Пошук даних, сортування і фільтри

Робота з таблицями Access

Створення таблиць бази даних MS Access

Таблиці - це основні об'єкти бази даних. Вони містять конкретну (фактичну) інформацію, для зберігання якої і створюється база даних. В найпростіших випадках база даних може містити одну таблицю, проте в реальних базах даних таблиць може бути багато.

Дані в таблицях організовані в стовпчики (поля) і рядки (записи). Сукупність полів таблиці визначає структуру таблиці. При створенні таблиць в першу чергу проектується структура таблиці, тобто у відповідності з призначенням таблиці встановлюється перелік її полів та задаються їх властивості.

Для проектування структури таблиці у вікні бази даних (див. рис. 9.1) слід вибрати вид об’єктів Таблицы і потім клацнути мишею на кнопці Создать. На екрані з'явиться вікно зі списком можливих способів створення таблиці: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами. Зауважимо, що до перших трьох способів можна звернутися і безпосередньо, вибравши відповідний пункт в правій частині вікна бази даних (див. рис. 9.1).

Одним з найуніверсальніших режимів проектування нової таблиці є режим Конструктор. При виборі цього режиму з’являється нове вікно з трьома колонками у верхній частині: Имя поля, Тип данных, Описание (див. рис.9.2). У ці колонки послідовно вводяться зазначені характеристи­ки кожного з полів (стовпчиків) таблиці, що створюється.

Имя поля може мати до 64 символів, у тому числі літер кирилиці, проміжків та спеціальних символів (за винятком крапок, знаків оклику і прямо­кутних дужок). Ім’я поля повинно бути унікальним, по можливості коротким і мати інформативний характер.

Описание являє собою, як пра­ви­ло, коментар, що нагадує про при­зна­чення (зміст) даного поля. Введення його не обов'язкове, проте надалі при запов­нен­ні відповідного поля табли­ці в рядку стану завжди буде з'являтися введений опис, що буде нага­ду­вати про призначен­ня чи особливості формування поля.

Тип данных поля визначається значеннями, які передбачається вводити в це поле. Він вибирається зі списку допустимих типів, що розкривається після клацання мишкою по кнопці в правій частині поля Тип данных (див. рис. 9.2).

Таблиця 9.1 - Допустимі типи даних

Тип даних	Зміст поля	Розмір
Текстовый	Текст або числа, які не потребують проведення обчислень, наприклад, номери телефонів	До 255 символів
Поле МЕМО	Великий за обсягом текст або комбінація тексту і чисел	До 64 000 символів
Числовой	Числові дані, які будуть використовуватися для проведення обчислень	1, 2, 4, 8 байт
Дата/время	Значення дат та часу в межах від 100 до 9999 року	8 байт
Денежный	Значення грошових сум з точністю до 15 знаків в цілій та до 4 знаків в дробовій частинах	8 байт
Счетчик	Унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, що автоматично вводяться самою програмою при введенні кожного нового запису	4 байт
Логический	Логічні значення та поля, що можуть містити тільки одне з двох можливих значень (Да/Нет)	1 біт
Поле объекта OLE	Об'єкт, впроваджений в таблицю Microsoft Access або зв'язаний з нею	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Використовується для зберігання гіперпосилань: адреси Web-сторінок Інтернет

Крім того, у списку допустимих типів знаходиться Мастер подстановок, що насправді не являється типом даних, однак використовується для автоматизації заповнення бази даними. За його допомогою можна подавати поля у вигляді списку або комбінованого списку визначених полів. Вибір цього типу завантажує Мастер подстановок, що створює поле підстановок.

Після вибору типу даних необхідно уточнити параметри поля. Список можливих параметрів, що залежить від обраного типу даних, відображається в нижній частині вікна таблиці (рис. 9.2).

Размер поля визначає максимальну довжину текстового поля (до 255 символів). Для числових полів обмежує допустимі значення шляхом вибору одного з таких варіантів:

Байт (1 байт)	-	числа від 0 до 255 без дробової частини
Целое (2 байта)	-	числа від -32 768 до 32 767 без дробової частини
Длинное целое (4 байта)	-	числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 без дробової частини
С плавающей точкой (4 байта)	-	числа від -3.402823E38 до 3.402823E38, до 7 знаків після коми
С плавающей точкой (8 байт)	-	числа від -1.79769313486232E308 до 1.79769313486232E308, до 15 знаків після коми

Формат поля визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створених форматів або створити заново. Так, наприклад, для поля типу Дата/время можна встановити один з таких параметрів:

Полный формат даты (наприклад, 12.03.98 14:00:00).

Длинный формат даты (наприклад, 12 марта 1998 г.).

Средний формат даты (наприклад, 19 авг. 93 г.).

Краткий формат даты (наприклад, 19.08.93).

Длинный формат времени (наприклад, 12:20:00).

Средний формат времени (наприклад, 02:20 РМ).

Краткий формат времени (наприклад, 14:20).

Після введення інформації про всі поля створюваної таблиці необхідно клацнути мишею на кнопці закриття вікна проектування таблиці. З'явиться запит: чи зберігати структуру таблиці? Потрібно клацнути мишею по кнопці Да. Далі з'явиться ще одне діалогове вікно, в якому слід зазначити назву створеної таблиці і натиснути кнопку ОК. Якщо ж натиснути ОК без введення імені, то таблиця буде збережена під ім'ям Таблица1 (або Таблица2, Таблица3..., якщо попередні імена вже існують).

Подвійне клацання мишкою на імені створеної таблиці в вікні бази даних призводить до відкриття таблиці для заповнення, редагування або перегляду.

Таблиця Access завжди містить один порожній запис. Якщо це тільки-що створена таблиця, то цей запис єдиний в таблиці. Якщо ж таблиця вже заповнена даними, то порожній запис знаходиться наприкінці таблиці. Саме в цей порожній запис вводяться дані. Після завершення введення запису Access створює новий порожній запис і т.д. Рядок, що заповнюється або редагується, завжди відзначений у службовому стовпчику (у лівій частині екрана) трикутним маркером або маркером у вигляді олівця (на початку заповнення).

Поле типу Счетчик заповнюється автоматично. Для введення даних в інші поля необхідно спочатку вибрати потрібне поле клацанням миші на ньому або за допомогою клавіш керування курсором. Обране поле стає активним, у ньому з'являється текстовий курсор і можна вводити або змінювати дані точно так само, як у Word або Excel. При активізації поля в статусному рядку з'являється його опис, введений при створенні структури таблиці.

При додаванні записів у вже заповнену таблицю можна використовувати команду Записи Þ Bвод данных. У цьому випадку вже наявні записи не будуть відображатися на екрані. Для повернення до режиму відображення всіх записів достатньо відпрацювати команду Записи Þ Удалить фильтр.

Для вилучення запису з таблиці її необхідно спочатку маркірувати (клацнути мишкою на службовому стовпчику), а потім відпрацювати команду Правка Þ Удалить запись. Access виведе запит на підтвердження видалення і тільки після клацання миші на кнопці ДА запис буде вилучений остаточно.

Введені в таблицю дані автоматично зберігаються на диску без будь-яких спеціальних дій.

СУБД Access дозволяє виконувати з таблицями цілий ряд різноманітних операцій. До них відносяться операції над таблицями в цілому (друк таблиць, копіювання або видалення в буфер обміну, створення нових копій, повне вилучення, перейменування, приховування і т.д.), а також операції над окремими елементами таблиць (зміна висоти рядків або ширини стовпчиків, вилучення і вставка рядків і стовпчиків, приховування і закріплення стовпчиків, зміна шрифтів і т.д.). Особливу групу складають операції пошуку даних у таблиці, сортування за зростанням або спаданням величини значень, установки і зняття фільтрів.

Для виконання різних операцій над даними в Access можна використовувати різноманітні засоби. Одним із найбільш зручних способів є використання контекстних меню, зміст яких залежить від того, який саме об'єкт таблиці виділений у момент виклику контекстного меню.

Контекстне меню таблиці викликається, якщо клацнути правою кнопкою на значку виділеної таблиці у вікні База данных.

Перші дві команди Открыть та Конструктор мають те ж саме призначення, що й аналогічні кнопки у вікні БД. Команди Печать та Предварительныйпросмотр дозволяють переглянути виділену таблицю перед друком та вивести її на друк. Команда Вырезать - вилучає виділену таблицю і розміщує її в буфер обміну; команда Копировать розміщує таблицю в буфері обміну без вилучення з бази даних; команда Удалить вилучає таблицю з бази даних без розміщення в буфері обміну. Команда Переименовать - дозволяє дати інше ім’я таблиці, за допомогою команди Создатьярлык можна створити і помістити ярлик таблиці на робочий стіл Windows для швидкого доступу до її даних. Команди Сохранитькак і Экспорт дозволяють зберегти виділену таблицю в зовнішній базі даних або в поточній.

Команда Свойства застосовується частіше усього для заборони доступу до таблиці особам, що не мають на це право. При відпрацьовуванні цієї команди з'явиться діалогове вікно Свойства, у якому необхідно встановити атрибут Скрытый и натиснути ОК. Ім'я таблиці буде вилучене з вікна бази даних. Для відновлення імені слід відпрацювати пункт меню Сервис Þ Параметры і, у вікні, що відкрилося, установити прапорець Скрытые объекты, після чого натиснути ОК. Ім'я прихованої таблиці з’явиться у вікні бази даних і за допомогою команди Свойства можна буде відмінити атрибут Скрытый.

Для виконання операцій із рядками необхідно, насамперед, виділити потрібний рядок клацанням миші в службовому стовпчику (у лівій частині рядка). Для виділення декількох рядків необхідно клацати мишкою на відповідних рядках при натиснутій клавіші [Shift]. Після цього достатньо клацнути правою кнопкою миші для появи контекстного меню рядків. Команди цього меню дозволяють вставляти новий запис, вилучати записи,. задавати висоту рядків таблиці (причому, не тільки виділених, але і всіх інших), вилучати або копіювати рядки в буфер обміну, а також вставляти вміст буфера у виділену область таблиці.

Для виклику контекстного меню стовпчиків необхідно спочатку виділити потрібний стовпчик або групу стовпчиків, клацнувши мишкою на імені стовпчика (при виділенні кількох стовпчиків ця операція виконується при натиснутій клавіші [Shift]). Далі слід клацнути правою кнопкою миші на імені виділеного стовпчика. Контекстне меню стовпчиків містить команди, що дозволяють виконати операцію сортування даних, а також операції над виділеними стовпчиками. Зокрема, можна змінити ширину виділеного стовпчика, перейменувати поле таблиці, видалити стовпчик таблиці або вставити порожнє поле (зліва від виділеного). Після виконання команди Скрыть столбцы стовпчики, що виділені раніше зникають з екрана (стають невидимими). Команда Закрепить столбцы дозволяє встановити режим, при якому деякі стовпчики завжди залишаються в лівій частині екрана, не зникаючи з поля зору навіть при прокручуванні таблиці. Слід зазначити, що скасувати дію двох останніх команд можна тільки за допомогою контекстного меню заголовка таблиці.

Контекстне меню окремої комірки таблиці викликається клацанням правої кнопки миші на деякій комірці і містить набір команд, що дозволяють встановити або вилучити фільтр, переглянути всі записи, окрім виділеного, виконати сортування даних, вставити об'єкт (якщо виділене відповідне поле), замінити його або перетворити. Крім того, у меню є вже знайомі команди Вырезать, Копировать, и Вставить, застосовувані в даному випадку відносно вмісту виділеної комірки.

Контекстне меню заголовка таблиці викликається клацанням правої кнопки миші в полі заголовку відкритої таблиці. Цілий ряд команд цього меню пов'язаний з установкою і зняттям фільтрів: Изменить фильтр, Применить фильтр, Удалить фильтр. Крім того, є команди Шрифт..., Режим таблицы..., Отобразить столбцы.... Перша з цих команд викликає діалогове вікно, у якому можна вибрати вид шрифту і стиль намалювання символу, розмір і колір символів, деякі інші атрибути. Друга команда дозволяє встановити вигляд сітки (призначити або відмінити горизонтальні і/або вертикальні лінії сітки, вибрати колір ліній та колір фону), по третій команді можна відновити на екрані раніше заховані стовпці.

Іноді при редагуванні таблиць виникає задача зміни порядку розташування стовпців. Для виконання цієї операції достатньо виділити потрібний стовпець, установити покажчик миші на ім'я стовпця, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити стовпець у потрібне місце пересуванням миші.

До найбільш поширених операцій по опрацюванню даних за допомогою СУБД відносяться операції пошуку даних, сортування за зростанням або спаданням значень величин, а також використання фільтрів.

Для виконання пошуку даних необхідно виділити поле, у якому буде провадиться пошук і відпрацювати команду Правка Þ Найти ... Можна також просто клацнути мишею на кнопці з зображенням бінокля на панелі інструментів. Після будь-якої із зазначених дій з'явиться діалогове вікно Поиск и замена (див. рис. 9.3).

Рисунок 9.3 - Діалогове вікно Поиск и замена

На вкладці Поиск цього вікна можна задати зразок шуканого значення поля; вказати, де саме шукати (у вказаному полі чи в усій таблиці); зазначити напрямок пошуку в таблиці (вверх, вниз, все) і достатні ознаки збігу (Поля целиком, С начала поля або С любой частью поля). Крім того, можна задати інші параметри пошуку (С учетом регистра, С учетом формата полей). Після установки необхідних параметрів досить натиснути кнопку Найти далее, і СУБД автоматично виділить перше значення, яке співпало з введеним зразком. Для подальшого пошуку такого ж значення достатньо знову клацнути мишею на кнопці Найти далее.

При необхідності автоматичної заміни деякого значення поля на інше значення необхідно виділити потрібне поле і відпрацювати команду Правка Þ Заменить. З'явиться діалогове вікно Поиск и замена, робота з яким проводиться аналогічно описаній вище, але на вкладці Замена.

Для виконання операцій сортування (впорядкування) даних за зростанням або спаданням значень існує також кілька можливостей:

· за допомогою горизонтального меню (Записи Þ Сортировка);

· за допомогою контекстного меню стовпчиків або комірок (команди Сортировка по возрастанию і Сортировка по убыванию);

· за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Стандартная.

У результаті виконання зазначених дій у таблиці змінюється порядок розташування записів таким чином, що дані в попередньо виділеному полі розташовуються в порядку зменшення або збільшення числових значень, в алфавітному або хронологічному порядку (у залежності від типу поля).

Фільтри застосовуються для обмеження видимої на екрані таблиці з метою акцентування уваги на певних записах або ж із метою приховання деяких із них. Команди для роботи з фільтрами є в підменю пункту головного меню Записи, а також у контекстних меню комірок і заголовка таблиці. При цьому команди Фильтр по выделенному і Исключить выделен­ное забезпечують різні способи відбору записів (у першому випадку видимими в таблиці залишаться тільки ті записи, у яких значення виділеного поля збігається зі значенням у виділеній клітинці; у другому ж випадку - вказані раніше записи стають невидимими). Виконання команди Удалить фильтр призво­дить до відновлення таблиці в повному обсязі. Послідовне виконання команд Изменить фильтр і Применить фильтр дає можливість змінити умову відбору і виконати фільтрування даних на основі нової умови. При використанні головного меню можна задавати більш складні умови відбору за участю декількох полів і декількох можливих значень, а також із різноманітними відношеннями між ними (підпункти Фильтр Þ Расши­рен­ный фильтр пункту Записи).

Деякі з зазначених команд по роботі з фільтрами можна виконати швидше, якщо скористатися відповідними кнопками панелі інструментів Запрос в режимі таблиці (Фильтр по выделенному, Изменить фильтр и Применить фильтр).

В основі пошуку і фільтрації даних таблиці лежить порівняння значення вибраного поля з деяким зразком-критерієм, що задається користувачем. Тільки при їхньому повному співпаданні потрібний запис буде виявлений і відфільтрований. В той же час на практиці користувач часто знає тільки деякий фрагмент значення поля або має намір відфільтрувати велику групу однотипних записів. В таких випадках використовуються спеціальні символи, які надають додаткову інформацію:

? - допускає будь-який символ на вказаному місці;

# - припускає будь-яку цифру від 0 до 9;

* - допускає будь-яку групу символів;

[!список] – відповідає будь-якому символу, що не входить до списку;

[список] – відповідає будь-якому символу зі списку;

- (дефіс) – допускає будь-яке значення із діапазону, межі якого розділені цим символом.

Наприклад, зразок-шаблон Іванов? можна використати для пошуку як прізвища Іванов так і прізвища Іванова; зразок-шаблон [AC]* можна використовувати для відбору співробітників, прізвища яких розпочинаються з А та С, а [А-С]* - з А по С і т.д.

Дата добавления: 2014-01-06