Программы-организаторы

Более высокой ступенью компьютеризации работы офиса и автоматизации управления небольшим предприятием являются программные средства-организа­торы (средства, облегчающие деловое планирование и выполнение планов), а также средства, обеспечивающие коллективную работу над документами (автоматизирован­ный документооборот учреждения). Типичными представителями данного семейства программ являются программные продукты компании Lotus Development.

Рассмотрим некоторые из них.

Широкую известность во всем мире имеет одноименный пакет Lotus Smart Suite, являющийся альтернативой MS Office. В настоящее время (начало 2000 года) распространяется версия 9.5 этого пакета, включающего:

· средство управления информацией, Lotus Smart Center, облегчающее запуск остальных приложений и документоориентированную работу в офисе;

· текстовый процессор Lotus Word Pro, более развитый, чем MS Word, в плане верстки оригиналов-макетов сложной структуры и работы с сетью, в том числе Internet и Intranet. Этот текстовый процессор продолжает линию Word Perfect. Представляет интерес наличие средств голосового ввода для Lotus Word Pro, позволяющих вводить текст (на английском языке), произнося его в микрофон;

· табличный процессор Lotus 1-2-3, развиваемый компанией Lotus, начиная с самой первой электронной таблицы для ПК. Lotus 1-2-3 значительно богаче по возможностям и дружественнее MS Excel из пакета MS Office; существенным дополнением являются специальные возможности групповой работы с электронной таблицей, обращение к базам данных для извлечения информации. Данные в электронную таблицу можно загрузить из базы данных в локальной сети или Internet, после обработки таблицу можно отправить членам рабочей группы. Важные функции анализа данных включены в командное меню. Расширены функции оформления таблицы, создания макросов при разработке табличной системы «под ключ» для решения прикладной задачи;

· СУБД Lotus Approach, ориентированная на использование в рабочей группе и работу с данными из различных баз данных. Это весьма мощная СУДБ предоставляет большие возможности и дружественный интерфейс при работе с базами данных типа ABAST IV. Средствами самой СУДБ легко произвести анализ данных, расчеты, построить диаграмму, сформировать отчет. Запросы реализованы на основе SQL. Однако отсутствие достаточно продвинутого формата базы данных в Approach осложняет работу со сложными базами данных с многими связями между таблицами, и в этом отношении Approach уступает Access;

· средство создания графических презентаций Lotus Freelance Graphics, также являющееся более развитым и дружественным, чем рассмотренный выше MS Power Point, а также средство визуальной разработки и публикации Web-страниц Lotus Fast Site, развивающее возможности MS Front Page, ориентированное на работу в группе. Встроенное во Freelance средство Lotus Screen Cam позволяет фиксировать все действия, выполняющиеся на мониторе, и превращать их в эффектный демонстрационный ролик;

· средство «управления временем» Lotus Organizer.

Остановимся на последнем подробнее.

Запустив Lotus Organizer, мы попадаем в среду ежедневника-организатора. В наиболее подробном режиме ежедневника можно планировать события на любое время вперед. Открыв с помощью календаря ежедневник на нужной дате, можно создать запись в каком-либо его поле расписания (в этом случае можно предусмотреть и настроить звуковое предупреждение), а также определить связь между делами или событиями, записать дела (с указанием приоритетов, телефонных звонков с указанием номеров для компьютерного дозвона, заметок для разговоров), просто сделать заметки. Автоматически отслеживаются конфликты между событиями.

На других страницах ежедневника можно также описывать события, встречи, телефонные звонки, праздники, делать заметки, и они автоматически будут внесены в расписание. На странице планировщика можно в цвете разметить все дни года по категориям (отдых, обучение, праздники, встречи, конференции, проекты и т.д.).

В Lotus Smart Suite имеется большое количество мастеров, обеспечивающих запуск нужного приложения и шаблона в зависимости от выбранной работы. Удобно открываются файлы, созданные разными приложениями из Smart Suite, – для каждого их типа имеется отдельная закладка. Отдельные каталоги с тематическими закладками имеются в Smart Suite и для адресов Internet, деловой активности (также с мастерами, вызывающими приложения), толковым словарем (тезаурусом), помощью по всей системе, календарем и напоминаниями. Очень полезным является наличие в справке элементов с динамической демонстрацией, наглядно и понятно поясняющих последовательность действий при выполнении сложных операций.

Значительно продвинуты по сравнению с MS Office документоориентированные средства работы, языковые средства – ввод, вывод, управление меню, подготовка публикаций – и использование информации непосредственно из Internet.

Smart Suite оказывается почти экспертной системой, предлагающей самый оптимальный режим работы, планирование для выполнения других операций подготовки, обработки и представления информации. Подчеркнем еще раз ориентацию этой офисной системы на работу в коллективе, команде.

Дальнейшее развитие этого подхода к офисным программным средствам можно встретить в системе Lotus Notes-Domino, ориентированной на полную автоматизацию документооборота предприятия или учреждения – идеал безбумажной информатики. Lotus Notes является одним из наиболее удачных программных продуктов корпорации Lotus Development. Эта система относится к категории программного обеспечения рабочих групп и уникальна по сочетанию функций, заменяя офисные программы, системы электронной почты, а также системы коллективного доступа к информации с помощью локальных и глобальных сетей.

Lotus Notes позволяет организовать обмен электронной почтой в офисе, вести совместную групповую разработку проектов, получать справочные сведения, предоставляет доступ к информации, обеспечивает возможность вести дискуссии, распределять общие ресурсы, составлять расписания и утверждать документы.

В Notes используются самые современные технологии корпоративных систем: архитектура клиент/сервер, встроенная электронная почта, механизмы реплицирования и защиты информации, что позволяет существенно упростить организацию документооборота и вообще деловых процессов, скоординировать совместную работу большого числа людей независимо от их территориального расположения. Эти черты Notes сделали его стандартом систем коллективной работы с документами, обусловили его чрезвычайное распространение за рубежом и широкую известность в России.

Как и другие продукты компании Lotus, Notes имеет весьма продуманный, эстетичный и эргономичный пользовательский интерфейс, позволяющий работать с любыми приложениями Notes, используя один и тот же набор команд и средств.

Базы данных Notes, как правило, находятся на серверах, обеспечивающих многопользовательский доступ к данным. Совместный доступ к данным, отражение изменений в документах, сделанных каждым из пользователей, обеспечивается заложенным в Notes механизмом реплицирования, предполагающим синхронизацию реплик – копий баз данных, с которыми работают пользователи.

Notes обеспечивает связь с сервером Notes не только в локальной сети, но и через Internet, а так же по коммутируемым телефонным линиям. Находясь в командировке, можно точно также работать с сервером Notes с помощью компьютера Notebook c модемом по телефонной линии, как и в своем офисе, в локальной сети.

Notes обеспечивает несколько уровней защиты данных: на уровне сервера, базы данных, документа или поля в документе. При пересылке по электронной почте данные могут шифроваться, и доступ к ним получают лишь те пользователи, которые имеют ключ шифрования.

Необходимо отметить мощные и удобные средства разработки баз данных Notes, значительно уменьшающие сложность и трудоемкость разработки по сравнению с традиционными технологиями.

Основой Lotus Notes являются следующие пять взаимодействующих компонент:

· документоориентированные базы данных;

· система реплицирования базы данных;

· система защиты информации;

· электронная почта;

· интегрированная система разработки баз данных.

Документоориентированные базы данных Notes представляют собой средство хранения документов по определенной рубрикации, включающей информацию различных типов и форматов: текстовую и числовую, табличную, графические изображения, факсимильные сообщения и сканированные изображения, звукозапись, видеоматериалы и т.д. Для хранения данных можно использовать предусмотренные базы данных:

· внешние контакты с клиентами;

· справочники адресов и телефонов;

· переписка;

· контроль звонков и обращений потенциальных и реальных клиентов;

· подготовка и контроль выполнения решений совещаний и заседаний;

· координация и контроль выполнения проектов и мероприятий;

· электронные библиотеки документов по различным предметным областям;

· поддержка электронных дискуссий;

· новости и информационные рассылки;

· календари и расписания;

· различные картотечные системы;

· статьи из прессы и периодических изданий.

Основная единица хранения базы данных Notes – документ, являющийся электронным эквивалентом бумажного документа. Отметим, что документ базы данных Notes не хранится в отдельном файле, как документ, подготовленный в текстовом редакторе. В файле хранится вся база данных Notes. Эти документы вводятся на основе стандартных или спроектированных разработчиком форм. После открытия базы данных Notes предлагает выбрать нужную форму из имеющихся в базе.

Каждая форма имеет свое имя, связанное, как правило, с документом, который по ней готовится. Формы содержат области для ввода информации, помеченные уголками – поля. Также в формах присутствуют некоторые текстовые надписи, названия заполняемых полей, которые можно изменить лишь в режиме редактирования форм при наличии прав на это. В формах могут присутствовать графические кнопки, активные участки, обеспечивающие диалоговый ввод информации с использованием списков, вспомогательных форм, справочной информации и т.п.

Другими важными элементами базы данных Notes являются представления и папки.

Представления – это списки документов, находящихся в базе данных, с краткой информацией о содержимом, формируемом на основе критериев отбора, заданных разработчиком базы. Каждая база данных должна иметь, по крайней мере, одно представление.

Папки также являются списками документов, но для них не устанавливаются критерии отбора документов. Один и тот же документ может храниться как в разных папках, так и в разных представлениях.

При использовании коллективной базы данных, находящейся на сервере Notes, целостность базы обеспечивается механизмом реплицирования. Для сеанса работы с клиентами сервер создает реплику базы (копию базы данных или ее части), которая обновляется путем обмена информацией с исходной базой данных либо по заданному расписанию, либо по требованию пользователей. За счет реплицирования достигается синхронизация всех копий базы данных. Поддерживается доступ как в локальной сети, так и с помощью модема, а также через глобальные сети.

Защита информации в базах данных опирается на разграничение доступа при помощи таблицы управления доступом, существующей для каждой базы. Эта таблица создается при разработке базы данных и сопровождается в дальнейшем управляющим. Таблица управления доступом предусматривает следующие семь уровней доступа к базе данных: управляющий; разработчик; редактор; автор; читатель; корреспондент; нет доступа, пользователь не может открыть базу данных.

Дата добавления: 2014-01-06