Коммерческая корреспонденция, речевой этикет в документе

Письма – одна из важнейших частей деловой документации. Деловыми письмами называют документы, которые служат для связи организации с внешними структурами.

Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Деловые письма обязательно регистрируются.

По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма.

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию, например, расписка, приглашение, протокол собрания и др.

По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма – рассылаются одним адресантом нескольким подчиненным получателям. Обычные письма направляются одному получателю.

По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом).

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение - договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Нерегламентированные письма тем не менее предполагают стандартные элементы: структуру письма, форму обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По цели письма подразделяются на информационные, создаваемые с целью передать информацию и документы, и рекламные - призванные повлиять на адресата.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре – чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

кто пишет письмо (адресант);

получатель (адресат);

тема;

цель;

функция письма;

сколько вопросов будет обсуждено в письме;

каким образом оно будет отправлено;

существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:

- оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;

- текст самого письма.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

Реквизиты отправителя (адресанта);

Реквизиты получателя (адресата);

резолюция руководителя;

заголовочная часть;

текст письма;

подписи составителей письма.

Текст рассматриваемых документов, как и любого другого вида деловых писем, должен включать

- обращение,

- вводную часть,

- основную часть,

- заключение.

В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов!; Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.) Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Уважаемая Анна Петровна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Типичные языковые формулы, используемые в вводной части письма. Письмо-запрос: В целях ознакомления с...

Письмо-предложение: (оферта) В ответ на Ваш запрос от...

В подтверждение нашей предварительной договорённости...

Зная Вас как надёжного партнёра...

В соответствии с Вашей просьбой...

Согласно контракту №... от...

ООО «Полюс» в связи с... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение...

Письмо-рекламация: К большому сожалению...

С сожалением...

Письмо-ответ: В ответ на Ваше письмо от...

В ответ на Ваш запрос от...

Нами рассмотрены Ваши предложения...

Подтверждаем получение...

В связи с...

Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма.

Языковые формулы, используемые в основной части письма.

Письмо-запрос: Прошу предоставить информацию...

Просим выслать...

Письмо-предложение (оферта):...направляю Вам...

Высылаю Вам перечень предложений......мы с удовольствием предлагаем Вам...

Наша компания имеет честь предложить Вам...

… предлагает изготовление...

Письмо-рекламация: (Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении...

Направляем Вам товар /рекламацию/ рекламационный акт...

Сообщаем Вам, что...

Мы вынуждены поставить Вас в известность, что...

Ставим Вас в известность, что...

Доводим до Вашего сведения...

Письмо-ответ:...сообщаю Вам, что......информируем Вас, что...

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости:

Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества...

Заранее благодарны...

Просим выслать...в течение недели...

Надеемся получить ответ в ближайшее время...

В ожидании скорого ответа...

С уважением...

Текст письма в среднем должен занимать около одной страницы машинописного текста и ни в коем случае не должен превышать трёх машинописных страниц.

Ряд требований является интернациональным. Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя.

Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.

Делайте каждое предложение точным и завершённым, насколько это возможно.

Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли. Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.

Написав предложение, обязательно отредактируйте его. Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов:

- стиль изложения (с одной стороны он не должен быть разговорным, с другой - не должен быть чрезмерно синтаксически сложным);

- длину предложения (не более 20 слов);

- порядок слов;

- выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т.п.) и однозначность их прочтения;

- правильное применение местоимений;

- форму подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы);

- время, в котором употребляются глаголы.

Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем ещё раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.

Проверьте правильность написания имён.

Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания.

Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте её расшифровку.

Дата добавления: 2014-01-06