Тема 2. Прикладные программы, предназначенные для создания технической документации

Прикладные программы, предназначенные для создания технической документации.

В нашей стране наиболее распространённым пакетом для создании документации является средство MS Office, в состав которого входит

Большие прикладные программы ­:

WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять ­документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки,­письма, счета и брошюры без больших усилий.

­ EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и ­глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуйтесь программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и ­графики, проведения анализа типа “ А что будет, если? “ практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.­ С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что ­Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.­ Excel позволяет производить математические, статистические, экономические и др. расчеты. В состав программы включены порядка 825 расчетных функций на все случаи жизни.

PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, вы сможете превратить документ, подготовленный в редакторе ­Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если ваша работа состоит ­в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то вы просто влюбитесь PowerPoint.

­ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для профессиональных пользователей. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.­

Программы - помощники:

­Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

­Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей фирмы. Составить так называемые организационные диаграммы.

Программа Equation Editor покажется довольно утомительной, если только вы не профессор математики, она позволяет создавать и вставлять в документы сложные математические формулы.

­Программа WordAr t поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации и использовать ее для вашего информационного бюллетеня или презентации.­

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактных лиц и списка задач, а также записи выполняемых действий.

Для объединения связанных файлов можно использовать Office Binder. Например, если в отчет входят документы Word, книги Microsoft Excel и слайды PowerPoint, их удобно поместить в подшивку с тем, чтобы работать со всеми файлами вместе. В подшивке можно выполнить следующее:

· проверить орфографию во всем составном документе;

· применить составной стиль;

· осуществить сквозную нумерацию страниц в разнородных файлах (разделов подшивки);

· напечатать весь документ целиком;

· работать с каждым разделом отдельно;

· выполнить предварительный просмотр или напечатать отдельный раздел, несколько выбранных разделов или всю подшивку;

· напечатать единый заголовок или колонтитул для всех разделов подшивки или создать различные заголовки или колонтитулы для каждого раздела.

Система оперативной помощи:­

Пакет Office обладает мощной справочной системой на русском языке, его приложения изобилуют полезными подсказками и ­пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.­

Талантливые Мастера (Wizards) проведут вас шаг за шагом к решению сложных задач.­

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут у вас перед глазами во время работы.­

Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.­

Дистпечер Microsoft Office (MOM): ­ МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Если он вам очень понравится, можете даже использовать его для управления всей работы вашего ­ПК.­ ­

Совместная работа нескольких приложений. Обмен данными между приложениями. OLE – технология.

Характерной особенностью приложений пакета является возможность обмена данными между приложениями, что позволяет использовать подготовленную в различных приложениях информацию для составления единого сложно организованного документа включающего текст, таблицы с расчетными данными, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д.

Обмен данными между приложениями Windows возможен благодаря технологии OLE (OLE – object linking and embedding) связывание и внедрение объектов. Данная технология является протоколом (набором правил взаимодействия), который позволяет сохранить объекты, созданные в одном приложении Windows, посредством их связывания или внедрения в документе другого приложения Windows.

Windows программа, которая может передавать данные другим Windows программам называется - OLE сервером.

Windows программа, которая может принимать данные от других Windows программам называется - OLE клиентом.

Многие Windows программы могут в зависимости от обстоятельств выступать в качестве как OLE сервером, так и OLE клиентом.

При работе с OLE используются следующие термины: составной документ, документ-источник, документ-получатель.

Дата добавления: 2014-01-06