Состав и характеристика интегрированных информационных систем. ERP-системы как корпоративный стандарт

Структура и схема функционирования процессных информационных систем

Альтернативный взгляд на управление экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы. Наличие бизнес-процесса, рассматриваемого в качестве отдельной единицы, позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов предприятия).

Процессный подход ориентирует на управление не отдельными структурными подразделениями предприятия, выполняющих свои функциональные обязанности, а на управление сквозными бизнес-процессами. Эти процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги.

Процесс – это совокупность видов деятельности, которая по технологии преобразует входы в выходы. Выделяют две группы процессов:

- сквозные: проходящие через несколько подразделений (межфункциональные);

- процессы подразделений: деятельность ограничена рамками одного подразделения.

Примеры: процесс производства, процесс продаж, процесс поставок и т.д.

Мотивацией к выделению процессов является сокращение затрат на создание добавочной стоимости. Большинство процессов имеет косвенное отношение к увеличению ценности конечного продукта [Gregory I., Rawling S.B. Profit from time- London: MacMillan-Business, 2001]. Поэтому все операции на предприятии делятся на те, что добавляют стоимость в производимый товар, и операции косвенно влияющие на его стоимость.

Если процесс увеличивает добавленную стоимость, то он называется бизнес-процессом. Выделяют их часто на основе клиенто-ориентированных цепочек.

Под бизнес-процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых увеличивает добавленную стоимость и позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя.

Если процесс представить цепочкой создания добавленной стоимости, то все они делятся на:

- основные (бизнес-процессы);

- вспомогательные процессы.

Основные бизнес-процессы - это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие – производимый конечный товар или услуга). Например, производственные процессы, логистические и пр.

Вспомогательные процессы не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, но без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости. Они, как правило, соответствуют управленческой деятельности.

Типовыми процессами такого класса являются:

бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.;

процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Деление процессов на основные и вспомогательные является нечетким, та как в одних ситуациях они могут быть основными, а в других – вспомогательными. Кроме того, основной процесс по мере своей реализации может перетекать в вспомогательный.

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. Например, основной процесс «Производство» состоит из следующих операций: получение материалов, настройка оборудования, выполнение операции, сдача продукции, упаковка и т.д. Вспомогательный процесс «Планирование предоставления услуг» состоит из операций:

- определение объема услуг;

- создание нового предложения;

- изучение имеющегося запаса;

- описание услуги;

- калькуляция услуги и т.д.

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

- эффективностью (доходностью, стоимостью, временем, качеством);

- входом (информация, материалы);

- выходом (результат выполнения процесса);

- процессом (последовательность операций);

- схемой (графическое представление последовательности операций);

- владельцем (ответственный за бизнес-процесс).

На рис. 2.5 представлена структура информационной системы, ориентированной на обслуживание бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, первый из которых содержит пять, а второй шесть бизнес-операций. Их расшифровка выполнена с помощью стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющие соответствующую операцию. Например, бизнес-процесс 1 состоит из следующих бизнес-операций:

БО-11 - Разработка технологического процесса и оснастки для изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 1 в производственном отделе;

БО-12 - Составление плана производства и плана-графика изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 - Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 - Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход в организации функциональной части ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления. Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой – руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.

На рис. 2.6 представлено двойное подчинение работников из различных структурных подразделений.

В силу сложившихся традиций в управленческой деятельности в нашей стране лучшим вариантом является изменение структуры предприятия под выделенные сквозные бизнес-процессы. Изменение границ структурных подразделений под бизнес-процессы обеспечивает целостное управление ими.

Интеграция (лат. integratio) – связывание (объединение, слияние) отдельных частей или функций системы является одним из условий ее функционирования. Далее под интегрированной информационной системой будет пониматься открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и производственные процессы в одно целое.

Удачные разработки, создаваемые на основе национальных стандартов, со временем распространяются за пределы одного государства и становятся достоянием многих стран. Для них может и не существовать международных стандартов, однако, стремление к высокому уровню эффективности за счет информационной поддержки всего цикла управления (планирование – учет – анализ – регулирование) возводит их в статус фактических стандартов.

В настоящее время наибольшую популярность среди интегрированных информационных систем приобрели системы класса ERP. Восьмидесятые годы ХХ столетия были годами их быстрого развития. Создавались эти системы на базе стандартов MRP и MRP II принятых Американским обществом управления производством и запасами в 1989 году.

Стандарт MRP (Material Requirements Planning) определяет последовательность операций, предназначенных для планирования потребности предприятия в материалах. Процесс MRP представлен на рис.___.

Информационная система MRP – это средство управления заказами на готовую продукцию, сырьем и материалами. Она позволяет заказать столько сырья и материалов, сколько необходимо для плана заказов.

Данный стандарт впоследствии многократно модифицировался, включая все новые и новые возможности. Появился стандарт MRP I I, который включает MRP c добавлением CRP (Capacity Requirements Planning) – потребности в производственных мощностях и управление складскими запасами (SIC).

Можно условно записать следующее:

MRP I I = MRP + CRP + SIC.

Базой для всех модификаций служит MRP II Standard System, который содержит описание 16 групп функций (http;// www.citforum.ru/cain/mrp/mrp2. phtml/):

- планирование продаж;

- планирование ресурсов;

- управление складом;

- планирование поставок;

- планирование производственных операций;

- управление финансами;

- оценка результатов деятельности и др.

Последовательность планирования согласно стандарту MRP II, представлена на рис. 3.8.

Со временем стандарт MRP II стал дополняться, так как не обеспечивалась необходимая интеграция с системами проектирования и конструирования. Кроме того в нем мало внимания уделялось управлению затратами, а связь с кадрами вообще отсутствовала. Появилась система ERP (Enterprise Resource Planning) – планирование ресурсов предприятия, которая стала претендовать на мировой стандарт (http://www.apics.org). Определить ее можно следующим образом: ERP – это интегрированная система, обеспечивающая планирование и управление всеми ресурсами предприятия, его снабжением, сбытом, кадрами и заработной платой, производством, научно-исследовательскими и конструкторскими работами.

В состав ЕRP-систем в большинстве случаев стали включать следующие функции:

- планирование всех ресурсов;

- производство;

- кадры и зарплата;

- сбыт и снабжение;

- научно-исследовательские и конструкторско-технологические разработки.

На рис. 3.9 представлен типовой состав функций современной ERP-системы.

В 80-90 годах прошлого столетия изменились требования к информационным системам. В результате появились системы, ориентированные на учет:

- глобализации сбыта и поставок;

- роста конкуренции из-за возможностей получения информации из глобальной информационной сети;

- увеличения количества заказных производств (производство по заказам).

Учет новых требований отразился на составе ERP-систем. Появилась новая концепция, известная под аббревиатурой ERP II, которая частично обеспечивает перечисленные требования. Главная особенность такого класса систем, состоит в следующем: обработка заказов должна быть связана с планированием производства, а плановые потребности автоматически должны стыковаться с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматически изменяется в соответствующих бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедленно становится известной соответствующим должностным лицам.

Современные системы класса ERP уже содержат необходимые компоненты, позволяющие организовать информационное сопровождение большинства этапов снабжения, производства и реализации продукции. На рис. 2.8 представлен типовой состав ERP-системы.

В практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках ERP-систем в одно целое:

- SCM (Supply Chain Management) – управление цепочками снабжением;

- CRM (Customer Relationship Management) – управление взаимоотношениями с клиентами;

- CRP (Capacity Requirements Planning) – планирование потребности в производственных мощностях.

Центральное место в ней занимает CRP-система, основная задача которой состоит в расчетах загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени на его переналадку, простои, корректировку планов производства и т.д. Решается данная задача на основе плана-графика производственных заказов и заказов на поставку материалов.

Система планирования процессов снабжения (SCM-система) обеспечивает координацию и контроль всех участников цепочки снабжения. SCM-системы позволяют предприятиям, выпускающих сложную продукцию, организовать передачу требований субподрядчикам, координировать работу с поставщиками, а также планировать производственные графики для рационального использования производственных и складских помещений.

Типовые функции SCM-систем состоят в следующем:

- закупки и снабжение производства (организация взаимодействия с поставщиками, оформление заказов, осуществление расчетов и т.д.);

- управление складами (отслеживание и размещение товаров на складах, прием на хранение, отпуск со склада и т.д.);

- управление транспортом (расчеты стоимости перевозки, таможенные затраты, стоимость разгрузочно-погрузочных работ и т.д.).

Помимо организации работы с поставщиками важное место занимает работа с клиентами. Для этого создаются CRM-системы, обеспечивающие полный цикл сопровождения клиентов от маркетинга и продаж до послепродажного обслуживания. В основе такого рода систем лежит единая база данных о потенциальных и реальных покупателях. С помощью SRM-систем осуществляется:

- поиск и анализ информации о клиентах (сбор и передача информации о клиентах для определения их специфических характеристик);

- планирование рынка (вырабатывается для групп клиентов предложения, учитывающие их специфические характеристики, определяются каналы продажи и т.д.;

- взаимодействие клиентов (собственно обслуживание клиентов).

Дата добавления: 2014-01-06