Нумерация, регистрация и хранение документов

Терминология

Вы уже познакомились со многими бухгалтерскими терминами. Вы также знаете, что понятия: счет, журнал, мемориал, баланс, Главная книга, Журнал-Главная ( нужно повторить эти термины!!! ) и др. – пришли к нам из средневековья.

В ходе изучения дисциплины Вы научитесь свободно оперировать профессиональной бухгалтерской лексикой, а пока познакомьтесь еще с несколькими терминами, которые понадобятся нам в самое ближайшее время.

Вместо слов сделать пометки в бухгалтерии говорят учесть или отразить хозяйственную операцию.

Оплаты или поступления могут происходить разными способами:

 наличными, если оплата производится через кассу;

 с помощью платежного поручения; обязанностью банка при этом является перечисление данной суммы в пользу указанного в платежном поручении клиента, имеющего счет в данном (или другом) банке; при этом мы говорим об оплате через банк.

Хозяйственная операция – одно из основных понятий бухгалтерского учета.

Каждый факт хозяйственной деятельности, имевший место на предприятии и оформленный документально, называется хозяйственной операцией.

Часто мы встречаемся, например, с выражением учтите эти операции в журнале. Это просто означает, что финансово-хозяйственные операции надо записать в соответствующую книгу.

Как уже отмечалось, бухгалтерский учет сопровождается оформлением учетных записей – документов.

Бухгалтерский учет предприятия начинается в момент поступления первых финансовых документов от других предприятий или организаций.

На самом предприятии также создаются различные документы. Они обычно связаны с какой-либо финансовой стороной деятельности предприятия.

Движение учетной информации в системе – это процесс отражения учетных записей в бухгалтерских учетных регистрах (журналах) с целью трансформации первичных входных данных в результатную информацию, оформленную в виде внутренней отчетности текущего управления и финансовой отчетности, поставляемой внешним пользователям.

Рассмотрим примеры таких документов.

Каждое поступление денег в кассу предприятия или их расход должны быть подтверждены документом.

Для оформления движения денег в кассе используют ПРИХОДНЫЙ

КАССОВЫЙ ОРДЕР (при поступлении денег в кассу) и РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (при выдаче денег из кассы), которые обязательно регистрируются в Кассовой книге.

Кассовые документы

Финансово-хозяйственные операции всегда записываются на основании документов. Эти документы определенным образом нумеруются, регистрируются и хранятся.

 Кассовым документам и счетам-фактурам, выписываемым нашим клиентам, присваиваются номера в момент их регистрации в книгах.

 Кассовые ордера получают номера начиная с 1 в начале учетного года (которым обычно является начало календарного года). Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров ведется раздельно.

 Банковские документы (обычно) нумеруются в банке, в порядке этих номеров они могут регистрироваться и храниться.

 Платежные поручения нумеруются владельцем банковского счета по порядку.

 Счета, высылаемые клиентам, обычно имеют сквозную нумерацию. Номера их напечатаны на бланках.

 Счета, получаемые от поставщиков, обычно имеют свои собственные номера, но их нельзя использовать для регистрации этих документов в нашей бухгалтерии, так как они для нас носят совершенно случайный характер. Эти номера можно упоминать в графе «описание хозяйственной операции». Покупатель присваивает номера счетам-фактурам, выставленным продавцом, в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (работ, услуг).

Каждый тип документов регистрируется в определенных бухгалтерских регистрах.

 Все кассовые документы регистрируются в КАССОВОЙ КНИГЕ и записываются в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

 Все банковские документы регистрируются в БАНКОВСКОЙ КНИГЕ. Если у нас есть счета в разных банках, то для каждого счета ведется отдельная Банковская книга.

 Все документы, проходящие через предприятие, в т. ч. кассовые и банковские документы, регистрируются в КНИГЕ УЧЕТА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ.

 Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами.

 Продавцы ведут книгу продаж для регистрации счетов-фактур, выписываемых покупателю.

Регистрация в журналах происходит согласно определенной процедуре:

1) все хозяйственные операции записываются под очередной датой и порядковым номером в соответствующем журнале;

2) каждое событие, относящееся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия, описывается с помощью дополнительных данных, как это показано в нашем примере, который Вы найдете ниже.

При использовании журнальной формы к каждому журналу прилагается папка, в которую складывают документы согласно порядку номеров из журнала. Каждый документ при этом легко найти, если мы знаем, в каком журнале и под каким номером он зарегистрирован.

Документы могут также храниться в скоросшивателях, раздельно по видам.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены «Перечнем типовых управлен-ческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000 г.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечата-

на сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней долж-

но быть заверено подписями руководителя организации и главного

бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведут шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами

в качестве отчета по кассовым операциям. При автоматизированном варианте ведения кассовой распечатывается два экземпляра: один – лист кассовой книги, второй – отчет кассира.

ПРИМЕР Представьте, что в магазине в первую неделю февраля были совершены и отражены в соответствующих документах следующие хозяйственные опе- рации: 1 февраля – дневная выручка согласно кассовому реестру 10 000,00 руб. (приходный кассовый ордер (ПКО) № 1). 1 февраля – оплата из кассы за аренду помещения магазина 7 500,00 руб. (расходный кассовый ордер (РКО) № 1). 2 февраля – дневная выручка согласно кассовому реестру (ПКО № 2) 7 500,00 руб. 2 февраля – закуплен за наличный расчет товар у поставщика (РКО № 2) 10 000,00 руб. 3 февраля – дневная выручка согласно кассовому реестру (ПКО № 3) 6 500,00 руб.   3 февраля – выдано из кассы Ивановой И.И. за мытье окон (РКО № 3) 1 000,00 руб. 4 февраля – дневная выручка согласно кассовому реестру (ПКО № 4) 11 250,00 руб. 4 февраля – выручка сдана на расчетный счет в банк (РКО № 4) -16000,00 руб.

Владелец магазина ежедневно должен вносить записи в Кассовую книгу, т. е. регистрировать приходные и расходные кассовые документы.

КАССОВАЯ КНИГА

Дата	№	Описание	Приход	Расход
Касса за 1 февраля	Лист 1
1.02	ПКО № 1	Дневная выручка	10 000,00
1.02	РКО № 1	Арендная плата за февраль		7 500,00
	Оборот	10 000,00	7 500,00
	Остаток на конец дня	2 500,00
Касса за 2 февраля	Лист 2
2.02	ПКО № 2	Дневная выручка	7 500,00
2.02	РКО № 2	Закупка товара за наличные		10 000,00
	Оборот	7 500,00	10 000,00
	Остаток на конец дня	0,00
Касса за 3 февраля	Лист 3
3.02	ПКО № 3	Дневная выручка	6 500,00
3.02	РКО № 3	Ивановой И.И. за мытье окон		1 000,00
	Оборот	6 500,00	1 000,00
	Остаток на конец дня	5 500,00
Касса за 4 февраля	Лист 4
4.02	ПКО № 4	Дневная выручка	11 250,00
4.02	РКО № 4	Сдана выручка в банк		16 000,00
	Оборот	11 250,00	16 000,00
	Остаток на конец дня	750,00

ПОЯСНЕНИЯ

На основании приходных кассовых ордеров мы с Вами оприходовали выручку от реализации товаров в магазине, поэтому суммы полученной выручки мы записали в колонку «Приход». Оплата аренды помещения предполагает выдачу денежных средств из кассы, поэтому выданные из кассы суммы денежных средств мы записали в колонку «Расход».Как видно из нашего примера, хозяин магазина, регистрируя приходные и расходные документы в Кассовой книге, ежедневно имеет информацию о наличии де-нег в кассе.

Каждое предприятие регулярно составляет баланс для оценки финансовой ситуации. По бухгалтерскому балансу можно определить, сумеет ли предприятие оправдать взятые на себя обязательства перед кредиторами, инвесторами, покупателями, про­давцами или его ожидают финансовые затруднения.

взвешиваемый груз гири, разновесы

Баланс – особого рода таблица, в которой представлено все, чем владеет предприятие, и все его задолженности на определенный момент. Его характерная черта – две части: левая (актив) и правая (пассив).

«Баланс» – слово латинского происхождения, обозначающее весы с двумя чашами. Взвешивая что-либо, на одну чашу мы укладываем предметы, которые надо взвесить, на другую чашу — столько разновесов, сколько необходимо для достижения равновесия. Таким образом, вес интересующего нас груза равен суммарному весу разновесов, установленных на противоположной чаше. В бухгалтерии речь идет о том же самом, т.е. баланс организации отражает ее финансовое положение на определенный момент времени, финансовое равновесие. Прежде чем взяться за составление баланса, следует обратить внимание на то, откуда организация берет деньги и на что она их тратит. Для осуществления хозяйственной деятельности организация должна получить определенные средства, затратив на них деньги, а значит, сначала должна занять деньги у сторонних лиц, т.е. образовать долги, или обязательства.

При составлении баланса используются определенный порядок позиций и постоянная терминология. Познакомьтесь с этой важной информацией.

АКТИВ	ПАССИВ
I. Внеоборотные активы Нематериальные активы Основные средства Прочие внеоборотные активы II. Оборотные активы Запасы Дебиторская задолженность Финансовые вложения Денежные средства Прочие оборотные активы	III. Капитал и резервы Уставный капитал Прибыль/убыток IV. Долгосрочные обязательства Долгосрочные кредиты и займы V. Краткосрочные обязательства Займы и кредиты Кредиторская задолженность Доходы будущих периодов Прочие краткосрочные обязательства
БАЛАНС:	БАЛАНС:

Вы заходите в магазин. У Вас имеется 200 рублей. Вы приобретаете 2 книги по 100 рублей каждая. Как Вы думаете, что в данном случае будет в активе (книги или деньги), а что в пассиве?

Порядок составления баланса

Как видно из таблицы, актив баланса состоит из двух разделов:

 внеоборотные активы;

 оборотные активы.

Нематериальные активы (НМА) — это исключительное право на результаты интеллектуальной деятельности (программное обеспечение, патенты, торговые марки, товарные знаки).  

Главными составляющими внеоборотных активов являются нематериальные активы и основные средства.

Основные средства (ОС) — часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг в течение периода, превышающего 12 месяцев, и посте- пенно переносящая свою стоимость на изготавливаемую продукцию в виде износа.

Оборотные активы — это такие составляющие части собственности, которые в ходе хозяйственного процесса полностью переносят свою стоимость на изготавливаемую продукцию или полностью реализуются в течение 12 месяцев.

Второй раздел активов – оборотные активы (средства).

В составе оборотных средств можно выделить следующие подгруппы:

 запасы (товары, материалы, сырье, готовая продукция и т.п.);

 дебиторская задолженность (суммы, причитающиеся от покупателей) и прочие дебиторы;

 финансовые вложения;

 денежные средства.

К позиции прочие дебиторы можно отнести, в том числе, оплаченные нами авансы или суммы, которые нам должны.

Актив = Пассив

Пассивы состоят из собственных источников финансирования:

- уставный капитал;

- добавочный капитал;

- резервный капитал;

- нераспределенная прибыль;

- целевое финансирование.

К заемным источникам относятся:

- кредиты и займы;

- кредиторская задолженность.

Все хозяйственные операции предприятия регистрируются на протяжении всего учетного года на конкретных счетах Главной книги.

Главная книга представляет собой набор бухгалтерских счетов, которые служат для записи финансовых операций, имеющих отношение к каждому из этих счетов.  

Записи в Главной книге выполняются согласно определенным правилам. Для их объяснения вернемся к нашему примеру. Все финансовые события в магазине предпринимателя Попова на протяжении первой недели января 20XY года запишем теперь на соответствующих счетах Главной книги.

1. 3 января на счет в банке поступили денежные средства в счет погашения дебиторской задолженности от Г. Земского в сумме 4 350,00 руб.

В результате этой операции:

 увеличился остаток денежных средств на банковском счете (запись производится в дебет счета «Банковский счет»);

 уменьшилась сумма дебиторской задолженности (запись производится в кредит счета «Дебиторы»).

А теперь сделаем записи на счетах Главной книги:

ГЛАВНАЯ КНИГА

Дата	Журнал или вид документа	Описание хозяйственной операции	Счет «Дебиторы»	Счет «Банковский счет»
Дт	Кт	Дт	Кт
1.01	Начальный баланс	Сальдо начальное	12 235,00		8 500,00
3.01	Банковская выписка	Г. Земский		4 350,00	4 350,00

Колонка «Дата» - дата записи.

Колонка «Журнал или вид документа» - сокращенное название книги, в которой учтен документ, являющийся основанием для данной операции, или группы документов, к которой отнесен данный первичный документ.

Колонка «Описание» - краткое описание хозяйственной операции, отраженной в первичном документе.

Колонка «Счет» - наименование бухгалтерского счета (счета Главной книги).

Колонка «Дт» - сумма по дебету счета.

ПРАВИЛО 1 Главная книга всегда остается в равновесии, так как каждая операция учитывается дважды. Каждая финансовая операция как минимум один раз дебетуется на одном из счетов Главной книги и как минимум один раз кредитуется на другом счете этой книги.

Колонка «Кт» - сумма по кредиту счета.

Это правило называется правилом ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ.

Перейдем к другому финансовому событию в магазине предпринимателя Попова:

2. 4 января с банковского счета Попова была оплачена кредиторская задолженность фирме «Батавус» на сумму 12 500,00 руб.

Это привело к:

 уменьшению денежных средств на банковском счете (запись производится в кредит счета «Банковский счет»);

 уменьшению кредиторской задолженности (запись производится в дебет счета «Кредиторы»).

Записываем изменения на соответствующих счетах Главной книги:

ГЛАВНАЯ КНИГА

Дата	Журнал или вид документа	Описание хозяйственной операции	Счет «Банковский счет»	Счет «Кредиторы»
Дт	Кт	Дт	Кт
1.01	Начальный баланс	Сальдо начальное	8 500,00			561 754,00
3.01	Банковская выписка	Г. Земский	4 350,00
4.01	Банковская выписка	Фирма «Батавус»		12 500,00	12 500,00

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ На основании данных Главной книги составьте баланс магазина Попова по состоянию на 5.01.

Уже после этих двух записей Вы должны были обратить внимание на тот факт, что:

Дата добавления: 2014-01-06