Построение диаграмм

Фильтрация данных

Сортировка данных

Сортировка используется для выстраивания данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Необходимо сначала выделить данные, подлежащие сортировке, затем выбрать меню Данные, Сортировка. Открывается диалоговое окно, в котором задаются параметры сортировки. При любой сортировке пустые ячейки помещаются в конец данных. Можно задавать сортировку кнопками панели инструментов. Необходимо соблюдать осторожность при сортировке ячеек, содержащих формулы (относительные адреса будут меняться, что скажется на результате вычислений).

Используется для выделения части данных и делает видимой часть таблицы. Перед фильтрацией таблицу необходимо выделить, выбрать пункт меню Данные, Фильтр, Автофильтр. В верхней строке таблицы в каждой ячейке появится значок Ñ. Щелкнув по нему, появляется содержимое данного столбца. Выбрав нужное значение, щелкнуть левой кнопкой мыши, Excel оставит только те строки, в которых содержится выбранное значение. Это значение называется критерий фильтра.

Отфильтрованные строки можно выделять другим цветом, менять в них шрифт и эти параметры сохранятся после снятия фильтрации. Отфильтрованные таблицы можно фильтровать повторно по другим критериям. Если необходимо отфильтровать не всю таблицу, то предварительно выделяются те столбцы, в которых необходимо провести фильтрацию. В отфильтрованных участках млжно производить вычисления, используя для этого функцию “Промежуточные итоги”. Отменить фильтрацию можно через меню Данные, Фильтр, убрать флажок Автофильтр.

Можно производить фильтрацию по нескольким критериям. Для этого в раскрывшемся списке столбца выбрать строку «Условие». Откроется диалоговое окно «Пользовательский автофильтр». Для критерия отбора можно использовать знаки >,<, >=, <=, <>, а также операторы И и ИЛИ.

В Excel существует 2 типа диаграмм:

1. внедренные диаграммы - содержатся на том же месте, где таблица, и сохранены в том же файле;

2. диаграммные листы - на отдельном листе и сохранены в отдельном файле.

Оба типа строятся с помощью мастера диаграмм через панель инструментов. Открывается диалоговое окно, которое состоит из нескольких окон.

1 шаг - задается тип диаграммы (предложено 15 типов диаграмм с рисунками).

2 шаг - служит для задания интервала, по которому будет строиться диаграмма. Для удобства лучше предварительно выделить интервал данных в таблице, тогда на этом шаге он будет внесен автоматически.

3 шаг – задание параметров диаграммы.

4 шаг – выбор куда поместить диаграмму.

При изменении данных в таблице, диаграмма будет автоматически меняться.

График можно перемещать по рабочему столу, для этого надо нажать на диаграмме левой кнопкой и не отпуская ее перетащить.

Можно менять размеры графика (так же, как размеры окон).

Для редактирования диаграммы - 2 раза левой кнопкой мыши внутри диаграммы, каждый элемент будет обведен черным квадратом и двойной щелчок по отдельному элементу позволяет его редактирование. Можно редактировать с помощью контекстного меню.

Добавление данных в диаграмму:

1 способ. Выделить в таблице диапазон, который нужно добавить, установить курсор на границе выделенной области, нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее переместить этот диапазон в диаграмму. Появится окно “Специальная вставка” (указать параметры, Добавить ячейки как новые ряды.)

2 способ. Выделить данные, скопировать в буфер, переместить курсор на диаграмму и вставить из буфера.

3 способ. Выделить диапазон данных, меню Вставка, Новые данные.

Можно изменить внедренную диаграмму на диаграммный лист и наоборот. Для этого курсор на диаграмме, меню Вставка, Диаграммы, Расположение и указать имя листа.

Диаграмму можно защитить от изменения: меню Сервис, Защита.

Оформление таблицы

На панели инструментов есть кнопка “обрамление” (границы). Нажав ее, появляются типы и виды линий, среди которых выбираются нужные.

Можно выделить нужные диапазоны цветом.

В меню Формат, Автоформат, будет предложено 16 готовых стилей оформления. Можно выбрать готовый стиль. Есть вкладка «Параметры», где можно изменить любой из стилей.

В меню Сервис, Параметры можно задать сетку таблицы, заголовки строк и столбцов.

Сводные таблицы

Они позволяют анализировать данные, группировать и обобщать.

Сводные таблицы используются для:

1. Если существует большое количество однотипных данных, можно создать обобщаемую таблицу.

2. Можно реорганизовать таблицу с помощью перетаскивания полей.

3. Можно строить диаграмму на основании сводных таблиц.

4. Отбор и группировка данных

Для построения сводной таблицы используется мастер сводной таблицы. Он запускается через меню Данные, Сводная таблица, открывается диалоговое окно, состоящее из четырех шагов:

1 - указываем на основе каких данных строить сводную таблицу. (в списке или базе данных, во внешнем источнике или в нескольких диапазонах консолидации). При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете. При консолидации данных нескольких списков или листов, списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов.

2 – указывается диапазон, содержащий данные (лучше сначала выделить таблицу, тогда диапазон будет внесен автоматически). Исходный список или база данных должны иметь заголовки столбцов, так как содержимое ячеек первой строки списка будет использоваться в качестве имен полей.

3 – задается структура сводной таблицы, т.е. как размещать элементы таблицы в столбцах или строках.

4 - где расположить сводную таблицу.

В сводной таблице автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный список содержит общие и промежуточные итоги, их, возможно, потребуется удалить, перед созданием сводной таблицы.

Дата добавления: 2014-01-06