Автосхранение

Работа с версиями документа

Создание оглавления

Создать оглавление заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически.

1 Установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка > Оглавление и указатели в диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.

2 Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить. В некоторых документах имеет смысл даже создать два оглавления разной степени подробности.

Если после редактирования документа сохранить его в том же файле, исходная информация утрачивается навсегда. Если сохра­нить документ в новом файле, возникает “параллельный” файл, у которого есть общее содержание с исходным файлом, но нет удобной связи с ним. Word предоставляет особую возможность сохранения документов. Ее суть в том, что несколько версий документа можно сохранить в одном файле.

1. Чтобы сохранить новую версию документа в том же файле, надо дать команду Файл > Сохранить как и в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть на кнопке Сохранить версию. При этом открывается диалоговое окно Сохранение версии.

2. Просмотр имеющихся версий документа выполняют с помощью, команды Файл > Версии. При этом открывается диалоговое окно Версии документа.

3. Сохранение нескольких версий документа не позволяет следить за изменениями, произведенными в документах, поодиночке. Для этого в программе есть специальный режим работы — режим исправлений. Его включают щелчком правой кнопкой мыши на индикаторе ИСПР в строке состояния и выбором в контекстном меню пункта Исправления.

4. В режиме исправлений измененный текст помечается ярким цветом. Дополнения изображаются подчеркнутыми, а удаленный текст выглядит зачеркнутым.

5. Регистрация изменений обычно нужна в тех случаях, когда кто-то должен “одобрить” внесение предлагаемых изменений в документ. Чтобы принять исправления или отказаться от них, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на индикаторе ИСПР в строке состояния и выбрать в контекстном меню пункт Принять/отклонить исправления.

6. Работу с исправлениями ведут в диалоговом окне Просмотр исправлений. Кнопки Найти позволяют перейти к очередному исправлению. Кнопки Принять и Отказаться служат для внесения или отмены выбранных исправлений.

По умолчанию Word автоматически сохраняет содержащуюся в вашем документе информацию каждые десять минут. Эта информация поможет Word восстановить файл в случае сбоев в системе компьютера или питания. Обратите внимание на то, что автосохранение не подходит для регулярного сохранения файлов; Microsoft фактически для того и изменила название функции, чтобы она отличалась от автоматического сохранения. Во-первых, если вы сохраняетесь регулярно, сохраненный файл будет содержать более свежую информацию, чем файл, полученный в результате автосохранения. Во-вторых, нельзя быть уверенным в надежности файлов автосохранения; с их помощью далеко не всегда можно восстановить поврежденный файл.

Дата добавления: 2014-01-05