Сфера функционирования официально-делового стиля

Приемы унификации языка служебных документов. Язык и стиль, правила оформления служебных документов.

Сфера функционирования официально-делового стиля.

РУССКОГО ЯЗЫКА.

IV. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ СОВРЕМЕННОГО

Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей русского литературного языка. Он обслуживает сферу правовой и административной деятельности, общение в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах. Деловая речь обслуживает сферы, государственной и международной политики.

Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, в справках юридического характера и так далее.

Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных стилей своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Одна из наиболее приметных черт официально-деловой речи – стандартизация типовой документации. Это проявляется в том, что большая часть текстов делового характера представляет собой готовые формуляры с неизменным текстом и пропусками, которые заполняются в зависимости от конкретной ситуации.

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, то есть отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов, соответствующих этим ситуациям.

Широта этой сферы позволяет различать, по меньшей мере, три подстиля (разновидности) делового стиля: собственно официально-деловой (канцелярский, как его часто именуют); юридический (язык законов и указов); дипломатический. При ряде различий данные подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам.

Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиции сторон при особой, «этикетной» природе дипломатических формул; в отличие от них для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

Соотношение «официально-деловая ситуация – соответствующий жанр документа» означает, что документ содержит множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу (ситуации). Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизированные, то есть, соответствующие единому образцу. И само требование стандартизации пронизывает всю сферу деловой речи.

При изучении официально-делового стиля мы имеем дело с документами, то есть, с деловыми бумагами, обладающими юридической силой, и сам этот факт обусловливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь – это речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, так как ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.

Пишущий, оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего, должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и так далее. Таким образом, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формуляра (схемы) соответствующего документа. Владение нормами официально-делового стиля предполагает знание правил составления документов различных жанров. Выбирая соответствующий ситуации жанр документа, пишущий выбирает тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные:

1) об адресате (кому адресован документ);

2) об адресанте (кто является автором документа – заявителем, просителем и так далее);

3) наименование жанра документа;

4) опись документальных приложений (если они имеются);

5) дата;

6) подпись автора документа и другие.

Следовательно, под жанровой формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема, их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

В некоторых документах название жанра ставится обязательно, иногда оно может уточняться, например: «Соглашение о намерениях», «Договор купли- продажи», «Договор аренды», «Трастовый договор» и так далее. Полное заглавие документа, включая уточнения и реквизиты, чрезвычайно важно в юридическом и дипломатическом подстилях, хотя в некоторых документах оно не ставится (например, в деловых письмах).

К наиболее распространенным жанрам официально-делового стиля относятся: заявление, докладная записка, доверенность, служебная записка, акт, счет, письмо (для канцелярского или собственно делового подстиля); закон, постановление, правила, решение, договор (для юридического подстиля); соглашение, договор, коммюнике, обращение (для дипломатического подстиля). Таким образом, официально-деловой стиль отличается жанровым многообразием, которое регулируют возможные схемы поведения в различных ситуациях деловой сферы.

Жанры делового стиля настолько разнообразны, что при их классификации используется множество критериев. Так, жанры канцелярского подстиля определяются общим понятием служебный документ, который функционирует в административно-управленческой и научно-технической сфере.

В настоящее время в России существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информацион­но-спра-вочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и другие); трафарет (справки, контракты, договоры); таблица (финансовые документы); анкета (личный листок по учету кадров); тексты-аналоги (приказы, решения, распоряжения, постановления).

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в Государственных стандартах.

Схема обусловленности выбора в осуществлении реализа­ции деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация > жанр документа > форма документа > языковое наполнение документа. К распорядительным документам относят: постановление, распоряжение, приказ.

Постановление -правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, например: «Постановление Правительства РФ», «Постановление Высшей Аттестационной Коллегии при Правительстве РФ», «Постановление Правления ЦБ РФ», «Постановление Совета учредителей банка МЕНАТЕП» и так далее.

Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющего властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера, то есть длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса (например: «Распоряжение декана исторического факультета», «Распоряжение начальника телефонного узла» и так далее).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления; он издается по основным вопросам внутренней жизни учреждения, а также по кадровым вопросам (приказы о приеме на работу, об увольнении, о командировках и так далее).

К административно-организационным документам относятся: контракт, договор, устав, планы, отчеты. Наиболее распространенным документом этого типа является контракт или договор.

К числу информационно-справочных материалов относят справки, докладные и служебные записки.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы:

– справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

– справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Классификацию деловых писем позволяет выстроить классификация производственных ситуаций. Так, по функциональному признаку их можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и так далее);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и так далее).

Письма-ответы всегда должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной переписки.

Их можно классифицировать и по аспектам:

– письмо-напоминание;

– гарантийное письмо;

– письмо-подтверждение;

– информационное письмо;

– сопроводительное письмо;

– письмо-предупреждение.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Количество писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Юридический и дипломатический подстили не отличаются столь большим разнообразием жанровых форм, что обусловлено достаточной стандартизованностью ситуаций этих сфер.

К юридическому подстилю следует отнести все тексты законодательных актов и постановлений, правил и инструкций; все они носят информативно-директивный характер, так как адресованы обобщенному читателю и нацелены на регулирование отношений между членами социума.

Дипломатические документы также формализованы, однако в большей степени подвержены иноязычному влиянию и отличаются большим влиянием этикетных формул и взаимоотношений. Так, выражение требований, несогласия в них чрезвычайно корректно, в этих документах недопустимо использование резких формулировок, здесь выверено каждое слово.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют наряду с языковыми нормами нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа.

Дата добавления: 2014-01-06