Понятие коммуникации

Лекция 13. Коммуникации и информация в управлении.

Технология управления организацией - совокупность процедур и операций, осуществляемых в определенном порядке и последовательности органами управления организации для реализации ее миссии и достижения главной цели.

Основные принципы использования технологий управления организацией:

- системность (представление организации в виде системы);

- комплексность (реализация технологий по всем направлениям деятельности);

- поэтапность (представление процесса управления организаций в виде последовательных и параллельных этапов);

- законность (применение технологий осуществляется в рамках действующего законодательства);

- историчность (управленческие технологии в управлении организацией должны быть исторически обоснованы);

- адаптивность (технология должна модернизироваться в зависимости от изменений во внешней и внутренней среде);

- репрезентативность (технология разрабатывается с учетом широкого круга особенностей) и др.

Управленческие технологии в организации касаются всех ее составляющих и всех этапов процесса управления.

В управлении организациями управленческие технологии имеют свои особенности, среди них можно выделить следующие:

- управленческие технологии носят специфический характер, что связано с необходимостью их выборочного применения;

- управленческие технологии имеют многоуровневый характер, что выражается как в необходимости обеспечения процесса управления на всех уровнях в организации, так и в постоянной работе в различных системах;

- управленческие технологии не могут носить универсального характера, то есть успешное использование той или иной технологии в определенной ситуации не всегда подразумевает ее применение в других условиях.

Отметим, что важное значение для организации имеют информационные и коммуникационные технологии, что еще в большей степени технологизирует управление.

Коммуникациями является процесс обмена информацией в социуме. Коммуникация возникает там, где есть информация, исходящая из какого-либо источника, определенная форма или способ ее передачи, а также получать, интерпретирующий данную информацию. Коммуникация предполагает активность, с одной стороны, коммуникатора, заинтересованного в передаче определенной информации и предпринимающего для этого определенные усилия, а с другой – получателя, затрагивающего психическую энергию на расшифровку информации.

Процесс коммуникационных отношений имеет несколько традиционных этапов (рис. 1).

Рис. 1. Этапы процесса коммуникации.

Коммуникации в организации – это информационное взаимодействие между различными лицами, органами или окружением организации. В связи с этим, в организации выделяются внешние и внутренние коммуникации, связанные, соответственно, с ее внешней с внутренней средой.

Внешние коммуникации организации – это отношения обмена информацией организации, ее подразделений и сотрудников с внешним окружением организации.

Внешние коммуникации в организации – это отношения обмена информацией данной организации с элементами внешней среды (конкурентами, партнерами, потребителями и др.).

Управление внешними коммуникациями в организации – это управленческая деятельность по систематизации, упорядочению и обеспечению производительности отношений обмена информацией между организации и ее внешним окружением.

Внутренние коммуникации в организации – это отношения обмена информацией внутри организации между ее подразделениями, сотрудниками и руководителями.

Внутренние коммуникации в организации – это отношения обмена информацией внутри организации в рамках осуществления управленческого или производственного процесса между различными управленческими или производственными подразделениями данной организации.

Управление внутренними коммуникациями в организации – это управленческая деятельность по систематизации, упорядочению и обеспечению производительности отношений обмена информацией внутри организации между различными ее подразделениями, направленная на решение поставленных задач данной организации.

Коммуникации также подразделяются на межличностные (между конкретными людьми) и организационные (в рамках деятельности конкретной организации).

Обмениваемая информация в рамках коммуникационного процесса внутри организации может иметь следующее содержание:

- регламентирующее,

- производственное,

- идеологическое,

- ознакомительное,

- аналитическое,

- технологическое,

- продуктовое и др.

Субъектами управления внутренними коммуникациями в организации являются:

- руководящие органы организации,

- исполнительные органы организации,

- руководители различных подразделений в организации и др.

Направлениями управления внутренними коммуникациями в организации можно считать:

- обеспечение бесперебойного производственного процесса в организации и ее подразделениях,

- обеспечения взаимодействия между подразделениями организации,

- коммуникации между управленческими и производственными органами и подразделениями организации,

- создание, распространение и нейтрализация слухов,

- обеспечение психологической совместимости и нейтрализации стрессовых ситуаций в коллективе организации и др.

Рассмотрим практику осуществления управления внутренними коммуникациями в организации на примере разрешения стрессовых ситуаций.

Стресс – необходимый атрибут любой производственной деятельности. В связи с этим, у менеджера появляется задача минимизации отрицательного эффекта, вызываемого стрессовыми ситуациями.

Снятие стрессов строится по двум основным направлениям: организационному и психологическому. За организационную нейтрализацию стрессов отвечает, как правило, руководитель организации или подразделения, а за психологическую – психолог-консультант, специально привлекаемый на работу в организацию.

Организационное направление представляет собой совокупность акций и мероприятий, способствующих нейтрализации стрессов, к ним относятся:

- оптимизация занятости, режима и рабочего времени;

- организация коллективных мероприятий, развлекательного характера;

- выведение из коллектива наиболее пострадавших от стресса работников, а также «возбудителей» стрессовых ситуаций в санитарных целях;

- расформирование подразделений в санитарных целях;

- смена обстановки, в том числе, помещения и др.

Психологическое направление представляет собой воздействие на сознание и подсознание работников психологическими средствами, которые могут проявляться следующим образом:

- индивидуальная беседа психолога с работниками;

- коллективная терапия на рабочем месте (успокаивающая либо возбуждающая музыка и др.);

- изменение внутреннего оформления рабочих мест и др.

Нельзя забывать, что стрессы возникают на всех этапах производственной деятельности.

Следует добавить, что коммуникации в организации носят как целенаправленный характер, так и имеют стихийное происхождение.

Дата добавления: 2014-01-06