Требования к информативной составляющей документного текста

Особенности этикета и этические аспекты письменного делового общения.

Характер изложения информации в документе.

Требования к композиции документа.

Требования к информативной составляющей документного текста.

Интернациональные свойства деловой письменной речи

Лекция 3

Вопросы:

Лаконизм и информативная достаточность документного текста. Лаконизм (оптимально документ не должен превышать объем одной-двух страниц) сочетается в официальных бумагах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что официальное послание должно содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Типичные ошибки в тексте документа с точки зрения его информативноти. Пустословие. Каждое предложение текста должно сообщать пользователю новую для него информацию. Если же высказывание не несет важной, полезной, новой для адресата информации, то оно является лишним, «отяжеляет» текст документа. Например:«Техническое обслуживание прибора проводится квалифицированными инженерно-техническим персоналом с целью обеспечения его работоспособности в период эксплуатации». (Если бы автор указал, какая именно требуется квалификация, какие именно условия, обеспечивают «работоспособность в период эксплуатации», то предложение было бы содержательно полезным).

Многословие (слишком подробное описание само собой разумеющегося, когда можно выразиться короче и точнее). Например, неправильно: Периодичность технического обслуживания должна быть в пределах, указанных в табл.3; правильно: Периодичность технического обслуживания приведена в табл.3. Смысловая недостаточность (нередко ведет к алогичности). Например: Неправильно: Эксплуатация прибора должна производиться в соответствии с паспортом. …рекомендуется применять в качестве приводов гусеничные, при помощи которых достигается относительно плавное движение тяговой цепи. Ручка имеет три фиксированных положения. Транспортирование грузов происходит на одиночных тележках (избыточность).

Изделия должны быть уложены в ящики из картона гофрированного (порядок слов). Правильно: Эксплуатация прибора должна производиться в соответствии с требованиями, указанными в паспорте. …рекомендуется применять гусеничные приводы, обеспечивающие более плавное движение тяговой цепи. Ручка может находиться в трех фиксированных положениях.

Грузы транспортируются на одиночных тележках. Изделия должны быть уложены в ящики из гофрированного картона.

Достоверность информации в документе. Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма зависит его исполнение.

2. Требования к композиции документа. Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом документа, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. В качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Дата добавления: 2014-01-06