Шаблоны деловых документов

ЛЕКЦИЯ 6. АВТОМАТИЗАЦИЯ СОЗДАНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Все готовые шаблоны деловых документов находятся в Меню Файл – Создать – Общие шаблоны. Для заполнения шаблона изысканный факс необходимо выбрать вкладку Письма и факсы – Изысканный факс. Затем заполняем поля нашими данными и сохраняем документ.

Формы

Форма – защищенный от редактирования документ, вводить данные, в который можно только в определенных областях, которые называются полями. Создание формы пользователем: вначале набирается текст документа, вставляем в нужные места поля и защищаем основной текст (кроме полей) документа от изменений. Изменения в текст формы можно вносить только при условии, что она не защищена.

Форма может содержать в себе поля трех видов: текстовые (в которые можно вводить текст или числа), флажки (можно давать короткие ответы на вопросы да/нет), списки (предназначенные для выбора одного из вариантов).

Для добавления в текст соответствующих полей необходимо вывести на экран Панель инструментов Формы (Вид-Панели инструментов-Формы). Для вставки в текст необходимого поля, необходимо поставить курсор в нужное место, а затем вызвать поле. Для текстового поля можно изменять параметры текстового поля (вызов контекстного меню на текстовом поле): выбирать тип обычный текст или число, вводить текст справки для поля через кнопку текст справки.

После сформированной формы, необходимо защитить ее, для этого нажимаем на кнопке Защитить Форму на панели инструментов Формы. Затем сохраняем нашу форму, как шаблон. Для этого выбираем при сохранении расширение dot.

Верстка корреспонденции

Набираем текст письма для рассылки разным адресатам. Затем начинаем работу с добавлением разных адресатов в текст письма. Для этого выбираем меню Сервис-Письма и рассылки/Слияние ...

этап 1 Мастера слияния: выбрать тип документа – Письма, Далее (начало работы с мастером слияния);

этап 2 Мастера слияния: указать Текущий документ в качестве основы для создания писем (определение данного документа в качестве основного документа слияния), Далее;

этап 3 Мастера слияния: выбор получателя – Создание списка (указать, что в качестве источника информации об адресах рассылки будет использоваться новый список).

Создать список получателей, выбрав или создав необходимые заголовки полей: (кнопка Создать, затем кнопка Настройка для настройки списков адресов, затем кнопка Создать запись для ввода списка адресов). Потом сохраняем источник данных. Затем Далее.

этап 4 Мастера слияния: Осуществить правку основного документа, указав местоположение в тексте созданных полей источника данных (Другие элементы/ кнопка Вставить).

этап 5 Мастера слияния: Выполнить предварительный просмотр созданных писем.

этап 6 Мастера слияния/Изменить часть писем: Завершить процесс слияния, просмотрев новый документ, содержащий объединенные письма.

Стили

Меню Формат-Стили и Форматирование. В данном меню содержатся все созданные стили для форматирования документа (разный набор параметров для форматирования символа или абзаца). Главное преимущество использования стиля – в случае изменения стиля, оформленный с помощью его текст изменяется автоматически. Стили нужно выбирать до начала набора текста или применять его при выделенном абзаце или фрагменте.

Для создания своего собственного стиля, необходимо зайти в Меню Формат-Стили и Форматирование, кнопка Создать стиль. Далее вводится название стиля и разные элементы форматирования. Потом нажимаем ОК. И после этого он будет доступен для применения.

Создание оглавления

До того как вставлять элементы оглавления, необходимо применить стили к названиям заголовков разделов (Заголовок 1), к названиям заголовков подразделов (Заголовок 2) и т.д. Затем вставляем курсор вначале документа и начинаем процесс вставки элементов оглавления, состоящего из названий разделов и подразделов: пункт меню Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели / вкладка Оглавление.

После полученного оглавления вставить разрыв страницы, пункт меню Вставка/Разрыв / начать Новую страницу. Затем необходимо обновить Оглавление (так как будут изменены номера страниц). Для этого выделяем текст оглавления и выбрать команду Обновить поле контекстного меню.

Колонтитулы

В колонтитулы, которые обычно присутствуют на каждой странице документа, можно поместить нумерацию страниц, название документа, дату, время создания документа, название организации и другую служебную информацию. Для их создания пункт меню Вид/Колонтитулы, открывается панель инструментов Колонтитулы, на которой мы выбираем нужный элемент для вставки в область колонтитулов. После ввода колонтитулов, щелкаем на кнопке Закрыть, чтобы отобразить колонтитулы в документе.

Дата добавления: 2014-01-06