Лекция 14. Создание отчетов

Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл.

При создании отчета можно пользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета, а можно разработать для отчета специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.

Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов отчета содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись.

Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам.

Простейшим способом создания отчета является использование Автоотчета. Для этого необходимо:

ü выделить название таблицы, запроса, на основе которых будет создаваться отчет;

ü выбрать команду Вставка/Автоотчет или кнопку Новый объект, в котором нужно выбрать команду Автоотчет.

Данный Автоотчет по структуре будет напоминать Автоформу, но информация по каждой записи, которая в формах выводится на отдельных листах, теперь будет расположена на листе последовательно.

Код товара Код клиента Дата заказа Заказано Продано   Код товара Код клиента Дата заказа Заказано Продано

123 110 10.01.01 100 80 124 110 11.01.01 120 0

Для создания отчетов используются следующие средства:

ü Конструктор отчетов;

ü Мастер отчетов, позволяющий создать отчет путем выбора полей;

ü Автоотчет в столбец;

ü Автоотчет ленточный;

ü Диаграмма, создающая отчет, содержащий отображение данных в виде диаграммы;

ü Почтовые наклейки.

При использовании, например, Ленточного Автоотчета, отчет будет иметь вид таблицы, в которой названия полей выступают в качестве заголовков. Такой отчет удобно использовать при небольшом количестве полей.

Заказы
Код товара	Код клиента	Дата заказа
110 111 111 111	124 130 124 115	01.01.00 01.04.00 02.03.00 12.03.00

Использование мастера для создания отчета

Для запуска Мастера отчетов в окне Отчеты необходимо вызвать команду Создать/Мастер отчетов.

На первом шаге необходимо выбрать поля, которые будут участвовать в отчете.

На втором шаге следует определить поле, по которому будет выполняться группировка.

На третьем шаге выбирать порядок сортировки полей и вычислений.

Если выбрать кнопку Итоги, то можно задать функцию для поля отчета (например, по полям Заказано и Продано - Sum), а также определить, что показывать:

¤ данные и итоги или О только итоги

На следующих двух шагах можно выбрать макет отчета и стиль его оформления, а также задать его имя.

ЗАКАЗЫ
Код товара	Код клиента	Заказано	Продано
123     Sum   Sum	12 13     13	40 50   10	30 10   20
Итого

Для построения отчета в виде Диаграммы нужно:

ü во вкладке Отчеты нажать кнопку Создать/Мастер диаграмм и выбрать таблицу или запрос, на основе которого будет строится отчет

ü выбрать поля, которые будут отражаться в Диаграмме;

ü перетащить числовые поля в область Данные, а текстовые значения – в область Оси и Ряды.

В результате построения диаграммы будет создан Отчет, содержащий графические данные.

Для просмотра такого отчета перед печатью можно выделить имя данного отчета во вкладке Отчеты и вызвать команду Файл/Предварительный просмотр.

Для изменения отчетов, созданных с помощью Мастера, или для создания собственных отчетов используется Конструктор. Создание отчета аналогично конструированию формы.

Окно Конструктора форм состоит из следующих областей:

ü заголовок отчета (размещается в начале отчета);

ü верхний колонтитул (отображается в начале каждой страницы и над заголовком отчета);

ü область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

ü область данных (отображается для каждой записи, входящей в отчет);

ü область примечаний группы (отображается в области данных после последней записи каждой группы);

ü нижний колонтитул (отображается в нижней части каждой страницы);

ü область примечаний (отображается в конце отчета).

Например, нам нужно создать отчет по Клиентам, по которым выполнены заказы. Для этого поступаем следующим образом:

1) создаем Многотабличный Запрос, в который помещаем поля:

ü Код товара

ü Фамилия

ü Имя

ü Отчество

ü Заказано

ü Продано

2) во вкладке Отчеты вызываем кнопку Создать/Конструктор и выбираем в качестве источника созданный Многотабличный Запрос

Код товара Фамилия Имя Отчество Заказано Продано

Верхний колонтитул

Область данных

  Код товара  

Нижний колонтитул

3) все поля из Списка полей перетаскиваем в Область данных. Если в Области данных будет располагаться поле и его подпись, то Отчет будет иметь вид

Код товара Код товара

Фамилия Фамилия

Иванов Петров

Или

Код товара	Фамилия
	Иванов
Код товара	Фамилия
	Петров

Для того чтобы слова Код товара и, Фамилия и т.д. не повторялись каждый раз, а выводились как шапка таблицы, их нужно перетащить в область Верхнего колонтитула, который будет повторяться в начале каждой страницы.

4) построим вычисляемое выражение, позволяющее сформировать из полей Фамилия, Имя и Отчество единое поле. Для этого в область данных вставляется свободное Поле, и в свойствах в строке данных записываем выражение =[Фамилия]&“ ”&[Имя]

Код товара	ФИО	Заказано	Продано
Код товара	[Фамилия]&[Имя]	Заказано	Продано

5) введем признак Группировки по Коду товара. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка и С ортировка.

Откроется окно:

Сортировка и группировка
Поле/выражения	Порядок сортировки
Код товара	6	По возрастанию
Свойства группы
Заголовок группы	Да
Примечания группы	Да
Группировка	По полному значению
Интервал
Не разрывать	Нет

Дата добавления: 2014-01-06