Понятие унифицированной системы документации

Классификация в ИС

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.

Правила классификации продукции

Принята классификация выпускаемой продукции по следующему ряду уровней: семейство продуктов, группа продуктов и серия продуктов.

Для каждой единицы продукта должны указываться следующие атрибуты: код серии продукта, конфигурационные параметры и свойства.

Содержание документов или показателей можно достаточно полно и точно отразить с помощью списка ключевых слов – дескрипторов. Для того чтобы обеспечить точность и однозначность поиска с помощью дескрипторного языка, необходимо предварительно определить все постоянные отношения между терминами. Все выделенные отношения явно описываются в систематическом словаре понятий – тезаурусе.

Для полной формализации информации проводят процедуру кодирования. Кодирование реализует перевод информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему с помощью кодов. Система кодирования – это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код – это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Код базируется на определенном алфавите (некоторое множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.

К методам кодирования предъявляются определенные требования:

• кодирование в пределах заданного множества;

• алфавит кода состоит из десятичных цифр и букв;

• минимальная длина кода и достаточный резерв незанятых позиций классификатора.

Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления объектом.

Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода: проведение унификации и стандартизации документов; введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их
обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Дата добавления: 2014-01-06