Режимы работы табличного процессора

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

§ исходные или первичные данные - константы;

§ производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

В обычном режиме работы табличного процессора в ячейках с вычисленными (производными) данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активизации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

Можно установить такой режим работы текстового процессора, что в ячейках будут показываться (и выводиться на печать) формулы, а не значения, полученные в результате вычислений. Для этого нужно использовать команду меню СЕРВИС→ Параметры и в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид в поле Показывать установить переключатель Формулы.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Тип данных подразумевает:

§ допустимое множество значений, которые может принимать константа или переменная;

§ допустимое множество операций над этими данными.

Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения (р. или $), разделители и др. Символы, которые используются в отдельных странах для обозначения разделителей, могут различаться.

Обычно в качестве десятичного разделителя используются:

§ запятая - в России и во многих других странах;

§ точка - в США.

В качестве разделителя тысяч используются:

§ пробел - в России;

§ запятая - в США;

§ точка - во многих других странах.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Это объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул.

Программа Excel распознает внешние форматы дат, в которых день, месяц и год разделены с помощью точки, косой черты или пробела. Например, 31.12.99, 31/12/99 или 31 декабря 99.

Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся по латинскому регистру.

Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др.

При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.

Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно.

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов. Функции, в которых в качестве аргумента используется другая функция, называются вложенными.

Аргументами функции могут быть:

§ числа;

§ ссылки на ячейки и диапазоны ячеек;

§ имена;

§ текст;

§ другие функции;

§ логические значения и др.

Имена функций можно набирать на любом регистре - верхнем или нижнем. После правильного ввода функций буквы автоматически преобразовываются в прописные. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:

§ Математические и тригонометрические;

§ Статистические;

§ Финансовые;

§ Логические;

§ Инженерные;

§ Информационные;

§ Функции даты и времени;

§ Функции управления базами данных и списками и др.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима.

Для того чтобы числа и даты воспринимались программой как текст, перед ними нужно ставить апостроф или пробел или заключать вводимые числа и даты в кавычки.

По умолчанию текстовые данные после завершения ввода автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числовые - по правому краю. При последующем форматировании тип выравнивания можно изменить.

Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (в самом низу окна программы). Табличный процессор Excel может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них:

§ режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово;

§ режим ввода данных - в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

§ режим редактирования- отмечается появлением индикатора Правка;

§ командный режим (режим команд) - в Строке состояния появляются подсказки;

§ запись макроса - производится запись макроса. Макросы содержат программы последовательности команд или действий пользователя. Для записи макросов используются специальные языки микропрограммирования, например Visual Basic. В Excel существует панель инструментов Макрос и специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Режим готовности - режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки.

Режим готовности автоматически переключается в режим ввода данных в тот момент, когда начинается ввод данных в определенную ячейку. При этом адрес и содержимое активной ячейки отражаются в строке формул. По окончании ввода данных в ячейку программа возвращается в режим готовности. Такая последовательная смена режимов происходит многократно, до тех пор, пока продолжается ввод данных.

Попытка в режиме ввода данных внести исправления в ячейку, уже содержащую ранее введенные данные, приводит к потере этих данных. Чтобы этого не произошло, необходимо перейти в специальный режим редактирования.

В командном режиме (режиме команд) пользователю предоставляется возможность мышью или комбинацией клавиш выбрать нужную команду (пункт меню или пиктограмму). После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности. В режиме команд в Строке состояния появляются подсказки о назначении используемого инструмента или расшифровки текущих команд меню. В командном режиме активизировать строку Главного меню можно с помощью клавиш Alt или F10, для активизации контекстного меню используется комбинация клавиш Shift+F10 или щелчок правой кнопки мыши.

Дата добавления: 2014-01-06