Предварительный просмотр и печать документа

Использование «Атотекста» и «Автозамены».

АВТОЗАМЕНА — средство для автоматической коррекции опечаток, орфографических и грамматических ошибок, автоматической вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.

Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть вы можете печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.

Окно диалога “Автозамена” представлено на рис. Это окно может быть путем выбора Сервис | Автозамена. Ниже приведен список опции диалога “Автозамена”:

Опция	Назначение
Исправлять две прописные буквы в начале слова	При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную
Делать первые буквы предложения прописными	Делает первую букву каждого предложения прописной
Устранять последствия случайного нажатия CapsLock	Если вы случайно начали вводить текст с нажатой клавишей CapsLock, MS Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные
Заменять при вводе	Автоматически исправляет текст в процессе ввода
Обычный текст	Заменяет введенный текст в любом формате на обычный
Форматированный текст	Заменяет обычный текст на форматированный
Заменить	Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию
На	Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в поле Заменить

АВТОТЕКСТ - средство для автоматической вставки в документ текстовых или графических элементов, которые могут неоднократно вставляться в документы, например, часто используемые почтовые адреса, стандартные пункты договора или наименования отпускаемых товаров. Каждый текстовый или графический элемент сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для печати документов требуется:

• установить принтер в среде Windows путем загрузки драйвера (можно установить сразу же несколько драйверов принтеров различных типов, например Epson, MannesmanTally, Star и т.д.);

• настроить опции печати.

Команда СЕРВИС, Параметры…, вкладка Печать (рис.2.6) обеспечивает задание режимов печати документов:

• Черновой — печать документа с минимальным форматированием;

• В обратном порядке — печать страниц в порядке убывания номеров;

• Обновлять поля — перед печатью все поля документа перевычисляются;

• Обновлять связи — перед печатью просматриваются ссылки на связанные объекты и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;

• Графические объекты (графика, рисунки).

Рис.2.6

• Фоновая печать — возможность продолжения работы в Word во время печати документа. Можно задать объект печати:

• Коды полей (формульные выражения вместо результатов и значений);

• Примечания (на отдельных страницах в конце документа);

• Скрытый текст (весь текст, подготовленный как скрытый);

Команда ФАЙЛ, Параметры страницы, вкладка Размер бумаги задает формат и ориентацию печатной страницы. Перед выводом документа на печать документ просматривается с помощью команды ФАЙЛ, Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра возможно также редактирование текста и изменение полей печатной страницы (см. Режимы работы с документами).

Команда ФАЙЛ, Печать вызывает диалоговое окно «Печать» (рис.2.7), в котором делаются установки для печати документа:

• Принтер — выбор принтера из списка установленных;

• Вывести на печать — выбор объекта печати: Документ, Сводка документа, Примечания, Стили, Элементы автотекста, Назначение клавиш;

• Копии — указывается число печатных копий;

• Страницы: Все, Текущая страница (где находится курсор). Выделение, Страницы (указываются через запятую или разделитель дефис);

• Напечатать — Все страницы диапазона, Нечетные страницы, Четные страницы;

Рис. 2.7

• ОК — для начала печати документа или Отмена — для выхода из режима

печати.

С помощью кнопки <Печать> панели инструментов Файл осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна «Печать».

Управление передается программе Диспетчер печати, (рис.2.8) которая формирует очередь печати документов, позволяет приостанавливать печать, удалять документы из очереди либо удалять всю очередь.

Для перехода к запущенному в работу Диспетчеру печати выполняется вызов из системного меню списка открытых задач – клавиша ПЕЧАТЬ.

Диспетчер печати имеет управляющее меню, содержащее команды: Принтер, документ, Вид, Справка (по работе с Диспетчером печати).

Изменение порядка печати документов выполняется путем перемещения значков документов вверх или вниз по очереди с помощью клавиш <Ctrl> + курсорные стрелки.

Рис.2.8

Для отложения из очереди печати отдельного документа осуществляются его выбор и нажатие кнопки < Отложенная печать >; для отмены печати всех документов следует < Очистить очередь печати >.

Перед печатью документа осуществляется проверка правописания, просмотр образа печатного документа с помощью команды ФАЙЛ, Предварительный просмотр.

Дата добавления: 2014-01-06