Особенности функционирования и цели создания экономических информационных систем

Экономика страны, ее отрасли и первичные хозяйствующие объекты могут рассматриваться как экономические системы (ЭС), характеризующиеся большим количеством включаемых в них элементов, сложной структурой, а также наличием множества внутренних и внешних взаимосвязей между ними.

В состав ЭС входят трудовые, природные, материально-вещественные, информационные и другие ресурсы.

ЭС присущи следующие основные свойства:

v Сложность структуры, обусловленная одновременным функционированием нескольких различных иерархических структур.

v Специфические особенности природы экономических процессов и явлений, выражающиеся во взаимодействии объективных и субъективных факторов.

v Свойства целостности системы, т.е. элементы системы не могут рассматриваться отдельно вне системы. Например, ни одно из подразделений не может выпускать продукцию, изготавливаемую всем предприятием.

v Сложность информационных процессов, обусловленная многочисленными связями между управляющей и управляемой подсистемами.

v Множественность целей, которые могут не совпадать с целями отдельных подсистем.

Систему, обеспечивающую реализацию процессов управления, обычно называют системой управления. Для ее функционирования характерно наличие управляющей подсистемы (субъекта управления). Подсистема представляет собой совокупность элементов, обеспечивающих слежение за деятельностью объекта управления и осуществляющих его приведение к заданному режиму функционирования.

Объектами управления в экономике могут выступать различные экономические системы, к которым можно отнести государственные и торговые организации, коммерческие учреждения, объединения и фирмы. Их функционирование осуществляется путем информационного взаимодействия управляющей и управляемой подсистем между собой и с внешней средой по различным каналам связи.

Управляющая подсистема получает и обрабатывает информацию X о состоянии объекта управления (обратная связь) в заданный момент времени и, располагая целью и правилами принятия управленческих решений, вырабатывает управляющее воздействие Y (прямая связь). В результате этого воздействия объект управления изменяет свое состояние, что фиксируется управляющей подсистемой. На параметры объекта управления в каждый фиксированный момент времени оказывают влияние внешняя среда и предшествующее состояние его элементов.

Для организации управления экономической системой характерны следующие закономерности.

1. Управление осуществляется путем сбора, обработки и анализа информации.

2. Управление осуществляется с использованием принципа обратной связи: управляющее воздействие формируется на основе информации о реакции объекта на предыдущие управляющие воздействия. Прямая связь задает цели и параметры функционирования объекта управления, обратная связь отражает параметры его фактического состояния в заданный момент времени.

3. Управление, рассматриваемое как совокупность целенаправленных действий, может быть реализовано лишь тогда, когда система располагает целью управления и правилами принятия решений в тех или иных ситуациях.

Данные закономерности управления в сложных экономических системах предопределяют тот факт, что для выработки в них эффективных управляющих воздействий необходимы создание соответствующих алгоритмов управления, а также переработка значительных объемов разнообразной информации.

Этим вызвано широкое развитие работ по созданию экономических информационных систем (ЭИС), базирующихся на применении разнообразных экономико-математических методов и моделей, используемых для моделирования управленческих процессов и средств вычислительной техники и программного обеспечения, обеспечивающих оперативную и достоверную обработку всей необходимой информации в интересах достижения поставленных целей.

ЭИС - это совокупность различных средств (информационных, программных, технических, организационных и др.), предназначенных для сбора, обработки и выдачи информации в целях оптимизации принятия решений, в результате которых снижается непосредственное участие человека в осуществлении того или иного производственного процесса или процесса управления.

При этом под оптимизацией понимается выбор того или иного варианта управления, при котором достигается минимальное или максимальное значение некоторого критерия, обеспечивающего качество управления.

2. ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ, КЛАССИФИКАЦИЯ И ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Указанные выше свойства экономических систем создали необходимость применения при создании ЭИС соответcтвующих принципов.

1. Принцип сис­темного подхода. Суть его состоит в том, что каждое явление расcматривается и оценивается во взаимосвязи с другими.

При этом подходе в процессе создания любой ЭИС выполняются следующие этапы:

• определение целей системы;

• выработка требований к системе, т.е. границ объекта управления;

• определение функциональных подсистем, их структуры и задач в общей системе управления;

• выявление и анализ связей между подсистемами;

• установление порядка функционирования всей системы в целом и ее динамики.

2. Принцип решения новых задач. Означает, что эффективность ЭИС повышается при решении задач, которые при традицион­ной ручной технологии управления невозможно решить или можно решить с недостаточной точностью.

3. Принцип первого руководителя. Состоит в том, что разработку и внедрение ЭИС нужно проводить под непосредственным руководством первого руководителя объекта.

4. Принцип непрерывного развития системы. Указывает на то, что при про­ектировании ЭИС необходимо предусмотреть возможность быстро реагировать на возникновение новых задач управления и совершенствовать уже внедренные задачи в процессе изменения объекта.

5. Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы. Означает необходимость достижения такого ус­ловия, при котором пропускная способность каждого последую­щего звена должна быть не меньше пропускной способности пре­дыдущего звена.

6. Принцип автоматизации документооборо­та. Говорит о том, что следует автоматизировать не только расчеты, но и оформле­ние документов, сбор и передачу исходных данных и результатов расчетов.

7. Принцип однократнос­ти ввода данных в ЭВМ, согласно которому многократное исполь­зование любого рода однородных сведений при решении задач не должно приводить к повторному вводу данных.

Первые информационные системы появились в начале 1960-х гг. с началом широкого применения первых серийных ЭВМ. Они были предназначены для решения отдельных частных задач, что приводило к сокраще­нию трудоемкости обработки данных.

В 1970-е гг. начали решаться комплексы задач в различных областях экономики (например, плановые, бухгалтерские, ста­тистические и др.). Работы в области автоматизации управления носили экспери­ментальный характер и проводились разрозненно.

В 1980-е гг. концепция использования информационных сис­тем сместилась в сторону комплексного решения задач управле­ния текущей и оперативной деятельностью предприятий. Этот период характеризуется массовым внедрением управ­ленческих информационных систем для различных звеньев орга­нов управления экономикой страны.

В 90-е ЭИС становятся стратегическим источником информации для развития производственных и коммерческих объектов в раз­личных сферах деятельности.

Развитие информационных систем на современном этапе связано с разработкой интегрированных (многоуровневых и кор­поративных) систем управления различными экономическими объектами.

3. СОСТАВ И СТРУКТУРА ЭЛЕМЕНТОВ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

В процессе исследования и разработки ЭИС необходимо выделять отдельные ее части и элементы с целью учета особенностей их использования на этапах создания и эксплуатации. Состав этих частей регламентируется ГОСТом и другими руководящими и методическими материалами по созданию ИЭС.

Функциональная часть ЭИС, реализующая экономико-организационную модель управления объектом, состоит из комплекса административных, организационных и экономико-математических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих ре­шений.

Обеспечивающая часть ЭИС представляет собой комплекс взаимосвязанных средств определенного вида, состоящих из ин­формационного, лингвистического, технического, программно- математического, организационного, правового и эргономи­ческого обеспечения.

Информационное обеспечение ЭИС включает в себя систему классификации и кодирования информации, систему норматив­но справочной документации, оперативную документацию, систему организации, ведения, хранения, внесения изменений в нормативную документацию, а также массивы данных на технических носителях. Всю информацию ЭИС разделяют на входную, выходную и промежуточную. Входную информацию составляют исходные данные для решения задач ЭИС. Выходная информация представляет результат решения задач и используется для решения других задач ЭИС уже как входная.

Входная и промежуточная информация составляет информа­ционную базу ЭИС, которая содержит данные, необходимые для управления объектом, и обеспечивает регулярную и эффективную реализацию функций ЭИС.

Лингвистическое обеспечение ЭИС представляет собой сово­купность языковых средств, используемых в ЭИС, а также пра­вил формализации естественного языка при общении персонала с вычислительными средствами в целях повышения эффектив­ности машинной обработки информации.

Лингвистическое обеспечение ЭИС содержит следующие элементы:

• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизи­тов и др.);

• языки управления и манипулирования данными информа­ционной базы ЭИС;

• языковые средства информационно-поисковых систем;

• языковые средства систем автоматизации проектирования ЭИС;

• диалоговые языки специального назначения и другие языки;

• системы терминов и определений, используемые в процессе разработки и функционирования ЭИС.

Техническое обеспечение ЭИС включает весь комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехнику и др.), обеспечивающих работу ЭИС. Центральное место среди всех технических средств занимает ЭВМ.

Структурными элементами технического обеспечения являются технические средства, методические и руководящие материалы, техническая документация и персонал.

В состав технических средств включаются средства сбора и регистрации информации, ввода, обработки и вывода информации, подготовки данных, средства передачи данных и линии связи, средства диспетчеризации и устройства автоматического съема информации, средства оргтехники и другое вспомогательное оборудование.

Методические и руководящие материалы делятся на следующие три части: общесистемные методические материалы, специализированные руководящие технические материалы и нормативно-справочные документы. В состав общесистемных методических материалов входят государственные и отраслевые стандарты, относящиеся к техническому обеспечению ЭИС, а также ГОСТы единой системы конструкторской и технической документации. В состав специализированных руководящих технических материалов входит комплекс взаимоувязанных методик по всем этапамразработки комплекса технических средств (предварительный выбор, выбор средств сбора и регистрации данных, средств обработки и накопления информации, средств представления данных и др.). В состав персонала включаются разработчики периферийных средств систем телеобработки данных, организационно-технического обеспечения, смежных частей проекта, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.

Программное обеспечение ЭИС представляет собой совокуп­ность программ, позволяющих осуществлять функционирование комплекса технических средств и реализующих решение задач в различных ЭИС.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному программному обеспечению относятся операционные системы вычислительного комплекса, предназна­ченные для расширения функциональных возможностей ЭВМ, автоматизации планирования очередности вычислительных ра­бот, контроля и управления процессом обработки данных, а так­же автоматизации работ программистов.

Специальное программное обеспечение представляет систе­му программ в целях реализации необходимых функций управле­ния в рамках разрабатываемой ЭИС математических и организа­ционных моделей. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию и обработку данных.

Инструктивно-методические материалы являются техничес­кой документацией по программному обеспечению.

Математическое обеспечение ЭИС включает совокупность ма­тематических методов, моделей и алгоритмов для решения задач управления и обработки информации. Математическое обеспе­чение делится на средства математического обеспечения, техни­ческую документацию, персонал и методы выбора математичес­кого обеспечения ЭИС.

К средствам математического обеспечения относятся сред­ства моделирования процессов управления, типовые задачи уп­равления, методы многокритериальной оптимизации, методы математического программирования, методы математической статистики, методы теории массового обслуживания и др.

Техническая документация по данному виду обеспечения ЭИС содержит описание задач, задание на алгоритмизацию, эко­номико-математическую модель задачи, тестовый и контроль­ный примеры.

Персонал составляют специалисты по организации управле­ния объектом, постановщики задач управления, специалисты по вычислительным методам и др.

К методам выбора математического обеспечения ЭИС отно­сятся методы определения типа задач, методы оценки вычисли­тельной сложности алгоритмов и методы оценок допустимых отклонений получаемых решений от оптимальных.

Организационное обеспечение ЭИС представляет собой сово­купность методов и средств, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования ЭИС.

Организационное обеспечение включает совокупность методических и руководящих материалов по различным стадиям разработки и внедрения ЭИС (предпроектное обследование, выбор автоматизируемых задач, их внедрение и др.). В состав средств входит описание постановок экономических задач, пакетов прикладных программ, организационной структуры объекта управления и др.

К технической документации относятся техническое задание на разработку ЭИС, ее технико-экономическое обоснование, технические документы по стадиям разработки и внедрения ЭИС. Персонал включает специалистов по разработке и обеспечению функционирования ЭИС, в том числе и внутри функциональных подразделений объекта управления.

Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих отношения при создании и внедрении ЭИС и определяющих правовой статус результатов ее функционирования.

Правовое обеспечение этапов разработки ЭИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разра­ботчика и заказчика в процессе создания ЭИС, с правовым регулированием различных отклонений в ходе этого процесса, а также с реализацией процесса разработки ЭИС различными ви­дами ресурсов.

Правовое обеспечение подразделяется на общую часть (нор­мативные акты), регулирующую вопросы организации и функ­ционирования всех ЭИС определенного вида, и на локальную часть, регулирующую специфические вопросы организации и функционирования конкретных ЭИС.

Эргономическое обеспечение ЭИС представляет собой совокуп­ность методов и средств, используемых на разных этапах разра­ботки и функционирования ЭИС и предназначенных для созда­ния оптимальных условий для высокоэффективной и безоши­бочной деятельности специалиста.

В состав эргономического обеспечения ЭИС входят:

• комплекс различной документации, определяющей форму­лирование эргономических требований к рабочим местам, ин­формационным моделям и условиям деятельности персонала, а также выбор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществление эргономической экспертизы уровня их реализации;

• комплекс методов, учебно-методических документов и тех­нических средств, реализующих формулирование требований к уровню подготовки персонала;

• комплекс методов и методик, повышающих эффективность деятельности персонала в ЭИС

Глубина разделения ЭИС на части, а следовательно, состав и содержание элементов могут быть различными в зависимости от целей и критериев функционирования ЭИС.

Процесс выделения в функциональной части ЭИС отдельных самостоятельных подсистем (элементов) называется ее декомпо­зицией.

Основными принципами декомпозиции являются:

• относительная самостоятельность выделенных подсистем;

• минимизация состава включенных в подсистемы элемен­тов;

• наличие одного или нескольких локальных критериев, спо­собствующих оптимизации режима работы каждой подсистемы и согласующихся с глобальным критерием ЭИС.

Декомпозиция функциональной части ЭИС базируется на определенных подходах. Наиболее широко используются два подхода: структурный и функциональный, связанные с действи­ем соответственно местного и функционального принципов управления.

При первом подходе декомпозиция осуществляется исходя из структурной организации объекта управления, т.е. подсистемы выделяются в соответствии с конкретными подразделениями и службами, существующими на объекте управления.

Во втором подходе в основу выделения подсистем закладыва­ется один или несколько признаков, характеризующих функции управления. К ним относятся фазы управления (планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, нормирование и др.), пе­риоды (циклы) управления, уровни управления, вид управляемо­го ресурса, функциональная сфера управления и др.

Создание и функционирование ЭИС в управлении экономи­кой базируются на применении информационных технологий. Информационная технология — это процесс, использующий сово­купность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных технологическим процессом по сбору, хранению, обработке, выводу и распространению ин­формации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и опера­тивности.

Совокупность методов и производственных процессов эко­номических информационных систем определяет принципы, приемы, методы и мероприятия, регламентирующие использова­ние программно-технических средств для обработки данных в предметной области.

Цель применения информационных технологий - снижение трудоемкости использования информационных ресурсов, на основе которых вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и получения новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления различных предриятий и фирм.

Информационные технологии, применяемые в экономике и управлении подразделяются в основном на две принципиальные группы:

• предметные информационные технологии, автоматизирующие решение различных прикладных задач;

• информационные технологии общего назначения, являющиеся базовым инструментарием для автоматизации процессов обработки экономической информации.

С помощью предметных информационных технологий решаются конкретные задачи, автоматизирующие деятельность работников в различных областях экономики в рамках автоматизированных рабочих мест (АРМ).

АРМ представляет собой рабочее место различных работников, оборудованное ПЭВМ и предметно-ориентированными пакетами прикладных программ на основе общей информационной базы. Примерами их являются: АРМ бухгалтера, АРМ статистика, АРМ налоговика, АРМ менеджера и т.д.

С помощью информационных технологий общего назначения, применяемых в разных предметных областях экономики, реализуются следующие основные функции:

• автоматизация отдельных расчетов;

• хранение данных;

• организация документооборота;

• налаживание коммуникаций;

• организация коллективной работы.

Для автоматизации отдельных расчетов применяются инфор­мационные технологии (например, текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, гипертекстовые мультиме­дийные технологии и т.д.), позволяющие выполнять обработку данных и их выдачу в различной форме для многих предметных областей.

Для хранения данных разработаны базы данных, организо­ванные по определенным правилам и независимо от прикладных программ, а также системы управления базами данных (СУБД).

Для автоматизации функций коммуникации используются сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной сис­темой. Для обмена данными между удаленными пользователями активно применяются электронная почта, видеоконференция, интернет/интранет-технологии.

Организация коллективной работы отдельных групп сотруд­ников и всего предприятия (организации) осуществляется с по­мощью технологий автоматизации деловых процессов и техноло­гии организации групповой работы.

4. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Процесс создания ЭИС состоит в последовательном постоян­ном внедрении в работу аппарата управления более совершен­ных, прогрессивных, научно обоснованных методов управления и ЭВМ в целях повышения эффективности производственной деятельности. Экономико-математические методы оптимально­го планирования и управления, методы автоматизированной обработки больших объемов информации должны стать неотъем­лемой составной частью существующих структур управления, способом их функционирования.

В теории и практике создания сложных систем накоплен определенный набор методов системного проектирования.

Процесс системного проектирования ЭИС, как правило, состоит из двух достаточно четко разграниченных стадий: макропроектирования и микропроектирования. Макропроектирование включает определение функций и организационной структуры будущей системы, ее состава, а также основных характеристик и принципов функционирования подсистем. Иными словами, на этой стадии создается экономико-организационная модель, представляющая собой качественное описание организации управления предприятием, объединением, отраслью и т.д. в соответствии с закономерностями и условиями функционирования производства в общей системе народного хозяйства. Эта модель представляется в формализованном виде в форме математических выражений или с помощью специального информационного языка.

Результаты макропроектирования служат основой для даль­нейших работ по созданию системы и обеспечению их методоло­гической и организационной согласованности.

На стадии микропроектирования осуществляются выбор и проектирование подсистем.

Процесс проектирования сложной системы начинается с ус­тановления общей ее конфигурации, зависящей от ограни­чений, которые налагаются на параметры, учитываемые при проектиро­вании (мощность предприятия, число работающих, фонд зара­ботной платы и др.).

Устанавливается ряд показателей, определяющих качествен­ные характеристики системы (качество оборудования и техноло­гических процессов, рациональность процессов управления, на­учно-технический уровень системы и др.), а также показатели, используемые для оценки эффективности системы (прибыль, запасные части, объем выпуска продукции и др.). Последние по­казатели используются для стоимостной оценки системы или в качестве критериев при выборе системы. На основе этих показа­телей строится функция цели.

Смысл процесса проектирования сводится к выбору лучшего варианта системы из множества возможных в соответствии с принятой целью.

На каждом уровне (этапе) разработки системы проводятся выработка (генерация) множества вариантов с определенной глубиной детализации и соответствующий выбор допустимых (наилучших) вариантов. На следующем этапе отобранные варианты системы прорабатываются более детально, и среди них снова осуществляется отбор. Процесс проектирования продолжается до тех пор, пока не будет выбран один вариант, проработанный с достаточной глубиной и удовлетворяющий требованиям, предъявляемым к системе.

Этапы проектирования ЭИС:

Создание ЭИС начинается с предпроектного обследования объекта управления и сложившейся системы управления, в результате которого формируются сведения о развитии и функционировании соответствующих экономических систем (предприятий, объединений, отраслей и др.), а также о характере образующих их элементов. Одним из результатов предпроектного обследования является построение экономико-организационной модели системы управ­ления. На основе материалов обследования составляется анали­тический обзор, а материалы используются при разработке техни­ческого задания и на последующих стадиях проектирования.

Разработка технического задания завершает предпроектную стадию создания ЭИС. Техническое задание является основным исходным документом заказчика, регламентирующим требова­ния к разрабатываемой системе. Техническое задание устанавли­вает:

1. назначение и цели создания ЭИС;

2. совокупность техничес­ких требований, включая требования к эволюции системы;

3. пока­затели качества и временные характеристики решения задач и представления информации в системе;

4. требования к стандарти­зации и унификации;

5. технико-экономические и специальные требования к системе;

6. стадии разработки проектной документа­ции;

7. порядок испытаний и приемки ЭИС и предварительную оценку экономической эффективности.

На этапе технического проектирования создается собственно проект ЭИС, который при его согласо­вании и утверждения является основой для рабочего проектирования.

В процессе рабочего проектирования создается комплекс ра­бочей документации, обеспечивающий практическое функцио­нирование ЭИС.

Процесс разработки и внедрения ЭИС делится на очереди, а внутри очередей - на этапы. В соответствии с выделенными очередями проводится раздельная разработка соответствующих проектов.

Одновременно с разработкой рабочего проекта проводятся подготовительные мероприятия по созданию нормативно-справочной базы и обучению сотрудников аппарата управления. Внедрение первой очереди начинается после проверки рабочего проекта и заключается в использовании его решений в работе аппарата управления. Параллельно с внедрением первой очереди проводятся разработки рабочего проекта второй очереди, а затем и последующих очередей, т.е. осуществляется процесс развития системы.

Дата добавления: 2014-01-06