Состав и функции систем управления базами данных

Структурные элементы базы данных Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями струк-турных элементов, как поле, запись, файл (таблица) (рис. 4). Поле — элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизи-ту. Для описания поля используются следующие характеристики: имя, например, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения; тип, например, символьный, числовой, календарный; длина, например, 15 байт, причем будет определяться макси-мально возможным количеством символов; точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

Рис. 4. Основные структурные элементы БД Запись — совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи — отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей. Файл (таблица) — совокупность экземпляров записей одной структуры. Описание логической структуры записи файла содержит после-довательность расположения полей записи и их основные характе-ристики, как показано в таблице 1. Таблица 1.Описание логической структуры записи файла Имя файла Поле При-знак ключа Формат поля Имя (обо-значение) Полное наимено-вание Тип Дли-на Точность (для чисел) ИМЯ1

имя п В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторично-го ключа можно найти несколько записей). Пример. В таблице 2 приведен пример описания логической структуры записи файла (таблицы) СТУДЕНТ, содержимое которо-го приводится на рис 1. Структура записи файла СТУДЕНТ линей-ная, она содержит записи фиксированной длины. Повторяющиеся группы значений полей в записи отсутствуют. Обращение к значе-нию поля производится по его номеру. Таблица 2.Описание логической структуры записи файла СТУДЕНТ Имя файла: СТУДЕНТ Поле Признак ключа

Формат поля Обозначение Наименование Тип Длина Точность Номер № личного дела * Симв 5 Фамилия Фамилия студента Симв 15 Имя Имя студента Симв 10 Отчество Отчество студента Симв 15 Дата Дата рождения Дата 8 Виды моделей данных. Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Модель данных — совокупность структур данных и операций их обработки. СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве. Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая модель данных Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, свя-занные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево), вид которого представлен на рис. 5. К основным понятиям иерархической структуры относятся: уро-вень, элемент (узел), связь. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на бо-лее низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи. Например, как видно из рис. 5., для записи С4 путь проходит через записи А и ВЗ. Пример, представленный на рис. 6, иллюстрирует использование иерархической модели базы данных.

Для рассматриваемого примера иерархическая структура правомерна, так как каждый студент учится в определенной (только одной) группе, которая относится к определенному (только одному) институту.

Сетевая модель данных В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом. На рис. 7 изображена сетевая структура базы данных в виде графа. Примером сложной сетевой структуры может служить структура базы данных, содержащей сведения о студентах, участвующих в научно-исследовательских работах (НИРС). Возможно участие одного студента в нескольких ПИРС, а также участие нескольких студентов в разработке одной НИРС. Графическое изображение описанной в примере сетевой структуры, состоящей только из двух типов записей, показано на рис. 8. Единственное отношение представляет собой сложную связь между записями в обоих направлениях.

Реляционная модель данных Понятие реляционный (англ, relation — отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области сис-тем баз данных Е. Кодда. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами: каждый элемент таблицы — один элемент данных; все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину; каждый столбец имеет уникальное имя; одинаковые строки в таблице отсутствуют; порядок следования строк и столбцов может быть произволь-ным. Пример. Реляционной таблицей можно представить информацию о студентах, обучающихся в вузе (таблица 3). Таблица 3. Пример реляционной таблицы

№ личного дела Фамилия Имя Отчество Дата рождения Группа 16493 Сергеев Петр Михайлович 01.01.76 111 16593 Петрова Анна Владимиров-на 15.03.75 112 16693 Анохин Андрей Борисович 14.04.76 111 Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соот-ветствуют кортежам или записям, а столбцы — атрибутам отноше-ний, доменам, полям. Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значе-ниями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет со-ставной ключ. В примере, показанном на рис. 15.12, ключевым по-лем таблицы является "№ личного дела". Чтобы связать две реля-ционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в со-став ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в про-тивном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ — ключ второй таблицы. Пример реляционной модели, построенной на основе отношений: СТУДЕНТ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ. Функциональные возможности СУБД Системой управления базами данных называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы дан-ных, используемой для решения множества задач. Подобные системы служат для поддержания базы данных в актуальном состоянии и обеспечивают эффективный доступ пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных пользователям полномо-чий. СУБД предназначена для централизованного управления базой данных в интересах всех работающих в этой системе. По степени универсальности различают два класса СУБД:

• системы общего назначения;

• специализированные системы. СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо предметную область или на информационные потребности какой-либо группы пользователей. Каждая система такого рода реализует-ся как программный продукт, способный функционировать на неко-торой модели ЭВМ в определенной операционной системе и по-ставляется многим пользователям как коммерческое изделие. Такие СУБД обладают средствами настройки на работу с конкретной ба-зой данных. Использование СУБД общего назначения в качестве инструментального средства для создания автоматизированных ин-формационных систем, основанных на технологии баз данных, по-зволяет существенно сокращать сроки разработки, экономить тру-довые ресурсы. Этим СУБД присущи развитые функциональные возможности и даже определенная функциональная избыточность. Специализированные СУБД создаются в редких случаях при не-возможности или нецелесообразности использования СУБД общего назначения. СУБД общего назначения — это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией базы данных информационной системы. Рынок программного обеспечения ПК располагает большим числом разнообразных по своим функциональным возможностям ком-мерческих систем управления базами данных общего назначения, а также средствами их окружения практически для всех массовых моделей машин и для различных операционных систем. Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостности данных и надежной безопасности, что дает возможность разработчикам гарантировать большую безопасность данных при меньших затратах сил на низкоуровневое программирование. Продукты, функционирующие в среде WINDOWS, выгодно отличаются удобством пользовательского интерфейса и встроенными средствами повышения производительности. Рассмотрим основные характеристики некоторых СУБД — ли-деров на рынке программ, предназначенных как для разработчиков информационных систем, так и для конечных пользователей. В рассматриваемую группу программных продуктов вошли: dBASE, компании Borland International; Microsoft Access; Microsoft FoxPro for DOS; Microsoft FoxPro for Windows, корпорации Microsoft Corp; Paradox for DOS; Paradox for Windows, версия 4.5 компании Borland. Производительность СУБД оценивается:

• временем выполнения запросов;

• скоростью поиска информации в неиндексированных полях;

• временем выполнения операций импортирования базы данных из других форматов;

• скоростью создания индексов и выполнения таких массовых операций, как обновление, вставка, удаление данных;

• максимальным числом параллельных обращений к данным в многопользовательском режиме;

• временем генерации отчета.

На производительность СУБД оказывают влияние два фактора:

• СУБД, которые следят за соблюдением целостности данных, несут дополнительную нагрузку, которую не испытывают другие программы;

• производительность собственных прикладных программ сильно зависит от правильного проектирования и построения ба-зы данных. Самые быстрые программные изделия отнюдь не обладают са-мыми развитыми функциональными возможностями на уровне про-цессора СУБД.

Обеспечение целостности данных на уровне базы данных Эта характеристика подразумевает наличие средств, позволяю-щих удостовериться, что информация в базе данных всегда остается корректной и полной. Должны быть установлены правила целост-ности, и они должны храниться вместе с базой данных и соблю-даться на глобальном уровне. Целостность данных должна обеспе-чиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в па-мять (в интерактивном режиме, посредством импорта или с помощью специальной программы). К средствам обеспечения целостности данных на уровне СУБД относятся:

• встроенные средства для назначения первичного ключа, в том числе средства для работы с типом полей с автоматическим приращением, когда СУБД самостоятельно присваивает новое уни-кальное значение;

• средства поддержания ссылочной целостности, которые обеспечивают запись информации о связях таблиц и автоматически пресекают любую операцию, приводящую к нарушению ссылочной целостности. Некоторые СУБД имеют хорошо разработанный процессор СУБД для реализации таких возможностей, как уникальность пер-вичных ключей, ограничение (пресечение) операций и даже каскад-ное обновление и удаление информации. В таких системах проверка корректности, назначаемая полю или таблице, будет проводиться всегда после изменения данных, а не только во время ввода инфор-мации с помощью экранной формы. Это свойство можно настраи-вать для каждого поля и для записи в целом, что позволяет контро-лировать не только значения отдельных полей, но и взаимосвязи между несколькими полями данной записи. Access и Paradox for Windows гораздо ближе других СУБД соот-ветствуют реляционной модели по надежности сохранения целост-ности данных на уровне базы данных; правила хранятся вместе с базой данных и автоматически соблюдаются. СУБД dBASE IV и FoxPro 2.6 (DOS и WINDOWS) совсем не об-ладают средствами этого рода, и ввод в программу процедур, обеспечивающих выполнение правил целостности, возлагается на программиста.

Обеспечение безопасности Некоторые СУБД предусматривают средства обеспечения безо-пасности данных. Такие средства обеспечивают выполнение следующих операций: шифрование прикладных программ; шифрование данных; защиту паролем; ограничение уровня доступа (к базе данных, к таблице, для пользователя). Самый высокий уровень безопасности данных реализован в СУБД dBASE IV. Администратор может назначать системе различные права доступа на уровне файла, поля, а также организовать автома-тическое шифрование данных. Хорошими характеристиками обеспечения безопасности отлича-ется Access 2.0. Он предусматривает назначение паролей для инди-видуальных пользователей или групп пользователей, присвоение различных прав доступа отдельно таблицам, запросам, отчетам, макрокомандам, новым объектам на уровне пользователя или группы.

Работа в многопользовательских средах Практически все рассматриваемые СУБД предназначены для работы в многопользовательских средах, но обладают для этого раз-личными возможностями. Обработка данных в многопользовательских средах предполага-ет выполнение программным продуктом следующих функций: блокировку базы данных, файла, записи, поля; идентификацию станции, установившей блокировку; обновление информации после модификации; контроль за временем и повторение обращения; обработку транзакций (транзакция — последовательность операций пользователя над базой данных, которая сохраняет ее ло-гическую целостность); работу с сетевыми системами (LAN Manager, NetWare, Unix).

Лучшими возможностями для работы в многопользовательских средах обладают СУБД Paradox for DOS 4.5, Access 2.0 и dBASE IV.

Импорт-экспорт. Эта характеристика отражает: • возможность обработки СУБД информации, подготовленной другими программными средствами; • возможность использования другими программами данных, сформированных средствами рассматриваемой СУБД. Особый интерес представляют следующие форматы файлов: ASCII-файлы,.DBF,.WK*..XLS. Все рассматриваемые здесь СУБД обладают хорошими возможностями импорта-экспорта данных. Доступ к данным посредством языка SQL Язык запросов SQL (Structured Query Language) реализован в целом ряде популярных СУБД для различных типов ЭВМ либо как базовый, либо как альтернативный. В силу своего широкого использования является международным стандартом языка запросов. Язык SQL предоставляет развитые возможности, как конечным пользователям, так и специалистам в области обработки данных. Совместимость с SQL-системами играет большую роль, когда предполагается проведение работы с корпоративными данными. СУБД, хорошо подготовленные к работе в качестве средств первичной обработки информации для SQL-систем, могут открыть двери в системы с архитектурой клиент-сервер. СУБД имеют доступ к данным SQL в следующих случаях: • базы данных совместимы с ODBC (Open Database Connectiv-ity — открытое соединение баз данных); • реализована естественная поддержка SQL-баз данных; • возможна реализация SQL-запросов локальных данных. Многие СУБД могут "прозрачно" подключаться к входным SQL-подсистемам с помощью ODBC или драйверов, являющихся их ча-стью, поэтому существует возможность создания прикладных про-грамм для них. Некоторые программные продукты совместимы также с SQL при обработке интерактивных запросов на получение данных, находящихся на сервере или на рабочем месте. Access 2.0 и Paradox for Windows работают с источниками SQL-данных, совместимых с системой ODBC.

FoxPro (for Dos и for Windows) поставляются с дополнительны-ми библиотеками, которые обеспечивают доступ к SQL-базам дан-ных, способным работать совместно с системой ODBC, но эта воз-можность менее интегрирована, чем средства первичного ввода ин-формации в Access и Paradox for Windows. Можно напрямую управлять базами данных Access с помощью языка SQL и передавать сквозные SQL-запросы совместимым со спецификацией ODBC SQL-базам данных, таким, как MS SQL Serv-er и Oracle, так что Access способна служить средством разработки масштабируемых систем клиент-сервер. Возможности запросов и инструментальные средства разра-ботки прикладных программ СУБД, ориентированные на разработ-чиков, обладают развитыми средствами для создания приложений. К элементам инструментария разработки приложений можно отне-сти: • мощные языки программирования; • средства реализации меню, экранных форм ввода-вывода данных и генерации отчетов; • средства генерации приложений (прикладных программ); • генерацию исполнимых файлов. Функциональные возможности моделей данных доступны поль-зователю СУБД благодаря ее языковым средствам. Реализация языковых средств интерфейсов может быть осуще-ствлена различными способами. Для высококвалифицированных пользователей (разработчиков сложных прикладных систем) языко-вые средства чаще всего представляются в их явной синтаксической форме. В других случаях функции языков могут быть доступны косвенным образом, когда они реализуются в форме различного ро-да меню, диалоговых сценариев или заполняемых пользователем таблиц. По таким входным данным интерфейсные средства форми-руют адекватные синтаксические конструкции языка интерфейса и передают их на исполнение или включают в генерируемый про-граммный код приложения. Интерфейсы с неявным использованием языка широко используются в СУБД для персональных ЭВМ. При-мером такого языка является язык QBE (Query-By-Example).

Языковые средства используются для выполнения двух основ-ных функций:

• описания представления базы данных;

• выполнения операций манипулирования данными. Первая из этих функций обеспечивается языком описания (определения) данных (ЯОД). Описание базы данных средствами ЯОД называется схемой базы данных. Оно включает описание структуры базы данных и налагаемых на нее ограничений целостности в рамках тех правил, которые регламентированы моделью данных используемой СУБД. ЯОД некоторых СУБД обеспечивают также возможности задания ограничений доступа к данным или полномочий пользователей. ЯОД не всегда синтаксически оформляется в виде самостоятельного языка. Он может быть составной частью единого языка данных, сочетающего возможности определения дан-ных и манипулирования данными. Язык манипулирования данными (ЯМД) позволяет запрашивать предусмотренные в системе операции над данными из базы данных. Имеются многочисленные примеры языков СУБД, объединяющих возможности описания данных и манипулирования данными в единых синтаксических рамках. Популярным языком такого рода является реляционный язык SQL. СУБД dBASE IV и FoxPro поддерживают язык программирова-ния xBASE. Язык программирования Access Basic содержит функции обес-печения связи по протоколу OLE 2.0, позволяющие управлять объектами из других прикладных программ, совместимых с OLE 2.0. Кроме того, этот язык позволяет создавать объекты баз данных (за-просы, таблицы), изменять структуру базы данных и создавать ин-дексы непосредственно из прикладной программы. Все рассматриваемые программные средства обладают автоматизированными средствами создания экранных форм, запросов, от-четов, меню, наклеек, стандартных писем. Для создания указанных визуальных и структурных объектов ряд СУБД использует специальные инструментальные средства, называемые "мастерами" или " волшебниками".

7.4. Система управления базами данных Microsoft Access: условия поиска, логические выражения, сортировка, удаление и добавление записей, свойства и типы полей, связанные таблицы, приемы работы с таблицами баз данных Основы технологии работы в СУБД

Типовая структура интерфейса При работе с СУБД на экран выводятся рабочее поле и панель управления. Панель управления включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретной программы. Строка меню содержит основные режимы программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю. Вспомогательная область управления включает:

• строку состояния;

• панели инструментов;

• вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей базы данных и т. п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы представить на экране области таблицы базы данных, формы или отчета, которые на нем в настоящий момент не отображены, используют вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки. Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Важная особенность СУБД — использование буфера промежу-точного хранения при выполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При удалении данных

они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока в него не будет записана новая порция данных. Программы СУБД имеют достаточное количество команд, у ка-ждой из которых возможны различные параметры (опции). Такая система команд совместно с дополнительными опциями образует меню со своими особенностями для каждого типа СУБД. Выбор определенной команды из меню производится одним из следующих двух способов:

• наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода;

• вводом с клавиатуры первой буквы выбранной команды. Получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД, и их использовании можно, войдя в режим помощи. Несмотря на особенности СУБД, совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователю некоторой усредненной системой управления базами данных, может быть разбита на сле-дующие типовые группы: команды для работы с файлами; команды редактирования; команды форматирования; команды для работы с окнами; команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет); получение справочной информации. Основные элементы главного окна Access. В строке заголовка отображается имя активной в данный мо-мент программы. Строка заголовка главного окна Access всегда отображает имя программы MICROSOFT Access. Пиктограмма системного меню - условная кнопка в верхнем левом углу главного окна практически любого приложения. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню, которое позволяет перемещать, разворачивать, сворачивать или закрывать окно текущего приложения и изменять его размеры. При двойном щелчке на пиктограмме системного меню работа приложения завершается.

Полоса меню содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое из этих названий, на экране появляется соответствующее подменю. Перечень подменю на полосе Access, и их содержание изменяются в зависимости от режима работы системы. Панель инструментов - это группа пиктограмм, расположенных непосредственно под полосой меню. Главное ее назначение - ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели инструментов тоже могут изменяться в зависимости от выполняемых операций. Можно изменять размер панели инструментов и передвигать ее по экрану. Также можно отобразить, спрятать, создать новую панель инструментов или настроить любую панель инструментов. В левой части строки состояния отображается информация о том, что вы делаете в настоящее время. Окно базы данных появляется при открытой базе данных. В нем сосредоточены все «рычаги управления» базой данных. Окно базы данных используется для открытия объектов, содержащихся в базе данных, таких как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой базы данных. С помощью вкладки объектов можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос, отчет, форму, макрос, модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных всегда активи-зируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц базы данных. Для выбора вкладки других объектов базы данных нужно щелкнуть по ней мышью. Условные кнопки, расположенные вдоль правого края окна базы данных, используются для работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты базы данных. К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица - это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы. В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы. Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных. Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды щелкнуть мышью по имени нужной таблицы в окне базы данных (или, выделив в окне БД имя нужной таблицы, воспользоваться кнопкой открытого окна БД). Из режима конструктора перейти в режим таблицы можно, щелкнув по кнопке таблицы на панели инструментов. В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение между полями осуществляется с помощью клавиши TAB, а также вверх или вниз по записям с помощью клавиш, но в большинстве случаев пользоваться Мышью гораздо удобнее. Вследствие того, что в таблицах, как правило, содержится большое количество записей, размещение всех их на экране невоз-можно. Поэтому для перемещения по таблице используют полосы прокрутки, расположенные в нижней и правой части окна. Левее нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей таблицы. Для перехода к записям с нужным но-мером необходимо активизировать поле Номера записи, щелкнув по нему, или нажать клавишу F5, после чего набрать на клавиатуре новый номер записи и затем нажать клавишу <Enter>. Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление дан-ных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, ис-пользуя данные уже существующих одной или нескольких таблиц. По сути дела, запрос - это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в базе данных информации. Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы. Здесь надо вспомнить о том, что ответы на запросы получаются путем «разрезания» и «склеивания» таблиц по строкам и столбцам, и что ответы будут также иметь форму таблиц. В режиме конструктора формируется вопрос к базе данных. Форма - это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, в формах не содержит информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма - это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могу строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и (изображение). Режимы работы с формой:

• режим формы используется для просмотра и редактирования данных; предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;

• режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение; формы (структуру или шаблон формы, а не представленные в ней данные), надо открыть форму в режиме конструктора;

• режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов. Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить дан-ные. Режимы работы с отчетом: Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати. Для того чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, надо

• щелкнуть по вкладке Отчеты,

• кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных;

• щелкнуть по кнопке Просмотра. Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).

Макрос - это объект, представляющий собой структурирован-ное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некото-рого поля при изменении его содержания. В макрос можно вклю-чить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Можно также из одно-го макроса запустить другой макрос или функцию модуля. Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В MS Access имеется свыше 40 мак-рокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполне-ние запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, из-менение размеров открытых окон и т.п. Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выпол-нять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения отдельных макрокоманд или их набора. Модуль - объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов. Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Простое выключение компьютера- плохой метод, который может привести к возникновению проблем. При работе WINDOWS приложения используют множество файлов, о существовании которых пользователь может даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жест-кого диска. Безопасно выйти из Access можно несколькими способами: • двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка главного окна Access; • из меню Access выбором пункта Файл Выход, • нажатием комбинации клавиш Alt + F4.

Дата добавления: 2014-01-06