вкладке Выравнивание окна Формат примечания. Заливка и линии рамки По умолчанию для примечания установлена заливка бледно-желтым цветом и линия рамки черного цвета, одинарная, сплошная, толщиной 0,75 пт. При использовании большого количества примечаний для повышения наглядности можно изменить цвет заливки. Для установки цвета заливки можно использовать только вкладку Цвета и линии окна Формат примечания (рис. 13.10). В раскрывающемся списке Цвет можно выбрать цвет фона примечания, регулятором или счетчиком прозрачность можно установить степень прозрачности цвета заливки. Прозрачность заливки позволяет видеть данные, расположенные за рамкой примечания, что удобно для постоянно отображаемого примечания. Кроме того, можно выбрать цвет линии, толщину линии и ее тип.   Рис. 13.10. Установка параметров заливки и линии рамки примечания Изменение размера рамки Изменить размер рамки можно перетаскиванием маркеров рамки. Точные размеры рамки можно установить в счетчиках высота и ширина вкладки Размер окна Формат примечания (рис. 13.11). Рис. 13.11. Установка размера примечания Копирование оформления Можно копировать оформление одного примечания на другое примечание. Это удобнее делать в режиме отображения всех примечаний. 1. Выделите примечание. 2. Нажмите кнопку Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная. 3. Щелкните мышью по примечанию, на которое копируется оформление. Копирование примечаний Копирование примечаний позволяет создавать одинаковые примечания для различных ячеек. 1. Ячейку с примечанием скопируйте в буфер обмена. 2. Выделите ячейку или диапазон ячеек, на которые копируется примечание. 3. Щелкните по стрелке кнопки Вставить в группе Буфер обмена вкладки Главная и выберите команду Специальная вставка или щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка. 4. В окне Специальная вставка установите переключатель примечания (рис. 13.12). Нажмите кнопку ОК. Рис. 13.12. Копирование примечаний Удаление примечаний 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек с примечаниями. 2. Нажмите кнопку Удалить в группе Примечания вкладки Рецензирование (рис. 13.13) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить примечание. Рис. 13.13. Удаление примечания Для удаления отображенного примечания можно его выделить и нажать клавишу Delete. Защита информации Защита от несанкционированного просмотра и изменения Уровни защиты В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением. Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений. Можно применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе. Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам. Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими. Пароли Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании паролей. Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. Однако, пароли, содержащие русские буквы, не могут быть правильно распознаны при использовании Excel на компьютерах Macintosh. При вводе пароля учитывается регистр букв. Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка (рис. 13.14). Рис. 13.14. Пример отображения пароля при вводе После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля (рис. 13.15), в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это сделано во избежание случайного неправильного ввода пароля. Рис. 13.15. Пример окна подтверждения пароля В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Так как при утере пароля доступ к защищенной книге или элементам листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов. При снятии защиты выводится окно для ввода пароля (рис. 13.16), в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка. Рис. 13.16. Пример окна ввода пароля Защита от несанкционированного просмотра Защита файлов от открытия Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла. 1. Нажмите кнопку Office, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения (рис. 13.17) введите пароль в поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК. Рис. 13.17. Ввод пароля для защиты файла от открытия 4. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. 5. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.

Открытие защищенных файлов При открытии файла выйдет окно запроса пароля (рис. 13.18), в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК.   Рис. 13.18. Окно запроса пароля Снятие пароля Снять пароль можно только после открытия файла. 1. Нажмите кнопку Office, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения (см. рис. 13.17) очистите поле Пароль для открытия и нажмите кнопку ОК. 4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. Защита листов от просмотра Скрытие листов Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы. 1. Щелкните по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выберите команду Скрыть. После этого обязательно необходимо защитить структуру книги. Нельзя скрыть все листы книги. Хотя бы один лист всегда должен отображаться. Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступны для вычислений и прочих действий. Отображение листов Перед отображением скрытых листов необходимо снять защиту книги. 1. Щелкните по ярлыку любого листа правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выберите команду Отобразить. 3. В окне Вывод на экран скрытого листа (рис. 13.19) дважды щелкните по имени отображаемого листа или выберите лист и нажмите кнопку ОК.   Рис. 13.19. Отображение скрытого листа Защита элементов листа от просмотра Скрытие строк и столбцов Столбцы и строки листа можно скрыть. Однако, этого недостаточно для защиты этих диапазонов от просмотра. После скрытия столбцов и/или строк необходимо защитить лист от изменений. Среди защищаемых параметров обязательно должны быть указаны:

• выделение заблокированных ячеек;
• выделение незаблокированных ячеек;
• форматирование столбцов;
• форматирование строк.

Данные, находящиеся в скрытых столбцах и строках, остаются доступны для вычислений. Отображение строк и столбцов Перед отображением скрытых столбцов или строк необходимо снять защиту листа. Далее скрытые столбцы/строки отображаются обычным порядком. Скрытие формул Скрытие формул подразумевает скрытие не только собственно формул, а вообще отображения любого содержимого ячеек в строке формул. 1. Выделите ячейки со скрываемыми формулами. 2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. 3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек (рис. 13.20) установите флажок Скрыть формулы.   20. Установка скрытия формул Однако реально скрыты от просмотра формулы будут только на листе, защищенном от изменений. Уровень защиты листа значения не имеет. Отображение формул Для отображения формул достаточно снять защиту листа от изменений. Защита от несанкционированного изменения Защита файлов Защитить файлы от несанкционированного изменения можно, установив пароль на разрешение записей изменений в файле. Пароль для защиты файла устанавливают при сохранении файла. 1. Нажмите кнопку Office, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения (см. рис. 13.17) введите пароль в поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК. 4. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. 5. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. Открытие защищенных файлов При попытке открытия файла выйдет окно запроса пароля (рис. 13.21), в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК. Можно нажать кнопку Только для чтения. Файл будет открыт, в нем можно работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет предупреждение об ограничении доступа. Файл можно сохранить только под другим именем или в другую папку. Рис. 13.21. Окно запроса пароля Снятие пароля Снять пароль можно только после открытия файла. 1. Нажмите кнопку Office, а затем выберите команду Сохранить как. 2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры. 3. В окне Параметры сохранения (см. рис. 13.17) очистите поле Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК. 4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить. Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла. Защита листа Защита всех ячеек листа По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми. Однако перед установкой защиты следует проверить защищаемость ячеек. 1. Выделите все ячейки листа. 2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. 3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек (см. рис. 13.20) должен быть установлен флажок Защищаемая ячейка. Можно защитить как данные на листе, так и структуру листа. 1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист. 2. В окне Защита листа (рис. 13.22) в поле Пароль для отключения защиты листа введите пароль, а в списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки, разрешающие определенные действия. Перед установкой разрешений необходимо установить флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек и нажмите кнопку ОК.   Рис. 13.22. Установка защиты листа 3. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. При попытке выполнения на листе неразрешенных действий, появится окно сообщения (рис. 13.23). Рис. 13.23. Сообщение о запрете действий с защищенным листом Защита отдельных ячеек листа В некоторых случаях возникает необходимость защитить только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа. 1. Выделите ячейки, не подлежащие защите. 2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. 3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек (см. рис. 13.20) снимите флажок Защищаемая ячейка. 4. Установите защиту лист обычным порядком. Снятие защиты листа 1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Снять защиту листа. 2. В окне Снять защиту листа (рис. 13.24) введите пароль и нажмите кнопку ОК. Рис. 13.24. Снятие защиты листа Защита книги Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги. Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги. Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон. 1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон (рис. 13.25).   Рис. 13.25. Защита книги 2. В окне Защита книги (рис. 13.26) установите флажок структуру для защиты структуры книги и флажок окна для защиты окон книги. В поле Парольвведите пароль и нажмите кнопку ОК. Рис. 13.26. Ввод пароля для защиты книги 3. В окне подтверждения пароля введите его еще раз. При попытке выполнить с книгой недопустимое действие выйдет соответствующее сообщение (рис. 13.27). Рис. 13.27. Сообщение о запрете действий с защищенной книгой Снятие защиты книги 1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон (см. рис. 13.25). 2. В окне Снять защиту книги (рис. 28) введите пароль и нажмите кнопку ОК. Рис. 13.28. Снятие защиты книги 14. Лекция: Работа с диаграммами О диаграммах Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах. Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе. Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе. В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеют еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании. Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма. Создание диаграммы Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать. Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно столбцы (строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, лепестковой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов (строк) данных. При создании диаграммы типа "Поверхность" должно быть два столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий. При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий. Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны иметь существенно разл

Дата добавления: 2014-01-05