Управление данными с помощью Excel

Разбиение рабочего листа на печатные страницы

Настройка параметров печати

Печать готового документа

Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами. Как и во многих других программах, щелчок на кнопке Печать на панели инструментов осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умолчанию. Если эти параметры надо изменить, можно использовать команду Файл > Печать, которая открывает диалоговое окно Печать.

Задание области печати

Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому, если не требуется печат ать весь рабочий лист, можно определить область печати. Область печати — это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл > Область печати > Задать.

Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду Файл > Область печати > Задать, то заданная область печати сбрасывается.

Размер печатной страницы ограничен размерами листа бумаги, поэтому даже выделение ограниченной области печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Программа Excel делает это автоматически. Она сама определяет точки, где должно произойти такое разбиение, и вставляет в эти места коды разрыва страницы, отображаемые на экране в виде вертикальной или горизонтальной пунктирной линии.

Зоны разрыва страницы, заданные по умолчанию, могут не устраивать пользователя. В этом случае в нужные места можно вставить дополнительные линии разрыва страницы. Для этого выбирают ячейку, с которой должна начаться новая страница и дают команду Вставка > Разрыв страницы. Перед данной ячейкой будут установлены вертикальная и горизонтальная пунктирные линии разрыва страницы.

Чтобы разбить таблицу на страницы только по вертикали, выбранная ячейка должна принадлежать строке. Чтобы разбить таблицу только по горизонтали, ячейка должна принадлежать столбцу А.

Для отмены разрыва страницы, введенного ошибочно, надо сделать текущей ячейку, расположенную непосредственно после разрыва, и дать команду Вставка > Убрать разрыв страницы.

Сейчас рассмотрим средства Excel по созданию и управлению списками как базой данных. База данных — это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Например, телефонный справочник — это вариант компьютерной базы данных, поля которой включают фамилию, адрес и номер телефона.

Приложение Microsoft Access специально предназначена для создания баз данных и позволяет организовать невероятно большое количество записей, ограничением является только объем пространства на жестком диске. Базы данных Excel ограничены числом строк на рабочем листе — 65536. Несмотря на это средства управления списками в Excel — это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила:

- пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями с данными. Оставьте пустую строку после всех записей перед суммами, средними значениями и другими строками, содержащими итоговые данные;

- имена полей располагаются в верхней части столбцов. Имена полей должны размещаться в отдельных ячейках и не повторяться на рабочем листе.

Дата добавления: 2014-01-05