Функции упрвления

Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций:

планирование;

организация;

мотивация;

контроль.

Планирование – это процесс постановки целей организации разработки способов их достижения.

По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих вопроса:

1.Где мы находимся в данный момент?

2.Куда мы хотим двигаться?

3.Как мы собираемся сделать это?

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению общих целей.

Планирование должно осуществляться непрерывно, так как внешняя среда постоянно меняется и планы необходимо время от времени пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Организация как функция предполагает создание структуры предприятия, которая позволяет его работникам эффективно работать вместе.

Существует множество элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать поставленные цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации, такие как строительство жилых домов, или сборка радиоприемников, или подготовка высококачественных специалистов.

Поскольку в организации работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование - это средство руководства осуществлять выполнение работы с помощью других лиц.

Мотивация – это побуждение себя и других для достижения конкретной цели.

Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Поэтому, задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и в соответствии с планом.

Руководители всегда осуществляли мотивацию своих работников, осознавая это или нет. Первоначально было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Доказано, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Задача руководителя состоит в том, чтобы определить эти потребности и найти способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

Контроль – это процесс обеспечения достижения целей организации.

Управленческий контроль - это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя, месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и неблагоприятные изменения. Работники откажутся выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие или затрудняющие подход, избранный руководством. На рынке может появиться новый, сильный конкурент, действия которого мешают реализации организационных целей. Или просто может быть допущена ошибка при выполнении работниками своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства приводят к необходимости отклониться от основного курса, намеченного первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Существует три этапа управленческого контроля:

Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй этап- это измерение того, что было достигнуто за определенный период времени, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для осуществления третьей стадии, на которой предпринимаются действия для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - это пересмотр целей для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

Все рассмотренные функции управления имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходимы коммуникация, т. е. обмен информацией. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческих функции, обеспечивая их взаимосвязь, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Принятие решений – процесс выбора одной из альтернатив. Руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие для данной организации, в данное время и в данном месте. Чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах, именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием при принятии эффективного объективного решения является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Прочность и качество отношений между людьми - будь это друзья, члены семьи или коллеги - в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и ясными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но и также для того, чтобы они могли выполняться.

Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы людям, которые должны их выполнять. Обычно если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.

4. Организация и её характеристики

Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Для большей точности скажем, что приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации. Группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких.

Неформальные организации - это спонтанно возникающие группы людей, которые регулярно вступают во взаимодействие для достижения определенной цели.

Общими характеристиками всех формальных организаций являются:

-ресурсы;

-зависимость от внешней среды;

-разделение труда.

В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией:

-люди (человеческие ресурсы);

-капитал;

-материалы;

-технология;

-информация.

Взаимосвязь с внешней средой является одной из самых значимых характеристик организации. Организации полностью зависят от окружающего мира, как в отношении получения ресурсов, так и в отношении реализации товаров и услуг потребителям.

Термин «внешняя среда» включает: экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.

Большое значение имеет тот факт, что хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне сферы влияния менеджеров. С каждым годом руководству приходится учитывать все большее число факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Для достижения успеха, фирмам приходится конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции зарубежных компаний у себя на родине, что требует понимания целой новой отрасли юриспруденции, осознания новых культурных ценностей

Очевидной характеристикой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно.

Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг, финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы организация достигла поставленных целей. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные специфические задания и добивающиеся конкретных целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами, но существуют также и другие многочисленные названия.

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Вертикальное разделение труда отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления труда.

Так как для успешного выполнения целей, намеченных организацией, задачи должны быть скоординированы, поэтому управление является важной деятельностью для организации. Во всех организациях работа по управлению занимает много времени.

По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне, для успешной работы организации, необходимо, чтобы работа по управлению была четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

Дата добавления: 2014-01-06