Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии

Секретарь - принимает телефонные сообщения, выполняет поручения руководителя, посылает телефонограммы партнерам, печатает документы. Работает с оргтехникой (ксерокс, факс). Владеет основными навыками работы на персональном компьютере.

Секретарь приемной - принимает и регистрирует входящие сообщения, пришедшие по почте, по электронной почте. Отвечает на вопросы по телефону. Общается с посетителями. Владеет оргтехникой.

Помощник руководителя - самостоятельно составляет документы, решает организационные вопросы по обеспечению деятельности руководителя, готовит материалы для переговоров и совещаний. Готовит командировки. Организует приемы и банкеты. Желательно специальное образование. Приветствуется знание иностранных языков.

Секретарь отдела (офиса) – принимает и производит первичную обработку всей входящей корреспонденции, готовит документацию и ведет учет на персональном компьютере. Является, по сути дела, координатором работы отдела (офиса).

Секретарь-референт - правая рука руководителя. Является специалистом, как в делопроизводстве, так и в области деятельности фирмы. Занимается работой по подготовке докладов, отчетов, презентаций, договоров. Может самостоятельно принимать решения. Имеет высшее образование, желательно не одно.

В приведенном списке, который не претендует на полноту, перечислен примерный круг обязанностей, соответствующих секретарской деятельности. Более подробно эти обязанности оговариваются в должностных инструкциях.

Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания, в том числе и секретаря. Это документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

В должностной инструкции указываются:

o название должности;

o кому подчиняется;

o круг должностных полномочий и обязанностей;

o конкретные производственные или служебные нормативы.

Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров и конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На её основании составляется трудовой контракт с работником.

Примерные должностные инструкции разрабатываются в вышестоящих организациях и носят рекомендательный характер.

Типовые должностные инструкции разрабатываются на основе примерных. В них уточняются права и обязанности конкретных должностных лиц. Такие инструкции утверждаются на предприятии и носят обязательный характер. В них отражается специфика конкретного предприятия.

Индивидуальные должностные инструкции создаются на основе типовых и учитывают требования к конкретной должностной единице и особенности её трудовой деятельности на данном предприятии. Следует особо отметить, что индивидуальная должностная инструкция должна описывать виды работ, выполняемых конкретной должностной единицей, а не предъявлять индивидуальные требования к отдельной личности, как часто происходит на практике. Некоторые должностные инструкции могут быть рассчитаны не на одного, а на группу.

Индивидуальная должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается его руководителем. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

В 1990г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

К основным целям ГСДОУ относятся:

- совершенствование работы аппарата управления;

- упорядочение документооборота и повышение качества документов;

- сокращение количества документов;

- построение информационно-поисковых систем;

- создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Виды классификаций

Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

На рис. представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Документы

Внешние

Внутренние

Классификация документов по характеру связей

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций.

Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы.

Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы.

Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжение и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношение между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записи, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис.

Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока.

Документы

	Входящие

Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Она представлена на рис.

Классификация документов по содержанию

Использование компьютера для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе.

Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

1. простота внесения изменений;

2. использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

3. экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

4. оперативность(от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

5. возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов

6. возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и т.д. Это требовало использования типографических мощностей, привлечения работников почты, что влекло к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твёрдых) копии документов, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяет систему электронного документооборота. Такая форма ведёт к сокращениям управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрации.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдёт, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учёт движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Дата добавления: 2014-01-06